10 Aplikasi Procurement yang Sangat Bisa Diperhitungkan di Tahun 2024

Definisi Aplikasi Procurement

Jadi, apa itu aplikasi procurement? Procurement sendiri bisa ditafsirkan sebagai sebuah kegiatan pengadaan dan pembelian barang ataupun jasa guna memenuhi kebutuhan perusahaan/organisasi. Anda pasti sering mendengar istilah pengadaan barang, bukan? Pemerintahan Kota A membutuhkan box culvert atau saluran air beton sebanyak 150 buah untuk melebarkan selokan di ruas jalan A. Pemkot menawarkan kepada perusahaan manapun (melalui serangkaian seleksi tentunya) yang bisa mengadakan barang ini. Skenario semacam inilah adalah contoh dari pengadaan barang dan jasa. Saat ini, proses procurement sudah semakin “dimudahkan” karena sudah dibantu dengan sistem teknologi. 

Nah, mungkin beberapa dari Anda punya pertanyaan, sejak kapan pemerintahan Indonesia menggunakan sistem teknologi atau aplikasi procurement ini? Begini sejarah singkatnya.

Pada tahun 2004, sistem e-Procurement Indonesia pertama kali dikembangkan dengan bantuan dana dari World Bank. Tidak lama, sistem ini di-rebrand menjadi NePGI atau National eProcurement Government Indonesia. Di tahun 2006, sistem ini dikelola oleh Kominfo dan diubah lagi namanya menjadi SePP atau Sistem e-Pengadaan Pemerintah.

Fast forward, 28 Maret 2024 kemarin, LKPP atau Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah meluncurkan sebuah halaman web INAPROC. Integrated National Procurement System merupakan sebuah platform digital yang dikembangkan untuk mempermudah proses pengadaan barang dan jasa dengan tetap memperhatikan unsur akuntabel, transparan, efisien dan efektif.

Dari sini, mungkin ada sedikit kemiripan antara istilah procurement dan purchasing? Iya, mirip saja tapi fungsinya berbeda.

Apa Perbedaan dari Aplikasi Procurement dan Purchasing?

Secara singkat, perbedaan procurement dan purchasing terletak di cakupannya. Purchasing itu hanya meliputi pembelian untuk kebutuhan “harian” perusahaan. Sedangkan procurement lebih ke pembelian untuk langkah strategis atau kebutuhan yang amat sangat besar untuk operasional, riset atau perencanaan.  

Tidak hanya itu, Dari proses analisis kebutuhan perusahaan, pencarian supplier atau vendor, negosiasi harga, hingga pencatatan dan pengarsipan dokumen pembelian menjadi tahapan yang dilakukan dalam procurement.

Procurement harus melewati serangkaian proses dulu, seperti melakukan analisis kebutuhan perusahaan, memastikan supplier akuntabel, negosiasi, patuh terhadap regulasi dan lain sebagainya. Karena biasanya melibatkan jumlah biaya dan barang yang tidak sedikit, Anda harus sangat berhati-hati saat melakukan proses procurement. Kalau perlu, Anda bisa menggandeng semacam pihak ketiga penjamin pengadaan barang dan jasa. 

Rekomendasi Aplikasi Procurement

KPMG, dalam laporannya yang bertajuk “Future of Procurement” menyampaikan suatu hal terkait procurement. Di masa di mana hampir semua proses pengadaan barang dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik atau sentuhan, pengguna tidak mau lagi melakukan proses pengadaan dengan proses rumit dan lama. Anda, para penyedia barang dan jasa, harus melakukan revolusi dalam memberikan pengalaman digital pengadaan barang yang lebih lancar dan mudah lagi. 

Lantas, apa saja rekomendasi aplikasi procurement terbaik yang bisa Anda perhitungkan? Untuk informasi, kami melansir daftar ini berdasarkan informasi dari Procurement Magazine. 

1)  SAP S/4HANA 

Siapa yang tidak pernah mendengar kata SAP dalam konteks pekerjaan? Rasanya hampir tidak ada karena memang software SAP ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan manapun. Tahukah Anda kalau 85 dari 100 perusahaan terbesar dunia menggunakan SAP S/4HANA. Tidak hanya itu, Procurement Magazine juga menobatkan SAP Ariba (modul Procurement dari SAP S/4HANA) sebagai yang terbaik dalam nominasi Top 10 Procurement Software.

Komitmen SAP untuk memajukan kualitas proses pengadaan barang terlihat jelas dalam rangkaian solusi komprehensif yang ditawarkannya. Solusi ini benar-benar melampaui proses pengadaan barang tradisional, sekaligus telah mencakup serangkaian fungsi yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan lainnya. 

Penerapan solusi SAP S/4HANA telah menunjukkan potensi dalam menghemat siklus pembelian hingga 50%, yang mana dapat berkontribusi pada pengurangan biaya pasokan sebesar 10% dan menurunkan biaya pemrosesan secara signifikan, seringkali berkisar antara 25% hingga 60%.

Sistem ERP ini memiliki sejumlah modul yang mana bisa Anda gunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Dalam konteks ini, modul Procurement adalah apa yang Anda butuhkan. 

Beberapa fitur yang ada di dalam modul ini adalah:

Operational Procurement: 

Dapatkan pengalaman proses pengadaan barang yang lebih sederhana dan cerdas di seluruh alur pengadaan. Dapatkan juga berbagai insights berdasarkan proses analisis dan informasi relevan di dasbor procurement Anda. Reminder otomatis dan proses persetujuan yang lebih baik juga bisa didapatkan di sini.

Sourcing

Dapatkan visibilitas di setiap kontrak pembelian dan kontrak legal guna memastikan akuntabilitas pihak supplier. Bandingkan riwayat harga dari para supplier di satu tempat. 

Supplier Management

Lakukan evaluasi supplier menggunakan sebuah tool survei yang dapat menilai kinerja dari supplier Anda. Anda juga bisa memeriksa jejak karbon yang dihasilkan oleh supplier guna memastikan upaya “penghijauan” bisnis bisa tercapai. 

Invoice Management

Optimasi kan waktu dan tenaga Anda dengan sebuah manajemen invoice yang terpusat di satu tempat yang juga diperkuat dengan sejumlah fitur otomatisasi.

2)  Coupa

Coupa menyediakan aplikasi procurement berbasis cloud. Sistem aplikasi ini dapat membantu perusahaan mengelola pengadaan, pengeluaran, dan pembayaran. Dengan pelanggan yang mencapai lebih dari 200 di mana mereka semua tersebar di 40 negara, Coupa dapat berhasil menghemat 11% dari total spending secara keseluruhan. 

Salah satu “tema” yang dipegang Coupa dalam memberikan pelayanan adalah pelanggan sentris. Bahkan, sistem ini memfasilitasi interaksi antara Anda dengan supplier. Antarmuka pengguna yang lumayan fresh dan sederhana juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengguna aplikasi procurement ini.

3)  Oracle Fusion Procurement

Oracle bisa dibilang sebagai saingan paling ketat dari SAP. Aplikasi Procurement dari Oracle yang bernama Oracle Fusion Cloud Procurement juga memiliki penawaran fitur yang cukup komprehensif. 

Rangkaian fitur yang bisa juga terintegrasi ini memberi pelanggan solusi pengadaan barang yang canggih namun tetap memberikan sejumlah penyederhanaan dalam penggunaannya. Pada akhirnya, hal ini dapat mendorong efisiensi operasional dan penghematan biaya. Komitmen Oracle untuk meningkatkan kualitas pengalaman membeli juga terlihat jelas dengan disediakannya antarmuka pengguna yang intuitif serta ramah untuk pemula. 

4)  GEP SMART

GEP SMART adalah platform software pengadaan barang berbasis kecerdasan buatan yang menyatukan fungsionalitas pengadaan source-to-pay. Dengan berbagai fitur pengadaan barang yang komprehensif dalam satu sistem, GEP SMART dapat menyederhanakan proses pengadaan barang dari awal hingga akhir, mempercepat transformasi digital tim pengadaan, dan meningkatkan kinerja tim pengadaan Anda. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun GEP berhasil menjadi penyedia aplikasi procurement jajaran atas bersama SAP dan Oracle.

5)  Jaggaer Digital Procurement Software & Solutions

Jaggaer muncul sebagai vendor terkemuka dalam kategori aplikasi procurement.

Kualitas kemampuan pengadaan barang Jaggaer “dibuktikan” dengan dinobatkannya sistem ini sebagai pemimpin dalam Gartner Magic Quadrant untuk Procure to Pay Suites dan Gartner Magic Quadrant untuk Strategic Sourcing Application Suites. Beberapa penghargaan dan pengakuan ini mengukuhkan posisinya sebagai penyedia sistem solusi yang cukup terpercaya. 

6)  Ivalua Procurement, Spend & Supplier Management Software

Ivalua menawarkan platform source-to-pay komprehensif yang memiliki kemampuan fleksibilitas dan adaptasi yang baik. 

Rangkaian layanan mereka berpusat pada tiga pilar inti, yang masing-masing dirancang untuk memberdayakan pengguna dan meningkatkan proses pengadaan dan rantai pasokan. Tiga pilar inti tersebut adalah: transformasi digital, pengelolaan untuk semua kategori pembelanjaan, serta peningkatan transparansi dan kualitas data.

7)  Infor Nexus Procure-to-Pay Automation

Solusi dari Infor cukup mencuri perhatian karena memungkinkan bisnis Anda untuk melakukan transformasi digital sekaligus mengoptimalkan seluruh jaringan rantai pasokan dari awal hingga akhir. Dengan menghubungkan proses-proses penting secara lancar dan mengintegrasikan mitra dan perangkat yang terlibat dalam proses ini, Anda dapat mencapai visibilitas real-time dalam pengadaan barang.

8)  Basware e-Procurement Software Solutions & Platforms

Penerapan sistem Basware dapat memberdayakan perusahaan supaya mereka dapat menyederhanakan seluruh proses pengadaan barang melalui otomatisasi. Otomatisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga meningkatkan transparansi yang merupakan faktor penting dalam memperkuat hubungan dengan supplier dan memitigasi potensi risiko dalam alur rantai pasokan.

9)  Workday Procure to Pay Software

Workday menggunakan machine learning saat menyarankan kategori pembelanjaan yang relevan untuk daftar permintaan supaya lebih sederhana keseluruhan prosesnya. Sistem ini juga menawarkan aplikasi finance dan HR yang sekaligus dapat membantu perusahaan menyelesaikan keperluan finance-nya dan memberdayakan karyawan mereka.

Workday semakin dapat diperhitungkan karena memiliki antarmuka pengguna yang intuitif.

10)  Zycus Procurement Software

Zycus masuk ke jajaran perusahaan aplikasi procurement terbaik karena rangkaian Cognitive Source to Pay-nya dapat menyelesaikan kebutuhan kompleks perusahaan, meskipun antarmuka penggunanya kurang intuitif. 

Software Zycus didukung oleh Merlin AI. Kecerdasan buatan ini terintegrasi membantu proses pengadaan dan manajemen kontrak perusahaan. Zycus juga secara konsisten diakui oleh para analis seperti Gartner dan Forrester atas kemampuannya dalam analisis dan dukungan pelanggan yang kuat. 

Segera Kelola Proses Pengadaan Barang dengan Aplikasi Procurement

Proses pengadaan barang dan jasa adalah hal yang tidak mudah karena banyak bagian yang harus “bergerak”. Tidak hanya itu proses memilih supplier dan menganalisis kebutuhan perusahaan juga, arguably, perlu waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Lalu, apa yang sebaiknya Anda lakukan di sini?

Mulai dengan cek ulang kebutuhan perusahaan Anda akan software ini. Jika proses pengadaan barang dan jasa selama ini terkesan selalu lewat dari deadline, maka hal itu adalah sebuah panggilan pengingat. Segera cari partner implementasi terpercaya untuk melakukan sesi konsultasi terkait apa-apa saja yang dibutuhkan serta solusi apa yang paling sesuai. Terlihat merepotkan? Tenang, Anda tidak perlu mencari partner implementasi terpercaya lainnya karena Anda sudah menemukannya sekarang. Terima kasih karena sudah membaca dan semoga bermanfaat.