Mengelola gudang sama sekali tidaklah mudah. Dari ratusan hal yang harus Anda kelola hingga optimalisasi sistem manajemen gudang yang tepat, semuanya membutuhkan perencanaan yang cermat dan eksekusi yang ketat.
Namun, jika Anda dapat mengikuti strategi yang tepat, Anda bisa mencapai proses distribusi yang lebih efisien. Dalam artikel ini, kami akan memberikan 11 tips untuk membantu Anda mengelola gudang dengan lebih baik.
11 Tips Jitu Mengelola Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang yang tepat dapat menunjang efisiensi operasional perusahaan. Banyak perusahaan sudah melakukannya, Anda jangan sampai kelewatan. Berikut 11 tips yang bisa diterapkan untuk memaksimalkan sistem manajemen gudang di bisnis Anda:
1. Atur inventaris Anda berdasarkan kategori
Untuk mulai mengelola inventaris Anda, langkah pertama yang penting adalah mengklasifikasikannya dengan tepat. Bagaimana caranya? Sebenarnya banyak teknik yang bisa dipakai, namun yang paling umum adalah analisis ABC.
Dengan metode ini, barang disortir berdasarkan seberapa sering terjual dan seberapa besar biaya penyimpanannya. Frekuensi penjualan dihitung berdasarkan rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjual barang, sedangkan nilai penyimpanan adalah biaya untuk menyimpan barang di gudang.
Ada 3 pembagian kategori dalam analisan ABC :
- Kategori A: Produk dengan biaya penyimpanan tinggi, penjualan kurang
- Kategori B: Produk dengan biaya penyimpanan sedang, penjualan sedang
- Kategori C: Produk dengan biaya penyimpanan rendah, penjualan cepat
Contohnya, jika Anda menjual pisau dengan kualitas premium dan pisau dapur biasa, produk pisau premium kemungkinan besar masuk dalam kategori A karena penjualannya yang lebih sedikit. Anda mungkin memilih untuk menyimpannya di area belakang gudang dan melindunginya dari karat, mengingat barang ini akan tersimpan dalam waktu yang lama. Sedangkan pisau dapur lebih pas diletakkan di kategori C, dan Anda bisa menyimpannya di area yang lebih mudah dijangkau tanpa perlu proteksi kelembapan, karena barang ini cepat terjual.
2. Bersihkan gudang secara teratur
Kebersihan gudang adalah faktor penting untuk menjaga keamanan dan efisiensi operasional. Walaupun di gudang besar, menjaga kebersihan bisa menjadi tantangan.
Meski begitu, ada beberapa metode sederhana yang dapat Anda pakai untuk menjaga kebersihan gudang. Berikut adalah beberapa caranya:
- Jadwalkan pembersihan secara berkala di gudang Anda.
- Buat daftar area yang sudah dibersihkan untuk mempermudah pemantauan.
- Dorong terciptanya budaya ‘kebersihan sebagai nilai utama’ di tempat kerja.
- Gunakan tempat sampah yang sesuai dengan jenis sampah agar lebih terorganisir.
- Pilih bahan pelindung debu untuk meminimalkan penumpukan debu di area gudang.
Dengan cara ini, Anda dapat menciptakan sistem manajemen gudang yang lebih teratur dan efisien. Lalu akhirnya berimbas pada peningkatkan kinerja dan produktivitas tim.
3. Susun ulang area pengiriman Anda
Aktivitas packing dan pengiriman sepenuhnya dilakukan di area pengiriman. Di bagian ini, proses pengemasan dan pengiriman sebaiknya memakan waktu sesedikit mungkin.
Selain pelatihan rutin, ada berbagai strategi penataan yang dapat membantu mempercepat alur pengiriman. Begini caranya:
- Letakkan barang baru dekat dengan area pengiriman untuk meminimalisir waktu pengambilan dari rak, sehingga pengiriman bisa dilakukan lebih cepat.
- Pastikan rak diberi label dengan jelas, sehingga staf gudang dapat dengan cepat menemukan barang yang dibutuhkan.
- Tempatkan bahan packing di area yang mudah dijangkau dari area pengiriman untuk meningkatkan efisiensi gudang.
Jika Anda melakukan langkah-langkah ini, Anda akan mulai beralih ke sistem pengiriman yang lebih terorganisir dan cerdas. Seiring dengan berjalannya waktu, Anda bisa mulai merencanakan dokumen, menetapkan tujuan waktu, dan mengevaluasi kinerja staf gudang Anda.
4. Dorong pola pikir “Safety First”
Budaya keselamatan atau safety culture merupakan upaya aktif untuk mengimplementasikan standar keselamatan di seluruh level perusahaan, dari atas hingga bawah. Kecelakaan adalah risiko besar, tapi hal itu bisa menjadi pelajaran bagi karyawan untuk meningkatkan kehati-hatian mereka di masa depan agar kejadian serupa tidak terulang.
Apakah bisnis kecil perlu menerapkan budaya keselamatan? Tentu saja iya. Bahkan, dengan gudang yang hanya memiliki sedikit karyawan, Anda tetap bisa melibatkan mereka dalam diskusi mengenai bahaya, prosedur keselamatan, perlindungan diri, dan cara-cara untuk menghindari cedera. Langkah ini akan mendukung terciptanya tempat kerja yang aman tanpa menyepelekan keselamatan.
5. Buat SOP penerimaan barang
Selama ini, fokus kita adalah pada aktivitas di gudang yang berhubungan dengan barang-barang yang sudah tersimpan. Sekarang, mari kita berhenti sejenak dan bahas cara membuat kebijakan atau SOP untuk menyederhanakan proses penerimaan barang ke dalam gudang.
Melansir dari Extensiv, Membuat SOP untuk efisiensi sistem manajemen gudang bisa anda lakukan dengan cara berikut ini:
- Koordinasi yang Efektif: Lakukan koordinasi yang tepat dengan supplier untuk mendapatkan informasi mendalam mengenai barang yang akan tiba di gudang. Data seperti kuantitas, berat, jenis kemasan, dan nama pengirim sangat penting agar Anda dapat merencanakan space gudang dengan baik tanpa mengganggu aktivitas gudang.
- Checklist pengiriman: Setelah mengumpulkan semua detail dari supplier, buat langkah pengecekan yang perlu diikuti staf sebelum menerima barang ke gudang. Umumnya, proses ini mencakup beberapa aspek berikut:
- Kemasan: Cek apakah kemasan dalam kondisi aman, tanpa kerusakan atau tanda-tanda manipulasi.
- Pemberian Label: Pastikan bahwa label barang sesuai dengan kiriman supplier yang benar dan produk tersebut telah memenuhi standar keselamatan yang relevan.
- Dokumentasi: Teliti dokumen dari jasa pengiriman untuk memastikan kesesuaian dengan nama penerima dan rincian lainnya.
- Tenaga kerja: Jumlah tenaga kerja yang tidak seimbang dapat merugikan bisnis Anda. Identifikasi jumlah staf yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah barang yang datang. Berapa banyak yang dapat dikelola oleh setiap individu, serta berapa lama barang dapat tetap aman di area penerimaan sebelum dibongkar. Setelah itu, evaluasi tarif per jam staf gudang dan sesuaikan dengan kebutuhan sumber daya.
- Proses Pindah Barang: Setelah proses pemuatan selesai dan barang telah dipindahkan ke area yang sudah ditentukan, pastikan seorang supervisor memantau kegiatan ini untuk memastikan prosesnya tetap aman. Apabila menggunakan forklift atau mesin berat lainnya, supervisor harus memastikan protokol keselamatan tambahan telah diterapkan.
- Pengecekan: Setelah barang sampai di area penerimaan, periksa kondisi kemasannya untuk menghindari kerusakan seperti robek atau berlubang. Pastikan juga untuk menghitung jumlah barang dengan cermat agar tidak ada yang terlewat.
Baca Juga: 12 Manfaat Supply Chain Management yang Perlu Kamu Tahu + Case Study
6. Terapkan teknik pengemasan yang efisien
Pengemasan yang efisien bisa menekan biaya pengiriman dan meningkatkan margin keuntungan Anda. Walaupun fokus utamanya pada efisiensi proses, dampak positifnya tetap terasa.
Dengan pengemasan yang lebih optimal, Anda dapat mengemas barang lebih cepat dan mempermudah proses penyimpanan serta pergerakannya di gudang.
Jadi, jika Anda belum pernah memikirkan pengemasan Anda, periksa apakah pengemasan tersebut sudah berkontribusi pada efisiensi atau belum.
7. Update inventaris secara berkala
Selalu memperbarui inventaris membuat Anda lebih mudah mengetahui barang-barang yang ada di gudang dan yang sedang diproses untuk keluar. Langkah ini juga termasuk dalam prinsip “keep it simple”. Dengan pelacakan inventaris yang akurat, proses packing pun dapat diatur dengan lebih baik. Jika ada barang yang tidak datang, Anda akan lebih cepat mengetahuinya, misalnya karena Anda kebetulan memesan barang lebih banyak dari yang diperlukan.
Penggunaan oftware inventory management, seperti SAP S/4HANA, dapat membantu Anda memastikan catatan inventaris Anda terkelola dengan baik. Integrasi dengan barcode scannernya membuat pelacakan SKU dan stok barang Anda menjadi lebih mudah dan efisien. Coba demo gratis sekarang!
8. Perbesar insentif untuk karyawan
Karyawan di gudang Anda menunjukkan dedikasi tinggi dalam pekerjaan mereka, dan mereka ingin merasa dihargai. Meningkatkan insentif di tempat kerja adalah langkah mudah untuk:
- Memperkuat semangat tim
- Meningkatkan output kerja
- Meningkatkan loyalitas karyawan
Memberikan istem pendingin (HVAC) yang baik adalah salah satu insentif yang perlu disediakan di gudang. Terutama di area dermaga, suhu harus nyaman di musim panas dan pemanasannya harus memadai di musim dingin. Kenapa? karena pintu sering terbuka dalam waktu yang lama.
9. Perkecil jumlah tahapan dalam proses
Ada istilah “terlalu banyak koki di dapur”, yang berarti terlalu banyak orang terlibat dalam suatu pekerjaan. Dalam konteks supply chain, hal ini juga bisa menyebabkan masalah.
Mengurangi touch point dan pihak yang menangani paket atau proses adalah langkah penting untuk menghindari kesalahan dan keterlambatan.
Jika satu atau dua orang bisa mengurus proses packing, scan produk, dan menempatkan produk tersebut ke truk dalam satu alur, biarkan mereka melakukannya.
Pendekatan berbasis jalur perakitan sering kali malah menambah masalah, karena terlalu banyak tangan yang terlibat dan proses yang tidak sinkron dapat menyebabkan kesalahan.
10. Buat program pengembangan berkelanjutan
Pengembangan berkelanjutan sangat penting bagi karyawan. Setiap hari mereka mendapatkan pengalaman baru di tempat kerja, tapi… tetap ada ruang untuk penyempurnaan.
Dengan menawarkan pendidikan berkelanjutan dan pelatihan, perusahaan mendukung retensi karyawan yang terfokus pada pengembangan keterampilan. Langkah ini dapat membantu perusahaan dan karyawan tetap selaras dengan tren keselamatan dan perubahan dalam industri.
Perlu diingat, mengharapkan karyawan untuk selalu bertahan selamanya di perusahaan mungkin tidak realistis. Namun, ini bukan alasan untuk membatasi mereka pada satu bidang saja.
Sebaliknya, dorong mereka untuk terus berkembang di dalam bisnis Anda, dengan menyadari bahwa pertumbuhan tersebut mungkin membuka peluang baru bagi mereka di tempat lain.
11. Gunakan software sistem manajemen gudang
Di dalam gudang, meskipun berbagai tugas dilakukan, data harus tetap terjaga konsistensinya. Untuk menjalankan operasi gudang secara efisien, data barang harus seragam di setiap tahapan.
Misalnya, saat barang datang, Anda perlu mencatat informasi seperti SKU, jumlah, jenis, dan kategori barang, agar informasi tersebut diteruskan hingga proses pengiriman. Jika Anda melakukan pencatatan secara manual, risiko kehilangan data atau kesalahan pencatatan selalu ada.
Dengan software sistem manajemen gudang (WMS), data seperti faktur, paket, dan label pengiriman tercatat otomatis dan tersimpan dengan aman dalam database. Hal ini dapat membantu meminimalisir kesalahan dan mempermudah verifikasi data. Aplikasi gudang berbasis cloud memungkinkan Anda memantau situasi gudang meskipun tidak sedang di lokasi.
Baca Juga: Strategi CRM untuk Meningkatkan Retensi Pelanggan di Industri Ekspedisi
Tips Meningkatkan Efisiensi Gudang dengan Strategi Distribusi yang Terbukti Efektif
Dalam proses picking, packing, dan shipping, tujuan utama adalah mencapai pengiriman yang cepat dan tepat. Seiring perkembangan industri, selalu ada ruang untuk meningkatkan operasional gudang, mengingat pergeseran konsumen ke belanja online dan kebutuhan akan pengiriman lebih cepat.
Berikut adalah strategi manajemen distribusi yang dapat membantu memperbaiki sistem manajemen gudang Anda dan mempercepat alur kerja:
Optimalkan Waktu Proses Pesanan Anda
Ada dua faktor waktu yang memengaruhi bisnis Anda. Yang pertama adalah waktu proses pesanan, yaitu lamanya waktu yang diperlukan agar pesanan tiba ke pelanggan.
Jika pengiriman terlambat, pelanggan yang berharap pesanan sampai dalam jangka waktu tertentu bisa merasa kecewa.
Untuk itu, penting untuk memastikan gudang Anda terorganisir dengan baik dan tim pengiriman bekerja efektif. Selain itu… waktu pengiriman yang tercantum di situs web harus akurat, agar pesanan bisa sampai dalam waktu yang cepat dan tepat.
Sederhanakan Ukuran Kotak dan Material Kemasan
Memakai jalur packing yang terorganisir diperlukan untuk bergerak cepat dan efisien saat barang dikemas secara manual. Tentunya Anda tidak ingin area packing di gudang menjadi hambatan terbesar dalam sistem manajemen gudang Anda. Jika Anda menghadapi terlalu banyak pilihan bahan kemasan dan ukuran kotak, hal ini bisa menjadi sangat membingungkan.
Dengan mengurangi pilihan ukuran kotak menjadi 3-6 jenis, Anda perlu mempelajari cara mengisi kotak-kotak tersebut dengan cepat. Pilih bahan kemasan yang sesuai, satu untuk barang rapuh dan satu lagi untuk mengisi ruang kosong, agar alur kerja menjadi lebih lancar. Semakin sederhana tugas karyawan, semakin cepat mereka bekerja.
Optimalkan Penerimaan Barang dengan Teknologi AI
Sekarang ini, Anda pasti sudah memanfaatkan sistem manajemen gudang untuk inventaris dan pesanan dengan baik. Namun, dengan menambahkan lebih banyak otomatisasi, terutama dalam penerimaan barang, Anda dapat mempercepat proses ini dan meningkatkan efisiensi operasional.
Dengan pemakaian AI dalam proses otomatisasi, penerimaan barang bisa dilakukan dalam skala besar, bukan hanya dengan memindai barang satu per satu. Mengurangi waktu antara kedatangan produk dan penyimpanan di rak sangat penting, dan ini bisa menghemat banyak waktu di setiap tahap proses.
Tingkatkan Efisiensi Sistem Manajemen Gudang Anda dengan SAP S/4HANA Cloud
Penerapan sistem manajemen gudang yang efisien akan memaksimalkan produktivitas dan memastikan bisnis Anda tetap menguntungkan. Sistem yang terintegrasi juga mempermudah pengawasan stok dan proses pengiriman untuk mengurangi risiko kesalahan dan keterlambatan.
SAP S/4HANA menawarkan sistem yang memungkinkan pengelolaan otomatis yang lancar untuk melacak inventaris, karyawan, dan data gudang. Konsultasi gratis sekarang dan dapatkan DEMO GRATIS!
Tingkatkan efisiensi manajemen gudang Anda dengan SAP S/4HANA Cloud Edition!
Sistem ERP membantu Anda menyederhanakan seluruh proses bisnis, termasuk mengelola finansial perusahaan, sumber daya manusia, manufaktur, supply chain, service, procurement dan masih banyak lagi.
