ERP system adalah salah satu solusi yang kian dibutuhkan oleh banyak bisnis untuk mengelola berbagai proses dalam satu platform terintegrasi. Tapi, apa sih sebenarnya ERP system itu?
Bayangkan Anda punya alat yang bisa menghubungkan semua fungsi bisnis, mulai dari keuangan, inventaris, SDM, hingga produksi dalam satu sistem yang real-time. Dengan ERP, semuanya jadi lebih mudah diakses dan dikelola.
Di artikel ini, kita akan bahas lebih lanjut tentang apa itu ERP system, bagaimana cara kerjanya, dan mengapa banyak perusahaan mengandalkan teknologi ini untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka. Yuk, langsung simak agar lebih paham manfaat ERP bagi bisnis Anda!
Apa itu ERP System?
Istilah ERP mulai populer di tahun 1990-an berkat Gartner. Sederhananya, ERP System dirancang untuk mengelola berbagai aspek bisnis penting—dari keuangan, SDM, manufaktur, hingga rantai pasokan, pengadaan, dan manajemen proyek. Ini sebabnya, ERP jadi bagian utama dalam operasional harian banyak perusahaan.
ERP System ini menghubungkan berbagai aplikasi bisnis ke dalam satu basis data bersama, sehingga perusahaan bisa lebih hemat sumber daya dalam mengelola semua proses bisnis.
Aplikasi-aplikasi ini, yang disebut modul, punya fokus masing-masing (misalnya, ada modul untuk HR, keuangan, dan sebagainya), tapi tetap bekerja sama dalam satu sistem. Karena setiap bisnis punya kebutuhan yang berbeda, modul ERP bisa dipilih sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan.
ERP ini paling efektif saat semua fungsi bisnis terhubung lewat modul-modul tersebut. Dengan begitu, data terkumpul di satu tempat, menghilangkan “silo” yang sering mempersulit pengumpulan data dan mencegah data ganda. Di sinilah ERP berperan sebagai “sumber kebenaran tunggal,” yang artinya semua data penting perusahaan tersimpan rapi dalam satu sistem terpusat untuk memudahkan pengambilan keputusan.
Manfaat ERP System untuk Perusahaan
Berikut ini untuk manfaat-manfaat yang dirasakan perusahaan dengan penggunaan ERP:
Menyatukan Sistem yang Terpisah-pisah
Mengelola banyak proses bisnis yang terpisah bisa jadi tantangan besar, apalagi jika tiap divisi punya sistem sendiri. Nah, ERP hadir untuk menyederhanakan ini dengan menghubungkan berbagai fungsi dalam satu platform.
Contohnya, ERP bisa mengintegrasikan alat pelacakan waktu, pengelolaan anggaran, penagihan, hingga pesanan pembelian ke dalam satu alur yang mulus. Jadi, tidak perlu lagi loncat-loncat antar sistem—semua terpusat dan mudah dikelola.
Standarisasi Alur Kerja
ERP juga sangat membantu dalam menyusun alur kerja yang seragam. Dengan template yang sudah ada, tim bisa membuat rangkuman proyek atau laporan tanpa repot, karena semuanya mengikuti prosedur yang sama.
Ini bukan hanya mengurangi kesalahan, tapi juga bikin kerja lebih efisien. Dengan alur kerja yang terstandarisasi, perusahaan jadi lebih konsisten, lebih efisien, dan tetap sesuai dengan standar industri yang berlaku.
Peningkatan Visibilitas
ERP memberi akses real-time ke data bisnis, jadi manajer dan karyawan bisa membuat keputusan lebih cepat dan tepat. Dengan fitur manajemen proyek dan tugas, kemajuan setiap pekerjaan bisa dipantau, membuat semua orang—termasuk klien—selalu diperbarui. Visibilitas yang lebih baik ini juga memudahkan dalam peramalan, perencanaan sumber daya, dan alokasi yang lebih efisien.
Pengawasan Keuangan yang Lebih Optimal
Berdasarkan studi BlackLine, hampir 70% organisasi pernah membuat keputusan penting dengan data keuangan yang kurang akurat. ERP hadir sebagai solusi yang membantu bisnis menjaga keandalan data.
Dengan alat pelaporan otomatis, pelacakan pengeluaran, dan manajemen pendapatan yang lebih mudah, ERP berfungsi sebagai sumber utama data keuangan yang akurat. Ini memungkinkan bisnis mengurangi inefisiensi dan mengoptimalkan penggunaan anggaran.
Pertumbuhan Berkelanjutan
Salah satu keunggulan ERP adalah kemampuannya berkembang seiring bisnis Anda tumbuh. ERP bisa menambah pengguna baru, memperkenalkan fitur-fitur baru yang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang lebih besar, dan bahkan menambahkan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
Penting untuk memilih vendor software yang fokus pada pengembangan dan peningkatan sistem mereka secara berkala, sehingga Anda tidak perlu repot memindahkan data atau operasi ke platform baru saat bisnis Anda sedang berada di titik penting.
Baca Juga: 17 Rekomendasi Aplikasi ERP Terbaik Yang Bisa Digunakan di Indonesia Berdasarkan G2
Cara Memilih ERP System yang Tepat!
Memilih sistem ERP yang tepat adalah keputusan krusial yang dapat memengaruhi efisiensi dan kesuksesan bisnis Anda.
Dengan berbagai opsi yang tersedia, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor kunci agar solusi yang dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat membantu Anda dalam proses pemilihan ERP, dilengkapi dengan data statistik dari sumber terpercaya.
Pahami Kebutuhan Bisnis Anda
Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Tentukan modul yang diperlukan, seperti manajemen keuangan, inventaris, sumber daya manusia, atau pengadaan.
Menurut laporan dari Panorama Consulting, 54% bisnis menyatakan bahwa ketidaksesuaian ERP dengan kebutuhan bisnis menjadi salah satu penyebab utama kegagalan implementasi ERP. Dengan memahami kebutuhan ini, Anda dapat memilih ERP yang benar-benar mendukung operasional perusahaan.
Pertimbangkan Skalabilitas
ERP adalah investasi jangka panjang yang harus mampu berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda. Pastikan sistem ERP yang dipilih bersifat scalable dan dapat beradaptasi dengan perubahan bisnis.
Gartner merekomendasikan perusahaan untuk memilih ERP yang fleksibel dan dapat menyesuaikan diri dengan rencana ekspansi, memastikan sistem tetap relevan di masa depan.
Evaluasi Kemampuan Integrasi
ERP yang ideal harus mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada, seperti software akuntansi atau aplikasi CRM.
Menurut Software Advice, 48% bisnis menyatakan bahwa kemampuan integrasi ERP adalah faktor utama dalam keberhasilan implementasi. Kemampuan integrasi yang baik memastikan alur kerja yang lancar dan efisien antar departemen.
Perhatikan Dukungan dan Pembaruan Berkala
ERP bukan hanya alat bantu saat ini, tetapi juga investasi jangka panjang. Pilih vendor yang menyediakan dukungan teknis dan pembaruan sistem secara berkala.
Aberdeen Group menemukan bahwa perusahaan yang rutin memperbarui ERP mereka mengalami peningkatan produktivitas hingga 25%. Pembaruan berkala memastikan sistem tetap aman dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.
Analisis Biaya dan ROI Jangka Panjang
Implementasi ERP memerlukan investasi signifikan, sehingga penting untuk menganalisis biaya dan potensi pengembalian investasi (ROI). Selain biaya awal, pertimbangkan biaya dukungan, pelatihan, dan pembaruan.
TechTarget melaporkan bahwa biaya yang dihabiskan pada proyek ERP rata-rata dapat dikembalikan dalam waktu tiga hingga lima tahun jika sistem dikelola dengan baik. Memastikan ERP yang dipilih menawarkan manfaat yang sepadan dengan investasi akan membantu mencapai hasil optimal.
Rekomendasi: SAP HANA sebagai Solusi ERP yang Tepat
Jika Anda mencari ERP yang memenuhi kriteria di atas, SAP HANA adalah pilihan yang patut dipertimbangkan. SAP HANA menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas tinggi, serta kemudahan integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis.
Dengan teknologi canggih dan pembaruan rutin, SAP HANA memungkinkan perusahaan memantau data secara real-time, mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. Platform terpusat yang disediakan oleh SAP HANA membantu perusahaan mengelola berbagai fungsi operasional dalam satu sistem, meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.
Optimalkan seluruh proses bisnis perusahaan Anda di satu tempat.
Sistem ERP membantu Anda menyederhanakan seluruh proses bisnis, termasuk mengelola finansial perusahaan, sumber daya manusia, manufaktur, supply chain, service, procurement dan masih banyak lagi.
