Time Management Coach: Kebohongan Terbesar Manajemen Waktu Adalah 5 Hal Ini

Manajemen waktu adalah sebuah metode pengelolaan waktu yang cukup dipenuhi oleh myths dan kebohongan, setidaknya itulah yang dikatakan oleh Elizabeth Grace Saunder, pakar time management sekaligus salah satu anggota Forbes Coaches Council. Jelas, statement semacam ini pasti akan mengundang pro dan kontra. Tetapi, coba tahan dulu komentarnya dan ayo coba buka pikiran terkait manajemen waktu tapi dari sudut pandang berbeda. 

15 tahun lamanya, pakar manajemen waktu ini menghabiskan waktu profesionalnya untuk melatih sejumlah individu selama tiga hingga enam bulan guna mencari tahu strategi manajemen waktu mana yang paling cocok bagi mereka, menerapkan strategi tersebut secara real, dan mempertahankan strategi tersebut supaya mereka tetap berada dalam jalur produktivitasnya. 

Selama kurun waktu pelatihan tersebut, si pakar ini telah mendapati sejumlah masalah, persepsi, dan kekhawatiran dari peserta terkait manajemen waktu. Melalui obrolan tersebut juga, dia menemukan kalau manajemen waktu adalah sesuatu hal yang agaknya masih diselimuti oleh sejumlah mitos atau kebohongan. 

Selama puluhan tahun atau dekade lamanya, banyak orang-orang telah diberitahu kalau manajemen waktu adalah kunci dari produktivitas. Beberapa dari mereka diberi arahan atau petunjuk untuk membuat jadwal, membuat to-do lists, dan bahkan ada yang dipaksa untuk menyelesaikan banyak hal dalam waktu sesingkat mungkin. Namun, bagaimana jika pendekatan ini justru lebih banyak menghasilkan kerugian daripada manfaatnya? Bagaimana kalau obsesi kita terhadap waktu ini justru akan menghancurkan produktivitas kita?

Nah, karena itu, kami tidak mau Anda yang sedang membaca artikel ini mendapatkan informasi yang kurang tepat terkait manajemen waktu. Untuk itu, berikut ini ada 5 kebohongan atau mitos tentang manajemen waktu yang wajib Anda ketahui. Sebelum masuk ke pembahasan utama, sebaiknya kita cari tahu dulu sejumlah pendapat lain terkait manajemen waktu yang cukup “antitesis”.

Manajemen Waktu Adalah Ketika Anda Bekerja 5 Jam dalam Sehari

Sekali lagi, sebuah pernyataan kontroversial hadir di artikel ini. Tenang, mari kita bahas. Pernyataan tersebut datang dari Alex Soojung-Kim Pang. Siapa dia? Dia adalah professor Sociology of Science dari University of Pennsylvania, mantan konsultan senior dari Strategic Business Insights, dan Program Director dari 4 Day Week Global. 

“Research indicates that five hours is about the maximum that most of us can concentrate hard on something.” kata Alex Pang yang dilansir dari WIRED. Lantas, apakah praktik ini berhasil? Setidaknya, ada dua perusahaan yang mengaku berhasil dengan inisiasi ini. 

Stephen Aarstol, CEO dari Tower Paddle Boards, bilang kalau bisnisnya sudah menerapkan regulasi ini di tahun 2015. Sejumlah staf bekerja dari jam 8 pagi sampai 1 siang, tanpa ada istirahat panjang di durasi tersebut. Hasilnya, karena semuanya benar-benar fokus untuk memaksimalkan output, maka produktivitas pun meningkat.

Lasse Rheingans, CEO dari Rheingans Consultancy, juga sudah melakukan inisiatif ini. Mereka menggunakan regulasi 5 jam kerja dan juga anjuran untuk mengaktifkan fitur “Focus Mode” di Smartphone mereka. Dari sini, hasil positif terkait produktivitas dapat diraih oleh perusahaan ini. CEO tersebut menekankan kalau tujuan dari ini itu supaya karyawan dapat memacu produktivitasnya sehingga mereka lebih punya banyak waktu istirahat atau me time nantinya.

Pada dasarnya, waktu produktif manusia itu berbeda-beda. Ada sebuah survei populer terkait ini yang agaknya cukup menarik. Invitation Digital Ltd, sebuah mobile marketing company dari Bristol, melakukan sebuah survei ke 2.000 pekerja di wilayah Inggris Raya. Hasilnya, responden mengaku kalau mereka hanya bisa fokus bekerja murni selama 3 jam. Sisanya, ada yang makan kudapan ringan, ada yang browsing berita, ada yang ngobrol dan lain sebagainya. Jelas, ini tidak bisa mewakili semuanya, tetapi agaknya ini bisa menggambarkan sesuatu.

Hmm…. lantas apakah ini bisa diterapkan di Indonesia? Tidak. Setidaknya harus ada pilot experiment dulu karena setiap karyawan atau perusahaan pasti memiliki preferensi dan prioritasnya masing-masing. Baik, kembali topik awal, apa saja “kebohongan” yang ada dalam manajemen waktu?

Manajemen Waktu adalah Kebohongan, Beberapa Poin Ini Bisa Dijadikan Pertimbangan

Kebohongan #1)  Manajemen waktu adalah kunci dari segalanya

Ada yang bilang kalau Anda bisa mengatur waktu dengan baik, maka Anda bisa “melakukan” apa saja. Pekerjaan lancar, mengurus rumah tangga lancar, melakukan hobi lancar, dan bersosialisasi dengan teman pun masih lancar. Sayangnya, hanya secuil orang yang bisa seperti ini, kecuali Anda memang sudah memiliki sumber daya yang amat sangat cukup. Pernahkah Anda mendengar istilah “Four Burner Theory”. 

Kita analogikan waktu sebagai gas LPG, sedangkan 4 tumpu kompor sebagai, Karier, Keluarga, Kesehatan, dan Hobi/Sosialisasi. Teori ini bilang kalau Anda tidak akan pernah bisa “menyalakan” api besar maksimal ke keempat tungku kompor itu. Supaya bisa nyalah semua, Anda harus mengatur prioritasnya. Anda mau full ke karier dan hobi, maka Anda harus “mengecilkan” kesehatan dan keluarga Anda. 

Langkah pertama untuk mendapatkan kehidupan yang lebih baik secara keseluruhan bukanlah mencoba mengatur segalanya. Sebaliknya, Anda harus mundur sejenak dan mengevaluasi komitmen Anda dengan sangat hati-hati. Manajemen waktu adalah mengakui bahwa Anda tidak dapat melakukan semuanya dengan sama baiknya. Terkadang, ada beberapa hal yang harus Anda korbankan atau delegasikan jika memang bisa.

Kebohongan #2: Ada satu metode manajemen waktu yang paling sempurna

Ada berbagai metode manajemen waktu di luar sana. Kalau Anda beranggapan ada satu metode sempurna yang sesuai secara universal untuk semua orang, itu salah. Setiap individu pasti akan menemukan versi manajemen waktu sempurnanya sendiri. Misalnya, seseorang memilih pakai Pomodoro. Dia memodifikasi metode itu menjadi setiap 1 task selesai dia akan istirahat, bukan setiap 25 menit akan istirahat. 

Sebagai contoh lain, beberapa orang lebih suka menggunakan perangkat digital untuk mencatat jadwal, sementara yang lain lebih suka menggunakan tulisan kertas. Beberapa orang memilih bekerja berat di pagi hari karena bisa fokus, beberapa lainnya justru lebih produktif di sore sampai malam hari. Intinya, jika suatu metode tidak works untuk Anda, itu bukan berarti Anda memiliki kekurangan. Anda hanya perlu mencari dan menyesuaikan metode manajemen waktu lainnya. 

Kebohongan #3: Manajemen waktu yang baik dapat saya lakukan dalam sehari

Semua perubahan membutuhkan waktu. Perubahan di manajemen waktu khususnya dapat memakan waktu yang cukup lama karena mengharuskan Anda untuk mengubah program yang selama bertahun-tahun—dan terkadang seumur hidup Anda lakukan. Elizabeth Grace Saunders bilang kalau hal pertama yang diajarkan ke peserta adalah bagaimana cara mereka berpikir tentang waktu. Kemudian, dilanjutkan dengan bagaimana cara mereka untuk fokus, menetapkan boundaries, membuat keputusan, membuat rencana, dan masih banyak lagi.

Anda mungkin dapat mendengar beberapa konsep manajemen waktu dalam satu jam atau sehari, tetapi untuk benar-benar menginternalisasikannya, Anda perlu secara aktif mempraktikkan metode itu, paling sedikit, selama tiga bulan.

Kebohongan #4: Manajemen waktu membuatmu tidak punya waktu untuk istirahat

Tidak tepat. Iya, manajemen waktu yang baik membuat semua hari Anda terasa “penuh”, tetapi kalau sampai terlalu penuh bahkan tidak ada waktu untuk istirahat, itu tidak tepat.  

Sebagai manusia, kita perlu beristirahat dan mengisi ulang tenaga. Ketika kita gagal memberi diri kita “izin” untuk beristirahat, ada kecenderungan kalau manajemen waktu kita kurang tepat. Oh, atau mungkin begini, Anda ada waktu buat istirahat, tapi Anda malah scroll media sosial tanpa tujuan sampai lupa waktu, ini juga salah. Intinya adalah semua aktivitas “hiburan” Anda itu harus terjadwal atau setidaknya masih ada batasan waktunya. Jangan lupa juga untuk tidur selama 6-7 jam yah. 

Kebohongan #5: Anda tidak bisa mengelola waktu dengan baik, Anda tidak akan bisa melakukan apapun

Jika Anda tidak memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik, bukan berarti Anda hopeless. Manajemen waktu adalah sebuah keterampilan yang dapat dikembangkan. Kunci awalnya adalah mengelola fokus Anda. Di bagian akhir artikel ini, Anda akan menemukan bagaimana caranya menjaga fokus agar bisa melakukan manajemen waktu dengan baik.

Manajemen Waktu Dimulai dari Dalam Diri Anda Sendiri

Sebagus apapun metode atau coach manajemen waktu yang Anda gunakan, tidak akan pernah berhasil jika dari dalam diri, tidak mau berubah. Setidaknya, latih manajemen fokus Anda dulu, baru coba cari metode manajemen waktu yang baik dan sesuai untuk Anda. Metode manajemen waktu memiliki satu kelemahan terbesar yaitu mereka hanya fokus ke faktor eksternal saja, bukan internal. Eat the frog, to-do list, pomodoro dan berbagai metode lainnya, tidak akan efektif jika Anda tidak bisa mengelola fokus dari dalam.

Dengan kata lain, tidak cukup kalau hanya mengandalkan manajemen waktu. Tetap fokus di sepanjang jam kerja itu lebih penting. Nah, ada 3 hal di sini yang bisa Anda asah supaya bisa tetap fokus. 

Emotional regulation 

Memastikan kalau ketika Anda mengalami tekanan psikologis, seperti paranoid, stress dan frustasi, efek negatifnya tidak terbawa ke pekerjaan. Ingat, hal ini sangatlah susah, kalau memang sudah parah dan mau “meledak”, segera ke psikiater.  

Resilience 

Bisa diartikan juga dengan ketahanan adalah sebuah kemampuan dari kita untuk tetap bertahan meski sudah terkena serangan bertubi-tubi. 

Self-discipline 

Memiliki kesadaran diri untuk menahan godaan melakukan hal-hal selain yang ada hubungannya dengan pekerjaan. Menulis 1 paragraf 5 kalimat, langsung istirahat scroll-scroll berita gaming (ehem…. lagi mengingatkan diri sendiri ini) adalah contohnya. 

Poin terakhir di atas menjadi yang terpenting. Tingkat kedisiplinan jelas mempengaruhi kemampuan Anda untuk fokus. Nah, disiplin ini juga bisa dianggap sebagai sarana untuk menjaga akuntabilitas atau rasa tanggung jawab diri Anda dari sesuatu, dalam konteks ini adalah pekerjaan.

Karena itu, harus ada kesadaran diri di sini. Salah satu cara melakukan hal ini adalah memerintahkan semua karyawan untuk mengisi Timesheet, guna mempertanggungjawabkan aktivitas  yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja. Coba suruh mereka isi itu secara mandiri, karena ini menyangkut tanggung jawab mereka. Hopefully, ketika mereka sudah terbiasa, mereka bisa semakin produktif akuntabel.

Masalahnya, kalau ini dilakukan secara manual pasti tidak akan mau mereka. Adakah sebuah sistem HR yang memiliki fitur Timesheet di dalamnya? Selamat, Anda sudah menemukannya di sini.