PwC: 73% Sistem ERP Procurement Perusahaan Memiliki Kemampuan AI. Bagaimana dengan Anda?

Pengadaan barang atau procurement adalah suatu istilah yang hampir tak pernah asing di kalangan perusahaan. Kegiatan ini sudah ada sejak dahulu kala namun saat ini, procurement berada di “persimpangan jalan”. Bagaimana maksudnya? Di satu sisi, semua aktivitas procurement, seperti pengendalian biaya, mencari supplier, pemastian kualitas dan negosiasi harga, sudah pasti sering dilakukan oleh tim pengadaan barang. Di sisi lainnya lagi, ada beberapa hal yang mengharuskan tim pengadaan barang untuk meng-utilize sebuah sistem ERP Procurement. Apa saja hal tersebut?

Untuk informasi, proses pengadaan barang ini itu juga ada pedomannya. Dalam konteks pemerintahan misalnya, ada buku pedoman resmi tentang pengadaan barang yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah atau LKPP Indonesia. Jadi, di buku ini, ada petunjuk sistematis untuk melakukan pengadaan barang. Dimulai dari tahap perencanaan, persiapan, hingga proses pelaporan dan serah terima. Well, itu sekadar penyegaran fakta saja yah, sekarang mari kembali ke topik.

Saat ini, tim pengadaan barang sangat diharapkan untuk dapat menyeimbangkan pengendalian biaya, menerapkan regulasi pengadaan barang yang secara berkala bisa berubah, dan melakukan tindakan preemtif untuk mengatasi masalah kelangkaan pasokan. Tidak hanya itu, teknologi AI, yang didalamnya ada GenAI, Machine Learning, dan Robotic Process, juga hadir guna memberikan solusi yang lebih efisien untuk seluruh proses pengadaan barang. 

Nah, teknologi AI ini jelas bisa menjadi anugerah atau malah bencana untuk tim pengadaan barang Anda, unless….. Anda bisa memanfaatkannya. Seperti apa contoh pemanfaatannya?

Definisi Apa Itu AI di Sistem ERP Procurement

Secara sederhana, AI mengacu pada kemampuan mesin atau program komputer untuk meniru aspek-aspek tertentu dari kecerdasan manusia dan melakukan tugas mereka. Sistem AI dapat belajar, memecahkan masalah, memahami bahasa manusia, bernalar, dan bahkan “melihat” lingkungannya sendiri. AI dalam ERP Procurement adalah penggunaan kecerdasan buatan untuk mengotomatiskan dan meningkatkan proses pengadaan barang dalam suatu perusahaan/organisasi/lembaga. Menurut SAP, tim pengadaan barang, saat ini, semakin banyak yang menggunakan sistem ERP Procurement yang mana juga sudah diperkuat dengan kemampuan AI guna meningkatkan efisiensi, memangkas biaya, mengurangi risiko, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan saat mereka menghadapi tuntutan bisnis baru dan tantangan pasar.

Faktanya, Nisha Bhandare, Senior Director Analyst dari Gartner pernah bilang kalau 65% perusahaan akan menggunakan ERP yang diperkuat oleh kecerdasan buatan. Ini dilansir di sebuah artikel Gartner “Understand the 4th Era of ERP”. Hal senada juga disampaikan PwC. Dalam surveinya 2023 Emerging Technology Survey, PwC melaporkan kalau 73% perusahaan di Amerika Serikat telah mengadopsi AI, setidaknya, di salah satu area bisnis mereka, termasuk di sistem ERP Procurement mereka.

Tipe AI yang Ada di Sistem ERP Procurement

Ada lima jenis AI utama yang digunakan dalam sistem procurement saat ini:

• Artificial Intelligence (AI): istilah umum untuk perangkat lunak atau algoritma apa saja yang dapat dianggap “pintar”
• Machine Learning (ML): bagian dari AI, algoritma pembelajaran mesin dapat mengenali pola dalam set data dan menggunakannya untuk membuat keputusan, prakiraan, atau prediksi
• Robotic Process Automation (RPA): algoritma yang meniru tindakan manusia untuk melakukan tugas berulang. RPA secara teknis tidak dianggap sebagai jenis AI tetapi dapat didukung olehnya.
• Natural Language Processing (NLP): algoritma yang dapat memahami, menafsirkan, dan menghasilkan bahasa manusia, seperti yang ada di dalam AI chatbot dan asisten virtual.
• Optical Character Recognition (OCR): algoritma yang dapat mengenali dan mengekstrak teks dari gambar dan dokumen yang dipindai, seperti invoice yang hardcopy. 

Contoh Pemanfaatan atau Penggunaan AI di Sistem ERP Procurement

Tim pengadaan barang sekarang ini merasakan tekanan yang lebih kuat daripada sebelumnya. Pasalnya, mereka dituntut untuk melakukan penghematan biaya di sana sini, mengurangi risiko pengadaan barang, meningkatkan upaya keberlanjutan atau sustainabilitas lingkungan dan juga harus memberikan wawasan strategis terkait pengadaan barang ke atasan

Untuk memenuhi tuntutan ini, tim pengadaan harus semakin proaktif dalam sejumlah hal dan, di sinilah,teknologi AI dapat membantu mereka. Apa saja contoh penggunaannya?

#1 Klasifikasi dan analisis pengeluaran 

Klasifikasi dan analisis spending yang didukung oleh AI dapat membantu tim secara proaktif mengidentifikasi peluang untuk melakukan penghematan biaya, sekaligus membantu untuk meracik strategi manajemen pengeluaran yang lebih baik.

#2 Analisis Global Sourcing 

Dengan menganalisis kumpulan data supplier global yang besar, algoritma machine learning dapat mengidentifikasi pergeseran atau perubahan dalam tren supply, dan memprediksi bagaimana perkembangannya di masa mendatang.

#3 Pembelian Terencana 

AI bisa memberikan sejumlah rekomendasi barang guna memudahkan tim pengadaan untuk menemukan apa yang mereka cari dan mendorong pembelanjaan yang lebih sesuai dengan rencana agar terhindar dari pemborosan biaya. 

#4 Manajemen sourcing dan supplier 

Sistem ERP Procurement bertenaga bertenaga AI dapat menganalisis basis data supplier, tren pasar, data historis, laporan ESG, dan faktor lain guna merekomendasikan supplier terbaik untuk kebutuhan perusahaan tertentu. Misalnya, perusahaan Anda bergerak di FMCG sarden kalengan. Nah, si AI ini akan bantu cari, rekomendasi supplier ikan jenis sarden mana yang lebih baik, selain yang sedang Anda gunakan. 

Bahkan, AI juga dapat memberikan wawasan komprehensif tentang tingkat “kesehatan” supply perusahaan, sekaligus memberikan sejumlah tips untuk meningkatkan kinerja supplier..

#5 Supplier risk management 

Sebuah algoritma AI yang dapat dengan cepat mendeteksi “perubahan” pada supplier, vendor, atau keseluruhan rantai pasokan. Kemudian, teknologi ini akan menilai bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi risiko perusahaan dan langkah apa yang bisa dilakukan guna mencegah hal tersebut.. 

#6 Compliance terhadap regulasi 

Dengan menggunakan AI untuk menyusun data kontrak, faktur, dan PO, tim pengadaan barang dapat secara otomatis membandingkan ketentuan pembayaran, menghilangkan duplikasi atau error semacamnya, dan mengidentifikasi jika ada ketidakpatuhan.

Sekilas trivia, hampir semua dari kita tahu kalau salah satu alasan mengapa Indonesia “dijauhi” investor asing maupun lokal adalah karena regulasi yang berubah-ubah. Regulasi pusat dan daerah pun kadang setelah dicocokkan ternyata ada perbedaan. Oke, baik, ada yang namanya Otonomi Daerah, tetapi ketika ada pergantian kepemimpinan badan eksekutif, kemungkinan besar pasti akan ada perubahan di regulasinya. Karena itu, ada baiknya, ketika Anda memilih vendor, pilihlah vendor berpengalaman yang memiliki kantor perwakilan di wilayah di mana bisnis Anda beroperasi. Oke, kembali ke topik.

#7 Ekstraksi data tulisan 

Natural Language Processing dapat mengekstrak data tulisan dari invoice dan kontrak untuk mengidentifikasi risiko atau jika terdapat indikasi penipuan. NLP bisa mendapatkan data dari sumber eksternal seperti indeks pasar, peringkat kredit perusahaan, media sosial, dan informasi umum terkait supplier Anda guna memeriksa apakah ada sentimen negatif terhadap supplier tersebut. 

#8 Otomatisasi menggunakan RPA

Di sini, RPA dapat mengotomatisasikan sejumlah tugas manual dalam pengelolaan AP dan AR. Untuk informasi, Jumio, perusahaan yang bergerak di online mobile payment dan identity verification, dapat mengurangi beban workload Procurement dan AP-nya sebesar 80% ketika menggunakan manfaat RPA di sistem ERP Procurement.

Manfaat AI di Sistem ERP Procurement

Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: AI dapat menganalisis data dalam jumlah besar dengan cepat dan akurat. Pendekatan berbasis data ini menghasilkan sejumlah insights yang dapat ditindaklanjuti oleh para pemangku kepentingan, dalam konteks ini yaitu tim pengadaan barang. Analisis prediktif dan analisis skenario yang didukung AI juga dapat membantu tim menilai opsi, mengurangi risiko, dan membuat keputusan terkait pengadaan barang dan spending yang lebih baik.

• Efisiensi dan otomatisasi: Otomatisasi tugas manual seperti entri data dan pemrosesan invoice dapat meningkatkan tingkat efisiensi secara overall. Nah, waktu yang bisa dihemat tadi, bisa digunakan oleh tim pengadaan untuk fokus ke berbagai hal yang lebih bersifat strategis.
• Penghematan biaya: Dengan AI, tim pengadaan dapat meningkatkan kualitas pada proses pemilihan supplier, menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan mereka, dan memperkirakan demand produk atau jasa dengan lebih akurat. Hal-hal ini sedikit atau banyak pasti akan menghasilkan penghematan biaya. 
• Mitigasi risiko: Teknologi ini dapat secara proaktif mengidentifikasi risiko yang muncul pada supplier, kondisi pasar, dan juga jika ada perubahan regulasi. Kemampuan identifikasi proaktif ini tentu dapat memberikan waktu bagi tim pengadaan untuk meramu langkah preemtif pencegahan di rantai pasokan perusahaan. 

Tantangan Penerapan AI dalam Sistem ERP Procurement 

Meskipun teknologi AI dalam sistem ERP Procurement menawarkan manfaat yang signifikan, ternyata penerapan tersebut tidak luput dari sejumlah tantangan. Apa saja tantangan menerapkan AI ini: 

• AI memerlukan data berkualitas tinggi dalam jumlah yang sangat besar untuk melatih algoritmanya secara akurat. Semakin akurat teknologinya, maka semakin berkualitas juga manfaat yang dapat dihasilkannya. Nah, di sini, pihak perusahaan perlu berinvestasi dalam meningkatkan kualitas Big Data-nya.
• Untuk mendapatkan manfaat terbaik, AI harus diintegrasikan dengan sistem ERP yang lain, selain Procurement. Jelas ini membutuhkan keterampilan vendor implementasi yang berpengalaman. 
• Terakhir, sistem AI sering kali menggunakan data-data sensitif atau confidential untuk bekerja. Nah, karena itu pastikan juga kalau vendor penyedia sistem ini memiliki kualitas keamanan siber dan sertifikasi keamanan data yang baik. 

Tips Menggunakan AI dalam Sistem ERP Procurement

Berikut ini beberapa tips terbaik untuk keberhasilan integrasi AI ke sistem ERP Procurement Anda: 

Langkah 1: Tetapkan goal atau tujuan yang jelas

Penghematan biaya, efisiensi yang lebih besar dan pengambilan keputusan yang lebih baik lagi, adalah beberapa contoh tujuan dari implementasi sistem ERP Procurement. Anda perlu memiliki tujuan yang jelas guna membantu Anda dalam merancang strategi implementasi Anda.

Langkah 2: Mulailah dengan pilot project kecil 

Jangan langsung mengubah semua proses pengadaan perusahaan sekaligus. Ini semua harus berjalan bertahap.

Coba gunakan kasus kecil dulu. Kalau ini sudah dirasa bisa teratasi dengan baik melalui teknologi ini, Anda bisa coba skalakan dengan yang lebih besar. Dengan cara ini Anda dapat menilai efektivitas solusi AI Anda dalam lingkungan yang terkendali, serta dapat membuat penyesuaian mengganti semua proses pengadaan barang dengan sistem.

Langkah 3: Pastikan kualitas dan volume data

AI tidak akan maksimal jika Anda tidak memiliki banyak data. Banyak data pun tidaklah cukup karena datanya itu harus benar-benar tertata, konsisten dan lengkap. Nah, karena itu, ada baiknya jika Anda memilih partner implementasi yang dapat membantu menilai kualitas data Anda dan serta memberikan tips memperbaikinya.

Langkah 4: Libatkan pemangku kepentingan utama

Kemungkinan besar, tim pengadaan barang tidak bisa mengambil keputusan sendiri. Ketika tim tersebut membutuhkan sistem baru, mereka harus berdiskusi dulu dengan para pemangku kepentingan di tim IT, Finance, dan Eksekutif lainnya. Langkah ini penting untuk membangun pemahaman tentang kebutuhan utama bersama serta memastikan keselarasan dengan tujuan bisnis. 

Langkah 5: Integrasikan dengan sistem yang ada

Tanyakan ke parner implementasi, apakah memungkinkan kalau sistem ERP procurement ini diintegrasikan dengan sistem perusahaan lainnya. 

Langkah 6: Perhatikan Compliance dan Keamanan Data

Audit sistem ERP Procurement Anda secara teratur dan pantau terus kepatuhan terkait regulasi privasi data. Terapkan juga metode cybersecurity yang kuat untuk melindungi data sensitif sehingga dapat membangun kepercayaan di antara pengguna.

Tidak Semua Perusahaan Harus “AI”

Dalam dunia pengadaan barang, di mana efisiensi, pengoptimalan biaya, dan pengambilan keputusan strategis menjadi hal yang penting, teknologi AI muncul sebagai game-changer.

Perlu dicatat, AI dalam pengadaan barang bukanlah solusi yang cocok untuk semua bentuk dan jenis perusahaan. Perjalanan setiap perusahaan pasti akan bersifat unik, yang mana ini nanti akan memerlukan pertimbangan cermat terkait kebutuhan, tujuan, dan kendala spesifiknya. Kalau memang sudah selaras semua, baru Anda bisa memikirkan AI ini. Oh, tetapi, setidaknya yang paling wajib itu sistem ERP Procurementnya,tidak pakai AI dulu tak apa apa.

Tentu akan sangat kebingungan untuk memulai hal ini, karena itu Anda perlu partner implementasi yang baik di sini. Tak perlu repot mencari karena Anda sudah menemukannya di sini.