Aplikasi Attendance Management dapat Mengurangi Karyawan Bolos? EY Sudah Coba

Salah satu “big four” firma akuntansi dunia, PwC, pernah bilang kalau segala aspek urusan yang berhubungan dengan Time and Attendance dalam sebuah manajemen tenaga kerja itu kurang dihargai. Di sisi pekerja, urusan ini bahkan bisa dianggap sebagai beban administrasi. Dulunya, seperti itu. Sekarang, dengan kemajuan di bidang teknologi dan HR, sejumlah employers sudah semakin terbuka akan implementasi dari aplikasi attendance management guna untuk membantu lebih engage dengan karyawannya. 

Sebenarnya, tidak hanya itu alasannya. Ada alasan lain yaitu untuk mengurangi Absenteeism atau karyawan yang sering bolos di tempat kerja. Sebentar…. kalau begitu pasti ada istilah yang bernama Presenteeism kan. Ini pasti artinya karyawan yang tidak bolos? Kurang tepat jawabannya. 

Presenteeism adalah karyawan yang masuk kerja tapi sedang merasa sakit badan atau psikisnya sehingga tidak ada progress atau output hasil apapun dalam beberapa hari kerja. Ini pembahasannya akan beda lagi. 

Kembali ke topik awal, menurut laporan dari Financial Times, Ernst and Young di 2024 disinyalir lebih mengetatkan peraturan terkait attendance karyawan. Mereka sudah menggunakan aplikasi attendance management, sekarang ditambah dengan sebuah swipe/key card yang dapat mendeteksi pergerakan dan lokasi karyawan.

Mengapa ini sampai terjadi? Karena hanya 50% karyawan yang mematuhi regulasi terkait kewajiban datang ke kantor 2 kali seminggu. Dan, sejumlah karyawan yang tidak terlihat di kantor tersebut tidak menunjukkan tingkat produktivitas yang semestinya. 

Lantas, bagaimana hasilnya? Ketika ditanyai oleh pihak Financial Times, EY mengelak. EY tetap bersikukuh kalau mereka tetap menerapkan model kerja hybrid untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan kliennya. 

Dari semua berita di atas, poin penting yang akan kami sampaikan adalah betapa pentingnya menjaga tingkat employee attendance karyawan Anda. Nah, bagaimana cara melakukannya? Anda, para profesional HR, pasti pernah menghadapi karyawan yang seperti ini, so buckle up karena jawabannya ada di sini

Cara Meningkatkan Tingkat Kehadiran Karyawan

Forbes memprakirakan kalau 81% perusahaan di Amerika Serikat masih akan mengadopsi model kerja hybrid dengan dukungan aplikasi attendance management untuk menjaga tingkat kehadiran karyawan. Lantas, apakah hal ini dapat meningkatkan kehadiran dari para karyawan? Belum cukup. Ada 7 rekomendasi cara lainnya yang bisa dilakukan guna meningkatkan tingkat kehadiran karyawan. 

1)  Dukung dan Tingkatkan Kesehatan Fisik, Mental, dan Kesejahteraan Karyawan

Cek dan review kembali semua strategi kompensasi, tunjangan dan program bantuan untuk karyawan. Hal ini bisa dianggap sebagai salah satu kontribusi terbesar dalam meningkatkan tingkat kehadiran karyawan.

Coba lakukan beberapa kebijakan yang mendukung kesejahteraan finansial, model kerja hybrid, recognition, survei karyawan secara berkala, karier konseling, pelatihan dan semacamnya. Terapkan ini, sebisa mungkin, ke seluruh lapisan karyawan, termasuk para manajer. Diharapkan dengan semua upaya ini perusahaan dapat membantu mendukung kesehatan mental karyawan. Stress, kelelahan, dan depresi sangat erat kaitannya dengan tingkat kehadiran, karena itu coba lakukan inisiatif semacam ini. 

Sebuah riset bertajuk Health at Work menyatakan kalau 75% perusahaan setuju jika inisiatif dalam mendukung kesehatan mental dan kesejahteraan karyawan telah menghasilkan dampak positif ke karyawan. Namun, sayangnya, hanya 2,5 dari 5 responden yang benar-benar sudah melakukan inisiatif tersebut. 

2)  Buat Regulasi Jelas Tentang Kehadiran

Sebuah kebijakan yang berisi regulasi tentang tingkat kehadiran perlu Anda buat dan terapkan. Coba melibatkan atau setidaknya minta approval dari berbagai “sektor” seperti, pemangku kepentingan, manajer, perwakilan karyawan, tim HR, dan eksekutif. Kemudian, sosialisasikan hal ini dengan seluruh karyawan perusahaan. Beri waktu atau kesempatan mereka untuk memberikan feedback terkait hal ini.

Apalagi, sekarang ini jumlah wanita yang bekerja juga semakin banyak. Jadi, hak-hak cuti khusus untuk wanita juga sebaiknya diperhatikan. Cuti melahirkan, cuti pre-menstruasi, dan cuti-cuti semacamnya mungkin bisa menjadi pertimbangan. Oh, dan, KPMG, salah satu rival dari EY, bahkan menemukan kalau 80% responden perusahaannya sangat “vokal” dengan regulasi semacam “insentif tambahan bagi karyawan yang mau masuk ke kantor.” 

3)  Perhatikan Aspek Kesehatan dan Keselamatan Karyawan

Anda bisa beri proteksi tambahan kepada karyawan lapangan yang langsung “berhadapan” dengan berbagai alat atau mesin berat. Proteksi seperti asuransi kecelakaan kerja, asuransi kesehatan, asuransi pendidikan dan semacamnya. Tidak lupa juga untuk memberikan mereka berbagai alat pengaman guna mendukung keselamatan kerja. Beri mereka pelatihan bersertifikasi tentang K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Apa pun yang bisa Anda lakukan untuk melindungi garda terdepan, lakukan. 

Bagaimana dengan karyawan atau manajer yang berada di office? Anda mungkin bisa berikan sejumlah fasilitas seperti kursi dan meja yang ergonomis dan proporsional, area pantry yang berisi kudapan atau minuman ringan, dan ruangan yang sejuk.

Semakin Anda peduli dengan keselamatan, kesehatan dan kenyamanan karyawan, semakin tinggi pula tingkat kehadiran karyawannya.

4)  Beri Opsi Kerja Khusus ke Karyawan yang Membutuhkan 

Anda melihat seorang karyawan wanita sering terlambat. Alih-alih, Anda tegur dia, coba adakan sesi diskusi bersamanya. Cari tahu sudut pandang penjelasan dari si karyawan tersebut guna menemukan apa yang menyebabkan dia sering terlambat. Ternyata, dia seorang single mother yang harus mengantarkan anaknya ke Daycare terlebih dahulu baru ke kantor.

Nah, dari fakta tersebut, coba buat aturan khusus untuk dia. Misalnya, dia boleh datang agak siang, tapi hari sabtunya dia harus masuk ke kantor. Atau, boleh agak siang tapi pulangnya agak lebih sore dibanding koleganya. Atau, Anda bisa menyarankan dia untuk hybrid. Beberapa hari ke kantor, beberapa hari tidak. Apapun keputusannya, coba Anda diskusikan dulu dengan dia.

Sebuah survei dari Catalyst menemukan bahwa kerja hybrid dapat meningkatkan engagement karyawan hingga 75% dan berhasil menurunkan tingkat burnout sebanyak 26%. Model kerja semacam ini juga dapat meningkatkan retensi karyawan dan meningkatkan produktivitas.

5)  Pantau Tingkat Kehadiran dan Minta Feedback Jika Perlu

Ciptakan lingkungan kerja yang positif dengan salah satu caranya adalah membuka kesempatan jika ada feedback yang mau disampaikan. Misalnya, Anda lagi memantau tingkat dan menemukan banyak yang “kacau”. Kemudian, Anda adakan nih sesi jajak pendapat atau diskusi terkait mengapa kok hasilnya seperti ini. Coba dengarkan dari semua sisi dan temukan solusi terbaiknya bersama.  

6)  Manfaatkan Sistem Perangkat Lunak HR

Semua inisiatif di atas dapat dilakukan dengan lebih jelas, efisien, dan transparan hanya jika Anda menggunakan sebuah sistem HR yang memiliki kapabilitas operasional HR lengkap. 

• Time and Attendance: Fitur ini dapat menyederhanakan dan memperlancar proses pelacakan kehadiran karyawan dan secara otomatis juga dapat mencatat clock in dan clock out, serta total jam kerjanya.
• Built-in facial recognition: Harus ada fitur facial recognition dalam sistem presensi. Jadi, sistem akan mendeteksi apakah benar yang hadir tadi beneran orang yang bersangkutan. Praktik titip absen benar-benar lenyap di sini.
• Geo-location: Karyawan yang harus berkunjung ke klien atau harus berangkat ke lapangan tetap bisa merekam kehadirannya di sistem attendance ini. Nanti, lokasi si karyawan akan tetap terdeteksi oleh sistem karena memiliki fitur ini.
• Akses Smartphone: Pastikan sistem ini mendukung akses di Smartphone para karyawannya. Jadi, kalau mau rekam hadir atau mau mengajukan shift jam kerja semuanya bisa dilakukan di dalam smartphone.

Aplikasi Attendance Management Wajib Digunakan

Tingkat kehadiran karyawan merupakan salah satu indikator komitmen terhadap pekerjaan. Ini secara langsung juga akan memengaruhi produktivitas, profitabilitas, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, penting untuk mengelola tingkat kehadiran ini dengan lebih baik. Nah, di atas tadi, adalah beberapa inisiatif yang mungkin bisa Anda lakukan, terutama di poin nomor 6. 

Anda perlu sebuah sistem HR yang memiliki fitur manajemen attendance. Selain itu, pastikan juga kalau sistemnya memiliki opsi implementasi cloud maupun on premise. Seperti yang kita tahu, setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Nah, tak perlu repot mencari sistem mana yang paling sesuai, karena Anda sudah menemukannya sekarang.