Tips dan Kriteria Memilih Vendor ERP Terbaik dari Deloitte di 2024

Memilih sistem ERP bisa menjadi salah satu pengambilan keputusan terpenting yang dapat diambil oleh suatu perusahaan atau organisasi. Surely, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan di sini, tidak hanya apa sja fitur fiturnya, biaya, dan model penerapannya saja, Anda juga harus memilih vendor ERP yang pastinya akan bekerja sama dengan Anda selama bertahun-tahun. Proses seleksi vendor ERP ini jelas akan memerlukan cukup banyak waktu. Namun, hal ini akan terbukti sepadan dengan hasilnya nanti. 

Lantas bagaimana kriteria dalam memilih vendor ERP? Artikel spesial ini akan membantu Anda para pemangku kepentingan untuk menentukan kriteria apa saja yang harus ditanyakan ke vendor ERP, sebelum memilih salah satu dari mereka. 

Beberapa Insights Memilih Vendor ERP dari Deloitte

Saat memilih ERP, Anda tidak hanya membeli sebuah sistem software saja, tetapi juga bersedia untuk membangun hubungan jangka panjang dengan vendor ERP yang Anda pilih. Justru, hubungan inilah yang nantinya bisa menghadirkan manfaat ERP sepenuhnya. Misalnya begini, sistem ERP-nya benar-benar outstanding kemampuannya, tetapi Anda tidak mendapatkan bimbingan atau dukungan sama sekali saat menggunakan ini dari si vendor. Hasilnya bisa sangat buruk sekali. 

Sebuah jajak pendapat dilakukan oleh Deloitte terkait ini. 30% responden bilang kalau ekstensibilitas, yang biasanya mencakup fleksibilitas dan skalabilitas, adalah faktor terpenting saat mengevaluasi dan memilih vendor ERP atau vendor sistem teknologi lainnya.

Nah, kemudian, peringkat kedua ditempati oleh User Experience dengan 21%. Pengguna sistem ERP harus dapat dengan mudah bernavigasi di dalam sistem ERP dan memahami fitur-fiturnya secara intuitif. Ternyata, ada poin “cultural fit with vendor” pada peringkat kelima (simak chart di atas). Ini menegaskan kembali kalau pemilihan vendor yang sesuai juga dapat menjadi pertimbangan oleh perusahaan atau organisasi saat memilih sistem ERP.   

Terkait poin “cultural fit with vendor” ini, ada pernyataan lagi dari Deloitte. 50% responden mengaku kalau semisal hanya ada dua kandidat vendor ERP yang tersisa, maka penentu pilihannya jatuh ke tingkat kecocokan ekosistem solusinya, budaya, dan kualitas komunikasi.

Oke, sekarang mari kita masuk ke kriteria, tips atau pertanyaan apa saja yang bisa dilakukan saat memilih vendor ERP berdasarkan temuan dari Deloitte.

8 Kriteria atau Tips dalam Memilih Vendor ERP

#1 Kebutuhan bisnis 

Apa yang Anda butuhkan dari sistem ERP? Pertanyaannya mungkin tampak lumayan basic, tetapi jawabannya pasti memerlukan banyak pertimbangan. 

Di sinilah “tim internal” yang terdiri dari para pemangku kepentingan dari berbagai bidang divisi akan sama-sama berdiskusi. Setiap anggota tim harus terlebih dahulu mengumpulkan feedback dari divisi mereka tentang bagaimana mereka ingin menggunakan sistem ERP baru ini. Dari situ, tim internal pusat tadi dapat menyusun dokumen analisis yang berisi apa saja kebutuhan bisnis mereka. Tidak hanya itu, dokumen tersebut juga akan membahas terkait ROI dan menentukan metrik apa saja yang akan digunakan untuk mengukur ROI tersebut. 

Jika dokumennya sudah selesai dan final, maka dokumen ini dapat digunakan sebagai panduan evaluasi sistem ERP yang ditawarkan para vendor. 

Contoh Pertanyaan:

• Apakah sistem ERP ini dapat mendukung segmen market bisnis kami, misalnya e-commerce atau professional service?
• Apakah sistem ERP ini memenuhi semua kebutuhan yang kami butuhkan? 

#2 Fitur-fitur ERP

Setiap perusahaan dan divisi di dalamnya pasti akan memerlukan kemampuan ERP yang mendukung operasional mereka masing-masing. Namun, ada kemungkinan besar kalau semuanya pasti memiliki kebutuhan yang sama akan UI, UX dan dasbor intuitif. Mengapa? Karena mereka membutuhkan sarana kolaborasi lintas divisi guna memperlancar produktivitas mereka. Intinya, semua divisi itu kalau memungkinkan jangan sampai terisolasi. Divisi finance bisa cek kondisi warehouse, divisi sales dan marketing bisa akses rincian budget mereka dari divisi finance, divisi customer relationship saling bersinergi dengan divisi sales, dan samcamnya. 

Tidak hanya itu, akses ERP melalui smartphone juga menjadi incaran mereka karena aksesibilitasnya. Persyaratan umum lainnya yang biasanya diperhitungkan mencakup kemampuan business intelligence, kemampuan data-mining, dan keamanan data.

Contoh Pertanyaan:

• Apakah UI-nya intuitif dan konsisten di semua modul ERP?
• Dapatkah fitur/modul baru ditambahkan sesuai kebutuhan seiring dengan pertumbuhan bisnis kami?
• Dapatkah sistem ERP ini diakses dari smartphone?
• Apakah ada kemampuan business intelligence yang disertakan untuk membuat laporan?

#3 Total Cost Ownership dan ROI 

TCO dan ROI bergantung pada model implementasi apa yang dipilih. 

Jika pakai ERP on-premise, maka Anda yang bertanggung jawab atas semua biaya hardware dan software-nya. Urusan security juga menjadi tanggung jawab Anda di sini. Biaya tambahan hadir juga untuk pelatihan karyawan sekaligus biaya maintenance hardware. Jelas, ini semua membutuhkan biaya tinggi, sehingga ROI-nya akan butuh waktu lebih lama. 2 hal yang mungkin sangat positif di model penerapan on-premise adalah Anda bisa bagun dan sesuaikan modulnya benar-benar from scratch sehingga akan sangat cocok ke bisnis Anda. Kemudian, masalah keamanan dan kedaulatan data nya akan benar-benar terjaga. 

Untuk penerapan ERP berbasis cloud, hampir semuanya dilayani oleh vendor ERP, hardware, software, proses implementasi, pemilihan modul dan kustomisasinya, dan bahkan masalah maintenance-nya. Ini jelas akan menghemat sekali pengeluaran Anda sehingga akan mempercepat ROI. Jelas, sistem ERP dapat diakses melalui internet maupun smartphone, dengan keamanan yang dikelola sepenuhnya oleh vendor ERP. Karena itu, terkait keamanan dan kedaulatan data, Anda harus benar-benar memastikan ini dengan pihak vendor. 

Contoh Pertanyaan:

Berapa perbandingan biaya sistem ERP on-premise dengan cloud?

Bagaimana sistem tersebut dilisensikan? Bayar satu kali? Langganan bulanan/kuartal? 

Apakah harga tersebut sudah termasuk keamanan, maintenance, pelatihan dan pembaruan?

Seberapa cepat saya akan melihat ROI-nya, bisa tolong bantu hitungkan?

#4 Integrasi sistem 

Sistem ERP harus bisa terintegrasi dengan sistem lainnya yang dimiliki oleh perusahaan. Ini benar-benar krusial. Coba Anda tanyakan ke mereka, apakah sistem-sistem saya ini bisa “bergabung”. Kalau semisal belum bisa, apakah bisa “dimigrasikan” ke sistem yang mendukung. Salah satu kunci keberhasilan ERP adalah data yang saling berintegrasi, jadi jangan sampai lewatkan poin ini. 

Contoh Pertanyaan:

• Bagaimana data yang kami punya bisa masuk ke sistem ERP?
• Adakah software “gateway” atau “middleware” yang akan menjembatani sistem dan data lama?
• Apakah sistem ERP dapat terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya?

#5 Support dan Training dari vendor

Penggunaan sistem ERP jelas memerlukan support berkelanjutan dari vendor, apalagi di fase-fase implementasi awal. Tidak sampai situ saja, operasional harian dan bahkan pelatihan karyawan (biasanya jika ada update terbaru dari sistemnya) juga harus disediakan oleh vendor. 

Karena itu, tentukan apakah vendor menyediakan semua jenis dukungan tersebut. Apakah ada hidden cost di sini, bagaimana dengan SLA atau Service Level Agreement-nya, dan pertanyaan lainnya yang sejenis. Beberapa vendor ada yang menerapkan biaya dukungan lebih lengkap jika memilih paket yang lebih tinggi pula. 

Contoh Pertanyaan:

• Tingkat dukungan apa yang diberikan selama implementasi? 24/7? Apakah ini sudah termasuk dalam harga paketannya?
• Jenis paket apa yang tersedia untuk dukungan berkelanjutannya? 
• Berapa waktu respons yang dijamin untuk setiap jenis support?
• Bagaimana pelatihan diberikan? Di tempat? Di vendor? Atau oleh pihak ketiga?

#6 Proses Implementasi 

Implementasi ERP dapat memakan waktu mulai dari satu bulan hingga lebih dari setahun, tergantung pada masing-masing kondisi perusahaan dan apakah sistem itu diterapkan secara on-premise, cloud, atau hybrid. Secara umum, implementasi akan lebih cepat jika menggunakan sistem ERP berbasis cloud karena vendor yang mengurus semuanya. Sistem ERP biasanya diimplementasikan secara bertahap dan akan melibatkan proses migrasi data. Nah, sebelum bisa migrasi, data Anda akan “dibersihkan” dan dicek kualitas plus konsistensinya. Proses pengujian data yang ketat ini sangat penting dilakukan dalam konteks sistem ERP manapun.

Contoh Pertanyaan:

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk implementasi?
• Apakah Vendor yang dipilih telah menjadi partner penyedia sistem ERP (misalnya SAP)? 
• Apakah ada sesi demo?

#7 Evaluasi Vendor ERP

Selain mengevaluasi software ERP-nya, ada baiknya juga Anda mengevaluasi vendornya juga, bukan? Selain, dengan pertanyaan-pertanyaan sebelumnya, Anda bisa cek atau verifikasi siapa saja customer dari vendor tersebut. Nah, semisal kalau vendor ini merupakan “reseller” resmi dari suatu sistem ERP, pastikan juga seberapa lama si vendor ini menjadi partner resminya. Lebih baik lagi kalau si vendor ini tadi ternyata sudah memperoleh pengakuan atau penghargaan dari provider ERP-nya, misalnya Gold Partner atau Outstanding Growth. 

Contoh Pertanyaan:

• Sudah berapa lama vendor menjalankan bisnis layanan ini?
• Berapa banyak pelanggan dari vendor tersebut?
• Apakah ada pelanggan yang bertahan cukup lama dengan layanan dari vendor?

#8 Road map produk yang ditawarkan vendor

Seiring dengan bertumbuhnya bisnis, kemungkinan besar sistem ERP juga akan berkembang mengikuti kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui bagaimana vendor akan meningkatkan, menambah, dan mendukung fitur atau kemampuan dari sistem ERP. Hal paling sederhana seperti hotfix atau patch perbulan untuk menstabilkan sistem ERP juga harus Anda perhatikan. 

Contoh Pertanyaan:

• Fitur baru apa saja yang direncanakan? Kapan akan dirilis?
• Apakah ada biaya tambahan dalam update produk selanjutnya?

Your Next Move? Segera Lakukan Pemilihan Vendor ERP

Memilih sistem ERP adalah keputusan krusial bagi setiap perusahaan atau organisasi, karena Anda juga harus menentukan dengan vendor mana Anda akan menjalin kerja sama. Mengingat pentingnya pemilihan keputusan ini, proses seleksi vendor ERP harus dilakukan dengan hati-hati dan penuh pertimbangan. 8 pertanyaan di atas adalah contoh kriteria atau tips yang dapat membantu pemangku kepentingan dalam menentukan vendor ERP mana yang tepat. Dari kebutuhan bisnis, fitur-fitur ERP, hingga total cost ownership dan ROI, semua aspek harus dievaluasi secara menyeluruh.

Jajak pendapat Deloitte menyoroti pentingnya ekstensibilitas, user experience, dan kecocokan budaya dengan vendor sebagai faktor-faktor kunci dalam memilih vendor ERP. Ini menunjukkan bahwa hubungan jangka panjang dengan vendor tidak hanya bergantung pada kualitas produk, tetapi juga pada kualitas dukungan dan komunikasi yang diberikan. 

Intinya, mencari vendor ERP selama ini itu tidaklah mudah. Unless, Anda telah menyimak artikel ini sampai habis dan pada akhirnya melakukan sesi konsultasi bersama kami di sini.