Apa Itu ESS? Pengertian, Manfaat, dan Tips Implementasinya

Definisi Singkat ESS

Tim HR, arguably, memiliki tanggung jawab yang lumayan besar dalam keberlangsungan sebuah organisasi dan perusahaan. Mereka membantu karyawan untuk mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan mereka, mengelola penggajian, memastikan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku, dan lainnya. Ada salah satu hal lagi yang terpenting di tugas tim HR, yaitu menjaga kualitas employee experience. 

Employee experience atau pengalaman karyawan itu penting dan akan semakin penting kedepannya. Berdasarkan survei “The State of Human Experience in the Workplace 2022” yang disusun oleh HR Research Institute, perusahaan yang menempatkan employee experience sebagai salah satu prioritas, maka akan mendapatkan sejumlah manfaat. Beberapa manfaat tersebut meliputi: 10x lebih mungkin karyawan Anda akan merasa semakin diberdayakan, 6x lebih mungkin karyawan Anda akan punya keseimbangan work-life yang baik, dan 5x lebih mungkin untuk segera mendapatkan ROI. Nah, salah satu cara untuk mengukur indikator employee experience, berdasarkan survei tersebut, adalah dengan melakukan survei karyawan untuk mendapatkan feedback. Di sinilah, sebuah software ESS dapat menunjukkan perannya.

Sistem layanan mandiri karyawan dapat membantu tim HR dalam meringankan beban tugasnya, misalnya kalau karyawan ambil cuti, tim HR ndak perlu tuh harus tanda tangan manual atau harus mengeluarkan menagih surat izin dokter dari karyawan. Dengan ESS, semuanya bisa dilakukan hanya dengan mengakses portal layanan mandiri karyawan. 

Tidak hanya itu, lewat portal ini juga, tim HR bisa melakukan survei langsung ke karyawannya. Lantas, apakah hanya ini manfaat dari layanan mandiri karyawan? Tentu tidak. Terus simak sampai akhir untuk tahu jawabannya.

Cara Kerja ESS

Perusahaan menggandeng provider software HR terpercaya untuk membuatkan portal layanan mandiri yang bisa diakses melalui web browser maupun melalui smartphone. Portal ini nantinya bisa diakses oleh tim HR maupun karyawan yang bersangkutan sesuai dengan akun dan tingkat izin aksesnya. Lewat portal ini juga karyawan bisa mengakses rincian slip gaji, mengajukan cuti, dan menjalankan berbagai aktivitas penting lainnya secara mandiri, mengisi survei juga menjadi salah satunya. 

ESS tidak menghilangkan kebutuhan akan tim HR, justru sistem ini akan meningkatkan produktivitas sekaligus mengefisiensikan waktu dan beban kerja mereka. Nah, alokasi waktu dan beban kerja yang “kosong” ini tadi bisa dialihkan ke proses strategic thinking terkait bagaimana caranya meningkatkan Employee Experience yang lebih baik lagi.

Manfaat ESS (Employee Self-Service) untuk Perusahaan

1)  Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karena semuanya serba bisa dilakukan secara online dan mandiri, maka karyawan Anda dapat menghemat dan waktu dan tenaga mereka. Dengan ini, maka mereka akan merasa puas dengan pelayanan danri perusahaan mereka. Berdasarkan Employee Experience Trends Report 2024, lebih dari 80 persen tim penanggung jawab EX itu setuju kalau pengimplementasian ESS akan menghasilkan peningkatan kepuasan karyawan yang signifikan.

2)  Memudahkan Akses ke Informasi Penting

Akses informasi adalah salah satu prinsip utama dari Employee Experience. Prinsip transparansi inilah yang akan membangun kepercayaan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaannya. Fitur helpdesk internal juga bisa membantu karyawan jika memang mereka membutuhkan bantuan yang lebih personal. 

Misalnya, jika seseorang lupa berapa sisa jatah hari cutinya, maka mereka dapat memeriksa semuanya di satu tempat yaitu melalui ESS. Di sini, pihak HR dan karyawan pasti akan “memandang” data jumlah cuti yang sama. Karyawan tidak perlu menunggu waktu luangnya dari tim HR hanya untuk menanti jawaban berapa jatah hari cuti mereka.   

3)  Mengurangi Kemungkinan Kesalahan Data Karyawan

Dengan akses ke portal layanan mandiri, karyawan Anda dapat memperbarui informasi data penting mereka, seperti NPWP atau NIK, bila diperlukan. Ketika setiap karyawan diperbolehkan melakukan perubahan data sesuai dengan permintaan perusahaan, itu berarti tim HR Anda akan menghemat banyak sekali waktu dan tenaga karena tidak harus memperbaruinya satu persatu. Hal ini mungkin tampak seperti manfaat kecil, namun bagi perusahaan dengan banyak karyawan, hal ini sangat membantu sekali. 

4)  Data Tersimpan Lebih Aman

Jika tim HR Anda selama ini mengandalkan beberapa lembar kertas dalam mengelola informasi pribadi karyawan, maka hal ini akan sangat berisiko. Sistem ESS pasti menyediakan fitur keamanan penting agar semua data pribadi tetap memiliki pengamanan yang sesuai standar regulasi. 

Tips Sebelum Mengimplementasi ESS

• Pilih ESS yang Sesuai dengan Kebutuhan atau Ekpektasi tim HR dan Karyawan 

Fokus pada bagaimana membuat sistem ESS semudah mungkin digunakan oleh seluruh karyawan, termasuk tim HR.

Mulailah dengan mensurvei karyawan, termasuk tim HR sendiri, untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan dari sistem ESS. Kemudian, identifikasi semua jawaban ini untuk menemukan “pola umum”nya. Dari sini, Anda bisa tahu fitur mana-mana saja yang sebenarnya dibutuhkan.  Jangan lupa juga tentang elemen kemudahan penggunaan lainnya, seperti kualitas UI dan UX-nya.

• Sosialisasikan Pentingnya Penggunaan ESS

Mulailah dengan memperkenalkan sistem ini ke tim HR. Adakan sebuah atau sejumlah agenda pelatihan yang dipimpin langsung oleh provider sistemnya. Kalau tim HR sudah paham betul dan memiliki akses sebagai “power user”, maka saatnya memperkenalkan ini ke karyawan. 

Lebih baik lagi, Anda bisa request ke provider untuk dibuatkan semacam fitur dokumentasi atau kumpulan artikel tutorial yang berisi cara pengoperasian ESS ini. Semua “pengetahuan” ini nantinya bisa diakses lewat sistem layanan mandiri karyawan. Kalau mau jauh lebih baik lagi, Anda juga bisa minta untuk dibuatkan semacam helpdesk internal guna membantu karyawan jika mereka punya masalah yang lebih personal.

• Pastikan ESS Memiliki Beberapa Fitur Wajib Ini

Berikut ini adalah beberapa penting yang harus ada di ESS: 

• Fitur Attendance (Clock in dan out)
• Kalendar Kerja
• Manual Shift
• Pengajuan Cuti
• Slip Gaji
• Rekap Riwayat kehadiran
• Payroll
• Dan, tindakan lainnya yang memerlukan persetujuan atasan

Pastikan semua fitur wajib tersebut bisa diakses melalui halaman web, jauh lebih baik lagi jika itu juga bisa diakses lewat penggunaan smartphone.

• Perhatikan Tentang Keamanan

ESS mengandung berbagai informasi personal sensitif yang kalau sampai jatuh ke tangan orang yang salah dapat menimbulkan kerusakan. Misalnya, ada salah satu portal layanan mandiri karyawan yang disusupi virus atau malware. Nah, bisa saja, karena si ancaman ini sudah masuk ke dalam, maka dia dapat leluasa mengambil atau merusak berbagai data perusahaan lainnya. 

Untuk mencegah hal ini, Anda harus memastikan kalau sistem ESS memiliki beberapa fitur keamanan, seperti:

• Enkripsi
• Kata sandi kombinasi yang kuat
• Otentikasi dua faktor/multi-faktor
• Mencadangkan data secara teratur 
• Karyawan hanya boleh mengakses apa yang mereka perlukan
• Proses offboarding untuk menghapus akses karyawan yang mau resign dari ESS

Audit keamanan Anda secara rutin, cari dan perbaiki ancaman dan kerentanan jika ada. Selenggarakan juga pelatihan terkait pentingnya menjaga data dengan aman. Himbau para karyawan supaya tidak mengakses website-website “aneh” di luar sana. 

• Pilih Vendor atau Provider Sistem ESS yang Terpercaya

Pastikan pihak ketiga tersebut mempunyai track record yang baik. Periksa juga apakah mereka menyediakan dukungan teknis atau pelatihan saat menggunakan sistem tersebut. Terkadang, ada sistem yang tidak memiliki fitur “kustom”, sebaiknya hindari yang seperti ini. Pilih sistem yang bisa “kustom” sesuai kebutuhan demi menghindari pembengkakan biaya.

—

Jadi, apakah Anda membutuhkan sistem ESS?

Untuk menjawab pertanyaan itu, Pertama, Anda harus tanya atau menilai kinerja dari tim HR. Jika mereka merasa kewalahan dengan banyak hal, itu berarti Anda harus segera mempertimbangkan sistem ini. 

Kedua, jika Anda melihat kualitas Employee Experience perusahaan benar benar berada di titik yang kurang baik, itu juga bisa jadi tanda di mana Anda harus segera mengimplementasi sistem ini. Berdasarkan survei yang sama sebelumnya, hanya 51% responden yang berencana untuk menerapkan sistem HR, yang mana di dalamnya ada fitur ESS-nya. 

Jelas, Anda tidak mau berada di dalam persentase 51% itu, bukan? Karena itu, segera adakan meeting dengan seluruh tim HR Anda untuk membahas hal ini. Tenang, Anda bisa berkonsultasi dengan kami dulu, jika belum tahu harus memulai dari mana.