Pengertian Sistem ERP Berdasarkan Ilmu Manajemen, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Dalam era globalisasi dan digitalisasi yang semakin maju, pentingnya sebuah sistem ERP atau Enterprise Resource Planning dalam proses bisnis perusahaan menjadi semakin krusial. Sistem ERP tidak hanya membantu dalam integrasi berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, HR, manufaktur, dan logistik, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Pernyataan tersebut juga diperkuat oleh sebuah survei dengan 183 responden dari berbagai industri yang sedang menggunakan sistem ERP. Sebuah survei yang dilakukan oleh Panorama Consulting Group dengan tajuk “The 2023 ERP Report” menyampaikan kalau 90,9% responden setuju jika sistem ERP membantu mengoptimasi Inventory Levels mereka.

Kemudian, 77,7% dari mereka juga setuju kalau tingkat produktivitas/efisiensi perusahaannya bisa meningkat. Disusul dengan mulai terbukanya departemen lain karena mereka sebelumnya terisolir sekali (77,3%), komunikasi dan ekspektasi dengan suppliers menjadi lebih baik (76,2%), dan semakin mudahnya mengelola urusan legal and tax (75,4%).

Hal ini menunjukkan bahwa sistem ERP mampu memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan dalam lingkungan bisnis yang kian dinamis dan kompetitif. Implementasi ERP yang efektif juga memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik karena berbasis data, sehingga meningkatkan responsivitas terhadap perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan. Dengan demikian, adopsi sistem ERP menjadi investasi strategis yang tak terelakkan bagi perusahaan yang ingin tetap relevan dan unggul dalam persaingan bisnis global. 

Nah, karena itu, mari cari tahu dengan singkat apa pengertian sistem ERP dan bagaimana cara kerjanya.

Pengertian Sistem ERP

Sistem ERP merupakan sebuah sistem software yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform yang unified. Menurut  James A. O’Brien dan George Marakas dalam buku mereka “Management Information Systems” (wah…. buku wajib anak manajemen ini), ERP adalah tulang punggung sistem informasi yang mengintegrasikan berbagai aplikasi atau proses bisnis di seluruh organisasi. Anda bisa menemukan definisi lengkapnya di halaman 320 atau ketika baru memasuki bagian Section II: Enterprise Resource Planning: The Business Backbone.

Dari sumber lain, tapi masih senada, Jane P. Laudon dan Kenneth C. Laudon dalam bukunya “Essentials of Management Information Systems” mendefinisikan ERP sebagai solusi software yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan mengkoordinasikan berbagai proses bisnis, mulai dari produksi hingga distribusi logistiknya. Selain itu, Ellen Monk dan Bret Wagner dalam “Concepts in Enterprise Resource Planning” menekankan bahwa ERP adalah alat strategis yang membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya dengan lebih efisien dan efektif, serta meningkatkan visibilitas dan pengelolaan operasional bisnis. 

Berdasarkan definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem ERP tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, tetapi juga sebagai sarana untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan memperbaiki pengambilan keputusan berbasis data. Implementasi ERP yang efektif memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar yang semakin kompleks dan dinamis. Sumber-sumber ini memberikan pandangan komprehensif tentang pentingnya ERP dalam manajemen bisnis modern.

Penjelasan Singkat Cara Kerja Sistem ERP

Pada intinya, sistem Enterprise Resource Planning (ERP) bekerja dengan mengintegrasikan berbagai modul yang memiliki fungsi bisnis yang berbeda. Modul-modul ini mencakup manajemen financial, manajemen supply chain, HR, Warehouse Management, dan lainnya. Setiap modul ini terhubung dengan basis data pusat yang memungkinkan aliran informasi yang lancar ke seluruh departemen perusahaan. Dengan demikian, setiap departemen itu menggunakan data terpusat yang sama, jadi tidak kan ada masalah seperti “loh, kemarin aku lihat angkanya seperti ini loh, kok beda-beda.”

Aliran Data dan Integrasi

Ingat, salah satu aspek kunci dari cara kerja ERP adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan aliran data di seluruh fungsi bisnis. Misalnya, ketika sebuah pesanan masuk ke sistem, data tersebut juga secara otomatis akan masuk di modul keuangan dan modul tersebut akan mencatat ekspektasi pendapatannya. Di sisi lain, modul manajemen inventaris juga akan memperbarui jumlah stoknya (karena ada yang beli tadi), dan modul manufaktur atau produksi dapat memulai proses pembuatan barang yang dipesan tadi. Integrasi dan alur kerja semacam ini memastikan bahwa setiap bagian dari perusahaan bekerja dengan informasi yang paling up-to-date. Dengan visibilitas real-time semacam ini, perusahaan dapat merespons perubahan pasar dan permintaan konsumen dengan lebih efisien.

Otomatisasi Proses Bisnis

ERP juga memainkan peran penting dalam otomatisasi proses bisnis. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti pemrosesan pesanan, manajemen inventaris, dan pelaporan keuangan, ERP memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. Otomatisasi ini tidak hanya mengurangi kemungkinan kesalahan manusia tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, dalam manajemen supply chain, ERP dapat secara otomatis nge-trigger pesanan pembelian ke supplier ketika tingkat stok mencapai ambang batas tertentu. Ini dilakukan guna memastikan supaya perusahaan Anda tidak kehabisan stok, entah itu bahan baku atau bahan pelengkap lainnya. Dengan demikian, sistem ERP dapat membantu menjaga kelancaran operasi bisnis.

Visibilitas dan Reporting

Sistem ERP menyediakan visibilitas yang lebih baik terhadap operasi perusahaan melalui fitur pelaporan dan analitiknya. Dengan akses ke data real-time, manajer atau para pemangku kepentingan dapat menghasilkan laporan yang komprehensif dan mendalam tentang berbagai aspek di bagian divisi/departemen mereka. Laporan ini dapat mencakup analisis keuangan, kinerja produksi, dan tren penjualan, yang semuanya membantu dalam pengambilan keputusan perusahaan yang lebih meaningful dan berkualitas. Selain itu, banyak sistem ERP modern dilengkapi dengan alat analitik canggih yang memungkinkan perusahaan untuk menggali lebih dalam ke dalam data mereka dan mengidentifikasi pola dan tren yang mungkin tidak terlihat secara langsung secara kasat mata. Kemampuan ini memungkinkan perusahaan untuk merumuskan strategi yang lebih efektif dan responsif terhadap dinamika pasar.

Keamanan dan Compliance

Keamanan data adalah aspek kritis dari cara kerja ERP. Sistem ERP modern dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan seperti enkripsi data, role-based access control, dan audit trail untuk melacak jika perubahan data. Fitur-fitur ini memastikan bahwa data perusahaan tetap aman dari ancaman sisi eksternal dan internal. Selain itu, sistem ini membantu perusahaan dalam memenuhi berbagai persyaratan kepatuhan regulasi dengan menyediakan log lengkap yang akurat dan transparan dari semua transaksi bisnis. Dengan demikian, ERP tidak hanya melindungi aset data perusahaan tetapi juga memastikan bahwa perusahaan tetap mematuhi standar dan regulasi yang berlaku.

Change Management 

Implementasi ERP sering kali melibatkan perubahan signifikan dalam cara perusahaan beroperasi. Oleh karena itu, change management adalah komponen penting dari cara kerja ERP. Proses ini melibatkan pelatihan karyawan, penyesuaian atau adaptasi proses bisnis baru, dan penanganan jika ada resistensi terhadap perubahan. Change management yang sukses adalah ketika semua karyawan dapat beradaptasi dengan cepat mengoptimalkan manfaat dari sistem ini.

Dengan menggabungkan integrasi data, otomatisasi proses, visibilitas operasional, keamanan data, dan change management yang baik, sistem ERP menawarkan solusi komprehensif yang dapat mengubah cara perusahaan beroperasi dan bersaing di pasar global.

Manfaat Sistem ERP

Sistem ERP telah menjadi solusi utama bagi banyak perusahaan atau organisasi dalam mengoptimalkan operasional mereka. Berdasarkan berbagai sumber, berikut ini adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dari penerapan sistem ERP:

#1 Produktivitas yang Lebih Tinggi 

Sistem ERP memungkinkan penyederhanaan dan otomatisasi untuk proses operasional bisnis utama. Hal ini membuat para karyawan lebih memiliki waktu dan tenaga untuk mengerjakan sesuatu hal yang lebih strategis. Tidak hanya meningkatkan efisiensi, manfaat semacam ini dapat memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis mereka dengan lebih cepat.

#2 Insights atau Wawasan yang Lebih Mendalam 

Sistem ERP mengeliminasi informasi yang terisolasi dengan menyediakan satu sumber data terpusat. Hal ini memungkinkan akses cepat dan akurat ke data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan bisnis yang sifatnya lumayan urgent. Dengan informasi yang terintegrasi dan mudah diakses, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih tepat yang pada akhirnya bisa meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

#3 Pelaporan Lebih Cepat

Sistem ERP mempercepat proses pelaporan bisnis dan keuangan. Tidak hanya itu, sistem ini juga mempermudah proses sharing laporannya ke pihak-pihak yang membutuhkan. Dengan pelaporan yang lebih cepat dan akurat, perusahaan dapat mengambil keputusan atau tindakan berdasarkan laporan real-time tersebut. Hal ini sangat cocok digunakan untuk merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan efektif.

#4 Risiko yang Lebih Rendah 

Dengan adanya visibilitas dan kontrol bisnis, sistem ERP membantu memastikan tingkat kepatuhan terhadap persyaratan regulasi. Tidak hanya itu, sistem ini juga dapat memprediksi serta mencegah risiko yang akan timbul. Dengan dibekali kemampuan cerdas, sistem ERP dapat mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi ancaman yang serius. Manfaat ini tidak hanya mengurangi risiko terkena sanksi hukum tetapi juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam perusahaan.

#5 Komponen IT yang Lebih Simple

Dengan menggunakan sistem ERP yang terintegrasi dan berbagi basis data yang sama, perusahaan dapat menyederhanakan infrastruktur IT mereka. Hal ini memberikan cara kerja yang lebih mudah bagi semua orang di organisasi. Integrasi yang baik antara berbagai fungsi bisnis juga mengurangi kompleksitas dan biaya.

Contoh Kasus Penggunaan Sistem ERP

Ada sejumlah kisah sukses atau contoh kasus penggunaan sistem ERP. Kami akan uraikan beberapa diataranya di sini.

Success Story: Ocean Network Express

Perusahaan pengangkutan dan pelayaran peti kemas asal Jepang ini telah mengimplementasikan modul keuangan dari sistem ERP. Dengan modul ini, mereka berhasil memusatkan proses dan pelaporan keuangan secara digital dalam satu platform saja. Nah, karena semua proses keuangannya terpusat, proses tutup buku nya bisa dilakukan dengan lebih cepat dan efisien. 

Success Story: Comix

Perusahaan penyedia perlengkapan kantor B2B asal Tiongkok ini telah mengadopsi modul pengadaan barang dari sistem ERP. Implementasi ini memberikan manfaat signifikan berupa peningkatan efisiensi melalui otomatisasi proses Pre-order dengan suppliers-nya. Meskipun jumlah dan variasi SKU perlengkapan kantor mereka sangat banyak, semuanya dapat diotomatisasi dengan baik.

Success Story: The Tile Shop

Perusahaan asal Amerika Serikat yang beroperasi di sektor penjualan batu alam dan keramik ini telah memanfaatkan modul Sales dalam sistem ERP mereka. Modul ini membuat tim sales dapat melayani pelanggan dengan lebih efisien. Dengan akses real-time ke data pelanggan, rincian pesanan, informasi ketersediaan produk, serta kemampuan untuk memantau status barang yang dibeli pelanggan, The Tile Shop merasa kalau ini semua adalah manfaat yang signifikan. 

Success Story: Coca Cola HBC

Coca Cola HBC adalah mitra bottle packaging untuk seluruh produk minuman dari The Coca Cola Company. Perusahaan ini telah mengadopsi modul manajemen warehouse dan logistik dari sistem ERP pilihan mereka. Melalui fitur-fitur ini, perusahaan mampu menyederhanakan dan mengotomatisasikan berbagai proses yang kompleks, termasuk untuk memantau proses delivery sekaligus konfirmasi bukti pengirimannya. 

Success Story: Swisscom AG

Perusahaan asal Swiss yang beroperasi di sektor telekomunikasi, fiber optic internet dan televisi digital ini telah mengadopsi modul manajemen field service. Dengan penerapan modul tersebut, mereka berhasil meningkatkan efisiensi dan produktivitas teknisi lapangan dalam pemasangan maupun perbaikan layanan yang mereka sediakan untuk para pelanggan. 

Success Story Walmart: Transformasi Retail dengan AI

Mike Hanrahan, CEO dari Intelligent Retail Lab by Walmart, menyatakan bahwa kecerdasan buatan (AI) memiliki potensi transformatif yang setara dengan e-commerce pada dunia ritel. Pernyataan ini cukup kontroversial namun sejalan dengan perkembangan saat ini.

Walmart merupakan salah satu perusahaan pertama yang mengadopsi sistem software ERP berbasis cloud dari SAP. Oh, fun fact, Walmart ini pernah eksis di Indonesia loh, tapi sayangnya tidak bertahan lama karena tergerus krisis moneter, oke kembali ke topik. Perusahaan ini mengintegrasikan AI dengan manajemen inventaris di beberapa gerainya. Setiap rak ada kameranya. Kamera tersebut terhubung dengan sistem secara terus-menerus memantau untuk memahami produk mana yang lagi laku-lakunya, produk mana yang perlu di-refill, dan apakah ada produk yang mau kadaluarsa/terlalu lama di rak.

Success Story: Mitsubishi Electric

Mitsubishi Electric telah mengimplementasikan sistem ERP untuk mendukung proses manufakturnya. Modul manufaktur yang digunakan tersebut dapat menangani hingga 10.000 perintah kerja setiap hari secara otomatis. Hasilnya, secara keseluruhan, proses manual operasional berhasil dikurangi hingga 55%.

Jadi, Apa Insights yang Bisa Kita Ambil dari Penjelasan Sistem ERP Ini

Saat ini, implementasi sistem ERP menjadi semakin krusial bagi perusahaan supaya tetap bisa kompetitif. Berdasarkan survei oleh Panorama Consulting Group, 90,9% responden setuju bahwa ERP membantu mengoptimalkan tingkat inventaris, sementara 77,7% mencatat peningkatan produktivitas dan efisiensi. ERP tidak hanya mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, HR, dan logistik, tetapi juga meningkatkan visibilitas dan otomatisasi proses bisnis, memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data yang lebih baik. 

Dengan fitur keamanan data yang canggih dan kemampuan untuk memenuhi regulasi, ERP meminimalkan risiko dan meningkatkan transparansi. Contoh sukses seperti Ocean Network Express menunjukkan bagaimana ERP dapat memusatkan proses keuangan, mempercepat pelaporan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Pada akhirnya, sistem ERP terbukti dapat memberikan manfaat. Namun, perlu diingat, sistem ERP itu membutuhkan jumlah data yang besar, konsisten, dan berkualitas. Jika perusahaan Anda belum memenuhi itu, maka Anda harus mulai melakukannya dari sekarang.

Hal yang sulit memang, apalagi jika Anda lakukan itu sendirian. Karena itu sudah saatnya Anda mencoba untuk berkonsultasi dengan partner implementasi ERP. Tak perlu repot mencari, karena Anda sudah menemukannya di sini.