Minutes of Meeting: Definisi, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Rapat adalah kegiatan penting untuk menyelaraskan visi, misi, dan strategi di dunia bisnis yang dinamis. Namun, tanpa dokumentasi yang baik, keputusan rapat dapat hilang begitu saja, meninggalkan kebingungan dan pertanyaan bagi peserta. Minutes of meeting berfungsi sebagai pelindung, menjamin komunikasi yang efektif dan transparan. Minutes of meetings adalah sebuah dokumen yang merangkum keputusan penting, poin penting, dan tindakan yang disepakati selama rapat bisnis. 

Dokumen ini menjadi rujukan otentik bagi para peserta untuk meninjau kembali hasil diskusi, memastikan bahwa semua orang memahami apa yang mereka katakan, dan bergerak maju dengan percaya diri menuju tujuan yang sama.

Pengertian Minutes of Meeting

Apa itu minutes of meeting / MoM? Dalam bahasa Indonesia yang baku seringkali disebut juga dengan risalah rapat. Menurut Mindmesh, Definisi dari “risalah rapat” (MoM) adalah catatan tertulis dari sebuah rapat atau dengar pendapat. 

Biasanya mencakup daftar peserta, ringkasan kegiatan yang dipertimbangkan oleh peserta, serta tanggapan atau keputusan terkait kegiatan tersebut. Risalah rapat digunakan untuk mendokumentasikan keputusan resmi yang dibuat selama rapat dan berfungsi sebagai referensi untuk rapat mendatang.

5 Fungsi dan Manfaat Minutes of Meeting

MoM bagaikan juru kunci, hadir untuk membuka jendela komunikasi yang efektif dan membuka ragam manfaat bagi kelancaran kerja dan pengambilan keputusan.Berikut ini fungsi MoM sekaligus manfaatnya:

Dokumentasi Resmi dan Acuan Berkala

MoM berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang merangkum poin-poin penting, keputusan yang diambil, dan tindakan yang disepakati dalam sebuah rapat. Ia menjadi rujukan otentik bagi para peserta untuk meninjau kembali hasil diskusi, memastikan pemahaman yang sama, dan melangkah maju dengan penuh keyakinan. 

Di lain waktu, MoM juga dapat menjadi acuan berharga untuk rapat-rapat berikutnya,memastikan semua pihak berada di halaman yang sama dan terhindar dari pengulangan pembahasan yang tidak perlu.

Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi

Minutes of Meeting bagaikan bukti hitam di atas putih, memastikan setiap pihak bertanggung jawab atas peran dan komitmennya. Ia meminimalisir kesalahpahaman dan memastikan kelancaran pelaksanaan program kerja. 

Dengan terdokumentasikannya penugasan dan target individu atau tim, risalah rapat mendorong akuntabilitas dan transparansi dalam setiap proses kerja, meminimalisir potensi penundaan atau penyimpangan dari tujuan awal.

Membangun Pemahaman dan Komunikasi yang Efektif

MoM bukan hanya catatan, ia adalah alat komunikasi yang efektif. Dengan membaca risalah rapat, para peserta dapat memahami kembali poin-poin penting yang telah dibahas,keputusan yang telah diambil, dan tindakan yang harus diambil. Hal ini membantu meningkatkan pemahaman kolektif dan meminimalisir miskomunikasi antar individu dan tim.

Mempermudah Pengambilan Keputusan di Masa Depan

MoM bagaikan peta harta karun bagi para pemimpin dan pengambil keputusan. Dengan mempelajari risalah rapat, mereka dapat mengidentifikasi potensi hambatan,mengukur kemajuan proyek, dan menyusun strategi yang tepat untuk mencapai tujuan bersama. Informasi yang terdokumentasi dalam risalah rapat menjadi dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang efektif dan terarah di masa depan.

Membangun Budaya Kerja yang Kondusif

Adanya MoM, dengan transparansi dan akuntabilitas yang dibawanya, berperan penting dalam membangun budaya kerja yang kondusif. MoM mendorong setiap individu dan tim untuk memahami peran dan tanggung jawabnya, serta memotivasi mereka untuk bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan bersama.

Budaya kerja yang kondusif ini, pada akhirnya, akan meningkatkan produktivitas dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Cara Membuat Minutes of Meeting

Membuat MoM yang efektif mungkin tampak seperti tugas yang rumit, namun dengan langkah-langkah yang tepat dan terstruktur, hal ini dapat menjadi proses yang mudah dan bermanfaat. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda menyusun MoM yang informatif dan komprehensif:

Sebelum Meeting

1. Persiapan: Pahami tujuan meeting dan agenda yang akan dibahas. Hal ini akan membantu Anda memfokuskan pencatatan dan memastikan poin-poin penting tidak terlewatkan.
2. Template: Siapkan template MoM yang mencakup elemen-elemen penting seperti judul rapat, tanggal,waktu, lokasi, daftar peserta, dan agenda. Template ini akan membantu Anda menyusun risalah dengan rapi dan terstruktur.
3. Perlengkapan: Siapkan alat tulis yang memadai, seperti pulpen, catatan, atau perangkat perekam suara (jika diperlukan). Pastikan baterai terisi penuh dan penyimpanan cukup untuk merekam seluruh durasi rapat.

Selama Meeting

1. Mencatat: Catat poin-poin penting yang dibahas selama rapat, termasuk keputusan yang diambil, tindakan yang disepakati, dan penugasan individu atau tim. Gunakan singkatan dan simbol yang jelas untuk mempermudah proses pencatatan.
2. Menyimak Aktif: Dengarkan dengan seksama apa yang dikatakan oleh setiap peserta dan perhatikan bahasa tubuh mereka. Hal ini akan membantu Anda memahami konteks pembicaraan dan menangkap poin-poin penting dengan lebih akurat.
3. Mengajukan Pertanyaan: Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk bertanya kepada pembicara atau peserta lain. Hal ini akan memastikan bahwa Anda memahami poin-poin yang dibahas dengan benar dan risalah rapat Anda akurat.

Setelah Meeting

1. Menyusun MoM: Segera setelah rapat selesai, luangkan waktu untuk menyusun risalah rapat berdasarkan catatan Anda. Pastikan MoM mencakup semua poin penting yang telah dibahas, keputusan yang diambil, dan tindakan yang disepakati.
2. Memeriksa Kembali: Periksa kembali risalah rapat untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya. Baca ulang catatan Anda dan dengarkan rekaman suara (jika ada) untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
3. Membagikan MoM: Bagikan Minutes of Meeting kepada semua peserta dan pihak lain yang relevan sesegera mungkin.Hal ini akan memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang hasil rapat dan dapat menindaklanjutinya dengan tepat.

Contoh Template Minutes of Meeting Perusahaan

Judul Rapat: [Masukkan Judul Rapat]

Tanggal: [Masukkan Tanggal Rapat]

Waktu: [Masukkan Waktu Rapat]

Lokasi: [Masukkan Lokasi Rapat]

Peserta:

• [Nama Peserta 1]
• [Nama Peserta 2]
• [Nama Peserta 3]
• [Nama Peserta 4]
• [Nama Peserta 5] (dan seterusnya)

Agenda:

1. [Masukkan Poin Agenda 1]
2. [Masukkan Poin Agenda 2]
3. [Masukkan Poin Agenda 3]
4. [Masukkan Poin Agenda 4]
5. [Masukkan Poin Agenda 5] (dan seterusnya)

Diskusi dan Keputusan:

[Poin Agenda 1]:

• [Ringkasan Diskusi]
• [Keputusan yang Diambil]
• [Tindakan yang Disepakati]
• [Penanggung Jawab]
• [Batas Waktu]

[Poin Agenda 2]:

• [Ringkasan Diskusi]
• [Keputusan yang Diambil]
• [Tindakan yang Disepakati]
• [Penanggung Jawab]
• [Batas Waktu]

[Poin Agenda 3]:

• [Ringkasan Diskusi]
• [Keputusan yang Diambil]
• [Tindakan yang Disepakati]
• [Penanggung Jawab]
• [Batas Waktu]

(Ulangi untuk poin agenda lainnya)

Tindak Lanjut:

• [Tindakan 1] – [Batas Waktu] – [Penanggung Jawab]
• [Tindakan 2] – [Batas Waktu] – [Penanggung Jawab]
• [Tindakan 3] – [Batas Waktu] – [Penanggung Jawab]
• [Tindakan 4] – [Batas Waktu] – [Penanggung Jawab]
• [Tindakan 5] – [Batas Waktu] – [Penanggung Jawab] (dan seterusnya)

Catatan:

• [Tambahkan catatan tambahan jika diperlukan]

Lampiran:

• [Lampiran 1]
• [Lampiran 2]
• [Lampiran 3] (dan seterusnya)

Disusun Oleh:

[Nama Penyusun Risalah]

Disetujui Oleh:

[Nama Ketua Rapat atau Pemimpin Tim]

Catatan:

• Template ini hanya contoh, Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan rapat Anda.
• Pastikan untuk menyertakan semua informasi penting, seperti judul rapat, tanggal, waktu, lokasi, peserta, agenda,diskusi dan keputusan, tindak lanjut, dan catatan tambahan.
• Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan objektif.
• Format risalah rapat harus rapi dan terstruktur agar mudah dibaca dan dipahami.

Semoga template ini bermanfaat!

Kesimpulan

Di era digital ini, teknologi hadir untuk membantu kita menyusun minutes of meeting dengan lebih mudah dan efisien. Lark,dengan fitur Minutes yang canggih, menawarkan solusi terdepan untuk kebutuhan MoM rapat Anda. Lark Minutes memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) untuk secara otomatis membuat catatan dan transkrip rapat online, menghemat waktu dan tenaga Anda.

Fitur Minutes di Lark tak hanya itu, ia juga menyediakan platform interaktif untuk menandai poin-poin penting,menambahkan komentar, dan menugaskan tindakan kepada individu atau tim. Kolaborasi real-time di Lark Minutes memastikan semua pihak selalu terhubung dan berada di halaman yang sama.

Lark Minutes adalah solusi ideal untuk organisasi yang ingin menyusun MoM yang lebih efektif, efisien, dan interaktif. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang keunggulan Lark Minutes dan rasakan transformasi dalam pengelolaan rapat Anda.