Tips Terbaik Untuk Mengimplementasikan Sistem Aplikasi SAP di Perusahaan

Pertumbuhan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis cloud telah meningkat secara eksponensial dalam beberapa tahun terakhir. Berdasarkan temuan dari Greenwich Capital Group pasar cloud ERP global diperkirakan akan tumbuh 13,6% setiap tahun dan mencapai $40,5 miliar pada tahun 2025. Di sisi lain, pakar industri memperkirakan lebih dari 85% data dunia masih berada di lokasi on-premise, sehingga hal ini menciptakan peluang besar bagi penyedia aplikasi ERP yang memiliki “keahlian” untuk migrasi ke cloud. Industri manufaktur, jasa keuangan, layanan kesehatan, dan pemerintahan adalah beberapa contoh industri yang termasuk dalam kategori ini. Dan, sebaiknya, industri-industri ini segera mengimplementasikan sistem aplikasi ERP dari salah satu raksasa teknologi SAP. Mengapa harus aplikasi SAP? 

Panorama Consulting Group dalam laporannya “2022 ERP Report” menyampaikan kalau aplikasi SAP berada di kelompok Tier I ERP. Apa maksudnya? Tier ini dikelompokkan berdasarkan sejumlah indikator, seperti target organisasi, revenue dari calon perusahaan pengguna, target berapa jumlah pengguna, fungsionalitas dan kompleksitas. Kebanyakan pengguna di Tier I ini memiliki proses dan operasional bisnis yang sangat kompleks, sehingga dibutuhkan vendor yang berpengalaman untuk “membantunya”. Di sinilah, aplikasi SAP menunjukkan kemampuannya sebagai penyedia software kelas menengah sampai enterprise yang berkualitas.

Sampai sini, mungkin Anda sudah mulai memperhitungkan aplikasi SAP untuk perusahaan Anda. Namun, simak dulu artikel spesial ini sampai akhir guna mengetahui tips sebelum mengimplementasi aplikasi ini.

Apa yang Harus Dimulai saat Ingin Implementasi Aplikasi SAP?

Ketika sejumlah pengguna berpikir tentang implementasi sistem, mereka sering kali memulai dengan mempertimbangkan fitur-fitur apa saja yang diinginkan/dibutuhkan. Namun, fitur atau teknologi baru bukanlah isu utama di sini. Mereka sebenarnya membutuhkan pengetahuan terkait operasional/proses bisnis berkualitas apa yang dibutuhkan. Hanya dengan proses bisnis yang efektif, efisien dan adaptif, perusahaan dapat meningkatkan daya saing dan melayani pelanggan dari manapun dengan lebih baik.

Seringkali, proses bisnis yang ada tidaklah fleksibel dan bahkan tidak memenuhi kebutuhan perusahaan. Tidak ada proses bisnis yang akan berlaku selamanya. Proses tersebut harus terus diperbarui untuk memenuhi kebutuhan atau permintaan yang terus berkembang. Akses dengan smartphone, kemampuan bisnis intelijen yang lebih baik dan lainnya. 

Jadi, penting untuk selalu menjadikan proses bisnis sebagai langkah awal sebelum merencanakan proses implementasi sistem apapun. Kemudian, apa yang harus dilakukan selanjutnya? 

7 Langkah Terbaik saat Mengimplementasi Aplikasi SAP

1)  Tentukan Regional Partner Implementasi Aplikasi SAP yang berkualitas

Tim Anda mungkin belum terlalu berpengalaman dalam mengimplementasikan software ERP sehingga mereka memerlukan bantuan. Alokasikan waktu untuk riset terkait memilih partner atau konsultan transformasi digital yang berpengalaman. Tidak hanya itu, pastikan juga kalau partner implementasi ERP tersebut memiliki kualifikasi. Kalau dalam konteks SAP, minimal harus sudah Gold Partner. Kalau sudah memilih, adakan beberapa sesi untuk konsultasi terkait bagaimana solusi software tersebut benar-benar bisa mendukung proses bisnis Anda saat ini yang seiring waktu juga ikut berkembang.

Pastikan partner yang Anda pilih memiliki perwakilan di lokasi tempat bisnis Anda beroperasi. Pastikan juga tidak ada language barrier di antara Anda dan partner tersebut supaya komunikasi bisa berjalan lebih baik. Semisal, ternyata Anda punya supply chain atau rekan dari internasional, maka pastikan tim Anda dan pihak partner implementasi memiliki keterampilan bisnis multinasional dan bahasa guna “mempermudah” proses implementasi.

Kemudian, tinjau kembali software manajemen proyek yang digunakan perusahaan untuk memastikan software barunya nanti kompatibel dengan sistem perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan internal Anda.

2)  Rincikan Semua Tugas 

Partner implementasi Anda akan membantu Anda meracik daftar tugas terperinci tentang segala hal apa saja yang perlu dilakukan. Di fase pelatihan saja, misalnya, itu sudah mencakup banyak hal, seperti:

Pelatihan tim proyek: Tim Anda perlu mempelajari software baru ini, sehingga mereka dapat menyesuaikan proses bisnis perusahaan Anda.

Pelatihan tim IT: Tim IT harus harus diberi pemahaman terkait cara menginstal dan memelihara sistem secara optimal.

Pelatihan pengguna: Setiap orang yang menggunakan software baru ini harus mempelajari bagaimana cara kerjanya.

Pelatihan untuk pengguna baru: Pengguna baru akan memerlukan pelatihan saat mereka bergabung dengan perusahaan Anda. 

Sejumlah waktu harus dialokasikan untuk sesi uji coba bersama, penyesuaian aplikasi, integrasi ke aplikasi lain dan sumber data, implementasi infrastruktur, pembersihan data, penerimaan pengguna baru, dan sebagainya. Sekali lagi, di sini, partner implementasi Anda harus dapat memberikan daftar rinci tentang seluruh tahapan dan langkah yang diperlukan.

3)  Hitung Waktu yang Diperlukan

Perkirakan dengan baik dan realistis jumlah waktu yang diperlukan untuk setiap tugas. Lakukan ini dengan memahami tugas dan pekerjaan yang terlibat, lalu tentukan jumlah “jam kerja” yang diperlukan. Bisa dalam rentang jam atau bahkan pekan, tapi tetap harus akurat. Tambahkan jam kerja untuk setiap fase proyek dan tetapkan orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.

Ini bisa menjadi tugas yang berat; itulah mengapa penting untuk meminta bantuan partner implementasi yang memahami semua ini. Jika Anda melakukan langkah ini dengan baik, Anda akan dapat menghitung timeline Anda secara akurat, sekaligus membatasi cakupan lingkup.

4)  Saatnya Scheduling

Setelah Anda menyelesaikan tabulasi jam kerja yang dibutuhkan, proses prakiraan jadwal dapat dilakukan. Ada beberapa tips di sini:

• Perpanjang tanggalnya. Misalnya, implementasi modul A ini menghabiskan 7 hari kerja. Sebaiknya, “bulatkan” menjadi 10 hari kerja
• Tambahkan lebih banyak sumber daya internal dan eksternal jika memungkinkan
• Bagi proyek menjadi beberapa fase
• Setiap beberapa kali, adakan sesi rapat untuk memeriksa progress.

Di sinilah tim manajemen eksekutif akan diminta untuk mengambil keputusan. Dan, sebisa mungkin, kuncinya ada di kata jadwal yang realistis.

5)  Lakukan Conference Room Pilot

Sebelumnya, Conference Room Pilot ini apa sih? CRP ini semacam User Acceptance Test, tapi yang agak lebih lengkap dan kompleks lagi karena tidak hanya harus menjalankan skenario tes, tapi juga harus menilai seberapa jauh penguasaan pengguna pada software baru ini.  

Setelah proyek dimulai, dan sebelum go-live, lakukan uji coba Conference Room Pilot. Uji coba ini akan memastikan bahwa Anda benar-benar memiliki software yang dapat membantu proses bisnis Anda dengan tepat, saat ini dan di masa yang akan datang. Iya, setidaknya Anda harus pastikan kalau solusi ini future proof.  

Dalam fase ini ini, partner implementasi Anda akan menginstal software demo yang memungkinkan Anda untuk menguji coba semua proses bisnis dan memastikan proses tersebut berfungsi sesuai harapan. 

6)  “Bersihkan” Data Anda

Kedengarannya sederhana namun pembersihan data adalah aktivitas yang sangat memakan tenaga dan waktu. Segera mulai untuk memilah-milah data supaya keakuratan data Anda semakin baik karena pada dasarnya ERP membutuhkan database awal yang sempurna untuk dijadikan “fondasi”.

7)  Selalu Update Informasi Implementasi

Setiap minggu, seseorang yang bertanggung jawab harus menghubungi semua pemangku kepentingan utama untuk share terkait hal-hal positif dan “kurang positif” dari progress implementasinya. Hal ini dilakukan supaya jika ada sesuatu yang kurang pas di tengah-tengah proses, bisa segera diantisipasi.

Tips untuk Memitigasi Risiko Implementasi Aplikasi SAP

Semua proyek pasti memiliki risiko. Berikut ini, ada lima tips yang bisa Anda lakukan untuk meminimalisir risiko tidak tepatnya waktu atau anggaran saat implementasi aplikasi SAP.

• Tentukan dengan baik  tiga hal ini. Tentukan proses bisnis mana yang perlu Anda upgrade, pilih software yang bisa memenuhi kebutuhan Anda, dan cari partner implementasi berpengalaman yang berada di lokasi tempat bisnis Anda adalah 3 langkah awal yang harus Anda pastikan.

• Jangan paksa kerja teknologi yang sudah ketinggalan zaman. Hilangkan sistem yang lama yang sudah tidak bisa diintegrasikan dengan sistem lain. Sebisa mungkin, gabungkan data Anda ke dalam satu basis data sehingga proses analisis untuk keperluan bisnis intelijen bisa berjalan dengan baik. 

• Dalam ekonomi digital, integrasi sistem dengan sistem lainnya (termasuk sistem milik pemasok) adalah hal yang penting. Jadi, segera konfirmasi hal ini saat sesi konsultasi dengan partner. 

• Tetap fokus pada total cost of ownership. Rencanakan dan kelola total biaya dan manfaat dari software baru ini dari waktu ke waktu untuk meminimalkan pengeluaran dan memaksimalkan keuntungan.

• Fokus pada proses bisnis rutin yang memberikan nilai signifikan bagi perusahaan. Mengelola pesanan pelanggan, mengelola keuangan, memperbarui harga, menambahkan produk dan layanan baru, mengubah detail produksi, dan merekrut karyawan baru adalah contoh dari proses rutin tersebut.

• Gunakan sistem cloud ERP yang memiliki sertifikasi keamanan lengkap. Dan, aplikasi SAP adalah salah satu yang terlengkap dalam ranah keamanan. Cek daftar sertifikat keamanan lengkapnya di sini.

Siap untuk Mengambil Langkah Berikutnya?

Setelah sistem ERP selesai diterapkan, perjalanan masih baru dimulai. Nanti, Anda pasti akan membutuhkan beberapa dukungan tambahan terkait sistem ini karena ada sejumlah perubahan wajib yang harus dilakukan. Pastikan Anda dan partner pilihan Anda siap dengan hal ini.

Dalam setiap proyek implementasi ERP pasti akan ada masalah yang tidak terduga. Namun, dengan mengikuti tips di sini, masalah tak terduga itu pasti akan bisa diminimalisir. Mari temukan partner implementasi aplikasi SAP sekarang juga. You won’t have to look far, karena Anda sudah menemukannya di sini.