Cloud ERP Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contohnya 2024

Dalam era digital yang semakin maju, pentingnya Cloud ERP (Enterprise Resource Planning) bagi perusahaan tidak dapat diabaikan. Cloud ERP memungkinkan integrasi berbagai fungsi bisnis, mulai dari keuangan, inventaris, hingga HR dan masih banyak lagi, dalam satu platform yang mudah diakses dan dikelola. Gartner pernah merilis sebuah press release yang mana di situ disebutkan kalau lebih dari 85% perusahaan dan organisasi, di tahun 2025, akan fully embrace teknologi cloud. Mengapa? Karena ke depannya mayoritas strategi itu dilakukan secara digital, maka arsitektur dan teknologi cloud-native itu wajib hukumnya.

Dengan nada yang sama, Nisha Bhandare, direktur analis senior dari Gartner, pernah menyampaikan juga kalau di tahun 2023 kemarin, 65% responden mereka mengaku sudah menggunakan solusi Cloud ERP untuk meningkatkan efisiensi operasional dan fleksibilitas mereka. Uniknya, evolusi ke Cloud ERP semacam ini cenderung lebih didorong karena kebutuhan bisnis daripada IT.

Nah, supaya Anda, para pemangku kepentingan atau mungkin para manajer, lebih mengetahui tentang teknologi ini, mari simak artikel spesial dari kami. Anda akan menemukan sebenarnya apa definisi dari Cloud ERP ini, kapan pertama kali masuk ke Indonesia, bagaimana cara kerjanya, dan apa contohnya.

Definisi atau Pengertian Cloud ERP Menurut Beberapa Sumber Kredibel

Cloud ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform yang di-hosting sepenuhnya di cloud. Menurut artikel dari TechTarget, Cloud ERP memungkinkan perusahaan untuk mengakses aplikasi ERP melalui jaringan internet, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk harus maintenance hardware dan software-nya sendiri. Hal ini memberikan fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih besar, serta memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya operasional.

TechTarget menyatakan bahwa dengan Cloud ERP, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas dan fitur sesuai kebutuhan bisnis yang terus berkembang (atau mengecil), sehingga memberikan keunggulan kompetitif dalam kedinamisan market.

Sejalan dengan definisi itu, Forbes menyoroti bahwa salah satu keunggulan utama dari Cloud ERP adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, produksi, inventaris, dan sumber daya manusia, dalam satu sistem yang terpusat. Forbes menjelaskan bahwa ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat, karena semua data yang relevan tersedia dalam satu platform yang dapat diakses secara real-time oleh berbagai departemen.

Belum lagi skalabilitas dan ekstebilitasnya yang benar-benar dibutuhkan mayoritas pengguna. Selain itu, Forbes juga menekankan bahwa Cloud ERP menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi, karena data disimpan di server cloud yang dilengkapi dengan protokol keamanan canggih, sehingga mengurangi risiko kehilangan data dan ancaman keamanan cyber.

Nah, mungkin dari beberapa Anda terbesit sebuah pertanyaan, ERP di Indonesia itu….. siapa yang “memulai”? Mari kita bahas singkat hal ini.

Sejarah Masuknya Sistem Cloud ERP ke Indonesia

Di Indonesia…. kalau sejarah terbentuknya ERP dari awal bagaimana? Anda bisa cek sejarah singkatnya di bawah ini.

Untuk kali ini, mari kita fokus ke bagaimana masuknya sistem ERP ini ke industri di Indonesia. Sejarah masuk dan berkembangnya ERP (Enterprise Resource Planning) di Indonesia merupakan perjalanan panjang yang mencerminkan evolusi teknologi dan kebutuhan bisnis yang semakin kompleks dari dulu sampai sekarang.

Perusahaan Pertama yang Menggunakan ERP

Pada awalnya, sistem ERP mulai dikenal di Indonesia pada akhir 1980-an dan awal 1990-an, ketika perusahaan-perusahaan multinasional mulai memperkenalkan teknologi ini sebagai bagian dari strategi global mereka. Siapa contohnya? PT Astra Internasional. Perusahaan konglomerat raksasa asal Indonesia yang bergerak di banyak bidan seperti perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan, pengangkutan, pertanian, pembangunan dan jasa konsultasi. Iya…. Astra tidak cuma mengurusi jual beli mobil Toyota saja, tetapi mereka punya gurita bisnis yang amat sangat banyak dan besar. Jelas mereka inilah yang punya sumber daya untuk mengadopsi ERP sejak dulu kala. Apakah Astra saja?

PT Indofood Sukses Makmur adalah industri total food solution yang juga besar di Indonesia. Seperti halnya Astra, perusahaan ini termasuk yang pertama mengadopsi ERP. Ya…. kita sama-sama tahu kalau produksi dan warehouse-nya si Indofood ini sudah amat besar ukurannya. Sehingga masuk akal sekali kalau perusahaan ini menggunakan ERP.

Memasuki tahun 2000-an, adopsi ERP di Indonesia mulai meluas ke berbagai sektor industri, termasuk manufaktur, distribusi, dan jasa. Salah satu faktor yang mendorong perkembangan ini adalah meningkatnya kesadaran akan pentingnya efisiensi operasional dan kebutuhan untuk bersaing di pasar global. Selain itu, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi di Indonesia juga memainkan peran penting dalam mempercepat adopsi ERP (termasuk semakin terjangkaunya ERP karena ada paket Cloud ERP). Perusahaan-perusahaan mulai menyadari bahwa dengan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu sistem, mereka dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan produktivitas, dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan real-time.

Mulai Banyak Vendor ERP bangun Kantor di Indonesia

Salah satu tonggak penting dalam perkembangan ERP di Indonesia lainnya adalah ketika vendor ERP (atau software)  multinasional seperti SAP, Oracle, dan Microsoft mulai membuka kantor cabang dan menawarkan solusi ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar lokal yang lebih luas lagi. Kehadiran perusahaan-perusahaan ini tidak hanya menyediakan teknologi, tetapi juga memberikan pelatihan dan konsultasi kepada perusahaan-perusahaan Indonesia untuk mengimplementasikan sistem ERP dengan sukses. Selain itu, munculnya perusahaan-perusahaan lokal yang menawarkan solusi ERP yang lebih terjangkau dan sesuai dengan kebutuhan UKM (Usaha Kecil dan Menengah) juga turut mendorong penetrasi ERP di pasar Indonesia.

Pada dekade terakhir, perkembangan ERP di Indonesia semakin pesat dengan munculnya solusi Cloud ERP. Cloud ERP memungkinkan perusahaan dari berbagai skala untuk mengakses teknologi ERP tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur IT. Ini sangat relevan bagi pasar Indonesia yang memiliki banyak UKM yang membutuhkan solusi manajemen bisnis yang efisien namun terjangkau. Menurut laporan dari Gartner, adopsi Cloud ERP di Indonesia telah meningkat secara signifikan dalam beberapa tahun terakhir, dengan banyak perusahaan yang beralih dari sistem ERP tradisional ke solusi berbasis cloud untuk mendapatkan fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih baik.

Secara keseluruhan, sejarah berkembangnya ERP di Indonesia mencerminkan perjalanan transformasi digital yang terus berkembang. Dari awalnya hanya digunakan oleh perusahaan besar, kini ERP telah menjadi alat yang esensial bagi perusahaan dari berbagai skala untuk mengoptimalkan operasional mereka dan tetap kompetitif di pasar yang semakin dinamis.

Baik, sekarang kita masuk ke cara kerja Cloud ERP.

Cara Kerja Cloud ERP

Hosting dan Aksesibilitas

Sistem ERP berbasis cloud di-hosting pada infrastruktur cloud, yang membuatnya dapat diakses dari mana saja dengan konektivitas internet. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk instalasi dan pemeliharaan lokal, yang sering kali memerlukan sumber daya dan waktu yang signifikan. Dengan model ini, perusahaan tidak perlu lagi menginvestasikan budget tambahan untuk membeli dan maintenance benda-benda IT seperti server dan kawan-kawannya.

Sebaliknya, mereka dapat mengandalkan para vendor layanan cloud untuk mengelola infrastruktur tersebut, sehingga memungkinkan tim IT perusahaan Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. Aksesibilitas yang tinggi ini juga mendukung kerja jarak jauh dan kolaborasi antar tim yang tersebar di berbagai lokasi geografis, yang mau tidak mau akan semakin relevan dalam era digital dan globalisasi saat ini.

Integrasi dan Sentralisasi

Salah satu keunggulan utama dari ERP berbasis cloud adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu sistem yang terpusat. Dengan menggabungkan data dari departemen keuangan, sales, HR, dan lainnya, sistem ini menciptakan aliran data yang lancar sehingga dapat menerapkan update real-time di seluruh perusahaan.

Integrasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Misalnya, dengan data keuangan yang terintegrasi dengan data sales, maka manajemen dapat dengan mudah memantau kinerja keuangan perusahaan dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi tersebut. Selain itu, sentralisasi data membantu mengurangi kesalahan dan redundansi, karena semua departemen bekerja dengan data yang sama dan konsisten.

Skalabilitas dan Manajemen

Sistem ERP berbasis cloud menawarkan sumber daya yang dapat diskalakan, bisa dinaikkan atau diturunkan jika perlu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan penggunaan mereka berdasarkan kebutuhan saat ini dengan mudah dan cepat. Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, kebutuhan akan sumber daya IT dapat berubah dengan cepat.

Keuntungan Tambahan Lainnya

Selain manfaat utama yang telah disebutkan, ERP berbasis cloud juga menawarkan beberapa keuntungan tambahan. Pertama, biaya awal yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi besar dalam infrastruktur IT. Kedua, model berlangganan yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk membayar hanya untuk apa yang mereka gunakan, yang dapat membantu dalam pengelolaan anggaran. Ketiga, dengan dukungan dari penyedia layanan cloud yang terus berinovasi, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi terbaru tanpa perlu melakukan riset besar-besaran secara internal. Keempat, fitur keamanan canggih yang disediakan oleh vendor cloud sering kali lebih unggul dibandingkan dengan apa yang dimiliki perusahaan secara in-house.

Lantas, bagaimana sih contoh penggunaan Cloud ERP di sejumlah kasus real world?

Beberapa Contoh Penggunaan Cloud ERP di Berbagai Industri

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola dan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Penggunaan ERP telah meluas ke berbagai industri, memberikan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik setiap sektor. Berikut ini adalah beberapa contoh penggunaan ERP pada berbagai industri:

#1 Industri Otomotif

Dalam industri otomotif, ERP biasanya digunakan untuk mengoptimalkan rantai pasokan. Tidak hanya itu, sistem ERP juga membantu dalam manajemen inventaris, perencanaan produksi, dan pengendalian kualitas. Dengan integrasi data yang real-time, perusahaan otomotif dapat memantau kinerja dari supplier, mengurangi waktu downtime mesin produksi, dan memastikan bahwa produk jadi tetap memenuhi standar kualitas yang ketat. ERP juga memungkinkan perusahaan untuk merespons permintaan pasar dengan lebih cepat dan efisien, sehingga meningkatkan daya saing di pasar global.

#2 Industri Perbankan

Di sektor perbankan, ERP membantu dalam mengembangkan segmen pelanggan dengan mengharmonisasi layanan, mendorong inovasi, dan mengoptimalkan operasional. Sistem ini memungkinkan bank untuk mengelola data nasabah secara lebih efektif, meningkatkan efisiensi operasional, dan mematuhi regulasi pemerintah yang ketat. Dengan ERP, bank dapat mengintegrasikan berbagai fungsi seperti manajemen risiko, kepatuhan, dan analisis data untuk membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan kepuasan nasabah.

#3 Konstruksi

ERP dalam industri konstruksi digunakan untuk mengelola proyek konstruksi dengan sistem manajemen keuangan dan supplier yang mendukung seluruh sendi-sendi siklus hidup proyek, mulai dari inisiasi hingga serah terima proyek. Sistem ini membantu dalam perencanaan sumber daya, manajemen anggaran, dan pelaporan progres proyek. Dengan data yang terpusat, perusahaan konstruksi dapat mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah sebelum mereka terjadi. Pada akhirnya, ini semua dapat memastikan proyek untuk selesai dengan tepat waktu dan sesuai anggaran.

#4 Produk Konsumen

Industri produk konsumen menggunakan ERP untuk mengurangi biaya dan meningkatkan tenaga kerja melalui proses yang efisien sambil mendorong pertumbuhan. ERP juga membantu dalam melakukan manajemen rantai pasokan, pengelolaan inventaris, pergudangan dan analisis permintaan pasar. Dengan integrasi data dari berbagai departemen, perusahaan dapat merespons perubahan permintaan konsumen dengan cepat, mengurangi waktu siklus produk, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

#5 Pemerintahan

Dalam sektor pemerintahan, ERP digunakan untuk menjadi pemerintahan digital tanpa menambah kompleksitas pada proses. Sistem ini membantu dalam manajemen anggaran, pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap regulasi. Dengan ERP, instansi pemerintah dapat meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan sumber daya publik.

#6 Pendidikan Tinggi dan Penelitian

ERP di pendidikan tinggi dan penelitian memungkinkan universitas dan lembaga penelitian untuk mengelola dana, proyek, dan sumber daya dengan lebih efektif. Dengan integrasi data, institusi dapat melacak progres penelitian, mematuhi persyaratan pelaporan, dan mengoptimalkan penggunaan dana.

#7 Manufaktur Industri

Dalam manufaktur industri, sistem ini membantu dalam manajemen produksi, pengendalian kualitas, dan manajemen supply chain. Dengan data yang terintegrasi, perusahaan manufaktur dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya produksi, dan memastikan manufakturnya lolos uji standar dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.

#8 Media

ERP dalam industri media membantu dalam manajemen konten, media life cycle, distribusi, dan analisis audiens. Dengan ERP, perusahaan media dapat mengoptimalkan produksi konten, meningkatkan distribusi, dan memahami perilaku audiens untuk meningkatkan kualitas tayangan mereka.

#9 Jasa Profesional

Di sektor jasa profesional, ERP membantu dalam memperpanjang siklus proyek pelanggan dengan menggabungkan kontrak dengan anak perusahaan untuk menciptakan solusi yang lebih lengkap. Sistem ini membantu dalam manajemen proyek, pelacakan waktu, dan penagihan.

#10 Ritel

Dalam industri ritel, ERP digunakan untuk menyederhanakan operasional sehari-hari, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Sistem ini membantu dalam manajemen inventaris, supply chain, dan analisis penjualan. Dengan data yang terintegrasi, perusahaan ritel dapat merespons perubahan permintaan konsumen dengan cepat, mengoptimalkan stok, dan meningkatkan layanan pelanggan.

#11 Software Providers

ERP untuk software provider memungkinkan mereka untuk berkembang sesuai dengan kecepatan yang diinginkan bisnis dengan otomatisasi proses dan fleksibilitas model bisnis.

#12 Travel dan Leisure

Dalam industri perjalanan dan rekreasi, ERP membantu perusahaan untuk fokus pada pengalaman tamu sambil mendorong pertumbuhan yang menguntungkan dan loyalitas pelanggan. Sistem ini membantu dalam manajemen reservasi, layanan pelanggan, dan analisis data.

#13 Distribusi Grosir

ERP dalam distribusi grosir digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan inovasi untuk mendukung bisnis yang berkembang. Sistem ini membantu dalam manajemen inventaris, rantai pasokan, dan analisis penjualan.

Kesimpulan: Cloud ERP Dibutuhkan Oleh Segala Ukuran Bisnis, tapi….

Dari sini, Anda mungkin mendapati informasi baru bahwasanya di Indonesia sendiri sistem ERP itu ternyata sudah masuk di tahun 1990an. Dimulai dari PT Astra Internasional dan PT Indofood. Kemudian, di tahun 2000an sudah mulai banyak vendor software yang membuka cabang di Indonesia guna lebih memperluas jangkauan ERP ke berbagai perusahaan lainnya.

Namun, ada poin yang harus Anda perhatikan di sini. Kunci dari fungsionalitas sistem Cloud ERP itu terletak salah satunya pada jumlah dan kualitas datanya. Tanpa hal tersebut, sistem ERP tidak akan bisa bekerja maksimal. Karena itu, mayoritas pengguna sistem ERP adalah perusahaan atau organisasi skala menengah dan ke atas. Untuk yang perusahaan skala kecil ada ERP juga yang dibuat khusus untuk mereka, tetapi dengan fitur dan kompleksitas yang jauh lebih sederhana.

Di sisi lain, manfaat fungsional dari Cloud ERP bisa ternyata juga bisa dirasakan di berbagai sektor industri, termasuk sektor industri consumer products, pemerintahan, pendidikan, perbankan dan manufaktur. Setiap sektor memanfaatkan ERP untuk mengoptimalkan proses, mulai dari manajemen rantai pasokan hingga pelaporan keuangan, yang mana ini dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan efektivitas operasional. Misalnya, di sektor barang konsumen, ERP membantu dalam manajemen inventaris dan efisiensi rantai pasokan, sementara di pemerintahan, ERP dapat meningkatkan transparansi sumber daya manusia.

Sampai sini mungkin Anda semakin ingin tahu lagi tentang Cloud ERP, Simak bagian FAQ di bawah ini untuk menjawab rasa penasarannya. Tetapi, jauh lebih baik lagi jika Anda berkonsultasi terkait ini semua dengan tim kami, tenang konsultasinya gratis kok.

FAQ Mengenai Cloud ERP

Apa itu Cloud ERP?

Cloud ERP adalah sistem ERP yang di-host di cloud dan dapat diakses melalui internet. Sistem ini memungkinkan perusahaan Anda untuk mengelola operasi bisnis secara real-time dengan akses global yang fleksibel.

Bagaimana cara kerja Cloud ERP?

Cloud ERP bekerja dengan menyimpan data di server cloud, membuat pengguna untuk bisa akses berbagai modul ERP seperti akuntansi, SDM, dan inventaris melalui aplikasi berbasis web atau mobile, memberikan otomatisasi dalam pengelolaan bisnis.

Apa keunggulan menggunakan Cloud ERP dibanding ERP tradisional?

• Biaya lebih rendah: Tidak perlu infrastruktur fisik.
• Akses dari mana saja: Fleksibilitas lokasi untuk pengguna.
• Pembaruan otomatis: Penyedia cloud mengelola pembaruan perangkat lunak dan keamanan.
• Skalabilitas: Mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.

Kenapa SAP S/4HANA Cloud direkomendasikan sebagai solusi Cloud ERP?

SAP S/4HANA Cloud adalah salah satu solusi terkemuka di pasar Cloud ERP. Beberapa fitur unggulannya adalah:

• Pemrosesan real-time: SAP S/4HANA Cloud memproses data secara real-time, memungkinkan visibilitas bisnis yang mendalam dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
• Integrasi dengan AI dan machine learning: SAP S/4HANA Cloud memanfaatkan kecerdasan buatan untuk memberikan rekomendasi cerdas, seperti pengelolaan proyek yang lebih efisien, penugasan sumber daya, dan penyelesaian masalah keuangan otomatis.
• Kustomisasi tanpa keahlian teknis: Aktivasi otomatis fitur berbasis AI melalui “Turnkey” memudahkan pengguna untuk mengimplementasikan skenario AI tanpa memerlukan keahlian data science.
• Manajemen keuangan yang canggih: Memungkinkan pengguna mengakses laporan keuangan terintegrasi dengan analitik mendalam untuk efisiensi dalam pengelolaan modal kerja dan penutupan keuangan

Bagaimana memilih Cloud ERP yang sesuai untuk bisnis saya?

Untuk memilih Cloud ERP yang tepat, pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, ukuran perusahaan, dan fleksibilitas yang ditawarkan oleh penyedia. SAP S/4HANA Cloud cocok untuk berbagai industri dan memberikan solusi yang scalable, terutama bagi perusahaan yang ingin mengadopsi AI dan machine learning untuk otomatisasi dan efisiensi.