Sistem HRIS adalah salah satu langkah “two way street” atau jalan dua arah bagi perusahaan dalam mengelola Sumber Daya Manusia (SDM). Di mana informasi tentang karyawan diterima oleh perusahaan dan kembali juga kepada karyawan.
Sistem ini menghilangkan pengelolaan SDM yang berbasis kertas atau manual. HRIS memberikan kemudahan dalam berinteraksi. Pada artikel ini, mari kita bahas lebih lanjut tentang Sistem HRIS dan apa manfaatnya bagi perusahaan Anda.
Apa itu Sistem HRIS?
Masih ingat saat dunia dihantam pandemi COVID-19? Saat semua pekerja harus bekerja dari rumah masing-masing? Saat itulah masa di mana industri Human Resources mengalami masa transisi yang berat. Adanya sistem HRIS bisa memudahkan pengawasan terhadap kinerja jarak jauh para karyawan.
Sistem HRIS (Human Resources Information System) telah berkembang sebagai sistem yang menyimpan informasi mengenai setiap aspek SDM, baik itu akademik, keluarga, kualifikasi, pribadi, evaluasi kinerja dan karier, gaji, medis, atau pelatihan dan pengembangan individu.
Sistem HRIS adalah sebuah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola dan mengotomatisasi proses HR inti serta mendukung administrasi tunjangan, waktu dan kehadiran, penggajian, dan alur kerja lainnya, serta penyimpanan data karyawan, seperti informasi pribadi, demografi, dan kompensasi.
Dengan adanya HRIS, semua catatan ini dapat tersedia dalam satu layar dengan reliabilitas yang terjamin. Selain itu, laporan dengan banyak metriks dapat dihasilkan dan dimodifikasi dengan mudah.
HRIS mengelola proses SDM sehari-hari, mengurangi pekerjaan administratif, dan menjaga data karyawan tetap terbaru yang memungkinkan manajemen untuk beralih ke fungsi yang lebih produktif. (Eric Vulpen, 2021).
Baca Juga: 20 Aplikasi HR Terbaik untuk Perusahaan Indonesia
Manfaat Sistem HRIS Bagi Perusahaan
HRIS memang sebuah kebutuhan mendasar bagi bisnis saat ini untuk bisa mengelola SDM dengan lebih “seamless”. Hanya saja, tak sedikit perusahaan yang masih ragu-ragu untuk berinvestasi di sistem HRIS. Alasannya macam-macam, tapi… kebanyakan karena belum pada tahu apa sih manfaat yang bisa diberikan HRIS pada perusahaan?
Tidak mengimplementasikan sistem HRIS adalah kesalahan yang bisa menimbulkan banyak hambatan yang bahkan bisa berujung pada retensi karyawan, masalah produktivitas, hingga ongkos rekrutmen yang membengkak. Apa saja manfaat HRIS bagi perusahaan?
Mudah untuk Mengontrol Perubahan Informasi Karyawan
Percaya tidak percaya, hidup Anda pasti dinamis kan? Hari ini bisa jadi belum berkeluarga atau tinggal di kontrakan, Tidak menutup kemungkinan beberapa bulan kedepan, Anda sudah menikah dan tinggal di rumah lain.
Begitu Pula yang terjadi pada karyawan Anda. Mereka yang Anda terima kerja 6 bulan lalu, pasti data-datanya sudah berbeda saat ini. Dengan sistem HRIS, karyawan bisa langsung melakukan pembaharuan tanpa perlu repot-repot Anda yang mendatanginya satu per satu. Apalagi jika terdapat ratusan karyawan di kantor Anda. Menggunakan blanko kertas sudah nampak kuno dan buang-buang waktu.
Memudahkan Komunikasi dan Kolaborasi Antar Karyawan
Adanya HRIS bisa memudahkan karyawan saling berinteraksi dan mengenal satu sama lain. Maka jalinan komunikasi juga jadi lebih lancar, masalah pekerjaan pun jadi hilang hambatan. Apalagi jika kantor Anda menerapkan sistem kerja remote atau hybrid, akan sangat sedikit interaksi fisik yang terjadi.
Adanya sistem komunikasi terpusat ini memudahkan koordinasi juga. Bahkan, anda tidak perlu lagi susah payah berkeliling ke satu departemen ke departemen lain untuk sebuah pengumuman. Anda tinggal melakukan broadcast di satu aplikasi, semua karyawan menerima informasi. Efektif kan?
Selain itu, karyawan yang lebih engaged bisa meningkatkan profit perusahaan hingga 23% lho.
Laporan Analitik yang Real Time
Tidak ada HR yang bisa membuat keputusan yang data-driven tanpa bantuan real-time HR data. Setuju? Mengimplementasikan sistem HRIS terbaik di perusahaan Anda akan membantu dalam pengumpulan dan pengolahan data.
Mulai dari data employee engagement, timesheet information, turnover rates, dan banyak lainnya, Adanya laporan lengkap yang selalu diperbarui secara real time ini bisa menjadi landasan bagi HR untuk menyusun strategi dan melakukan evaluasi berkala.
Lebih Efektif dengan Otomasi
Beberapa pekerjaan di departemen HR sebenarnya merupakan pekerjaan repetitif. Dalam artian, Anda bisa mempersingkat waktu dan mengurangi pasokan tenaga di beberapa bagian. Hal ini bisa lebih menghemat waktu dan menekan beban operasional.
Hal-hal yang bisa diotomatisasi mulai dari presensi, onboarding, evaluasi, dan tetekbengek HR lainnya. Dengan sistem HRIS akan lebih mudah dan efisien setiap kinerja HR di perusahaan Anda.
Platform yang Self-Service
HRIS ini membuat tugas HR juga lebih berkurang karena kebanyakan fitur yang diterapkan adalah self service. Yang mana para karyawan harus secara mandiri menggunakannya harian atau bulanan. Mulai dari mengupdate informasi pribadi, slip gaji, izin tidak masuk, menerima feedback dari tim, dan banyak lainnya.
Meningkatkan Kepatuhan Pada Aturan Pemerintah
Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah adalah perhatian utama bagi perusahaan, tidak peduli seberapa besar atau kecil skala bisnismu.Dengan melanggar persyaratan dapat mengakibatkan denda atau penalti yang besar.
Namun, HRIS yang terorganisir dengan baik menciptakan jaringan terpadu untuk melacak dan menyimpan data kepatuhan dalam hal audit, seperti penyelesaian kursus pelatihan dan formulir pemerintah yang diajukan, serta banyak hal lainnya.
Baca Juga: 6 Alasan Mengapa Anda Perlu Menggunakan HRIS Cloud
Contoh Sistem HRIS 2024
Tahukah Anda bahwa lebih dari 38% karyawan merasakan burnout karena proses dan sistem di perusahaan yang tidak efektif.
Berikut ini beberapa fitur sistem HRIS yang umumnya ada dan memudahkan HR dalam segala pekerjaanya agar sistem jadi lebih efektif.
Sistem Rekrutmen
Saat ini proses rekrutmen banyak dilakukan di website atau aplikasi. Tujuannya agar lebih mudah dalam melakukan tracking. Sistem HRIS adalah platform yang bisa memudahkan HR dan juga tim dalam perusahaan, bahkan calon karyawan baru. HRIS bisa melakukan fitur permintaan tenaga kerja, proses rekrutmen, proses ketenagakerjaan, dan proses perekrutan yang lengkap.
Sistem Penyimpanan Data Pegawai
Dengan sistem cloud-based, seluruh informasi yang diletakkan di sistem HRIS jadi terpusat dan lebih terorganisir. Bahkan, HR tidak perlu melakukan input manual satu per satu. Karyawan bisa melakukan update informasi sendiri dengan sistem self-service. Penyimpanan data karyawan di HRIS ini bisa dibilang paling efisien.
Sistem Kehadiran
Untuk mengatur kehadiran di perusahaan tentu harus menemukan sistem paling efektif. Apalagi jika perusahaan Anda merupakan perusahaan skala besar. Dengan menggunakan sistem HRIS, bahkan bisa melakukan absensi kehadiran dari mana saja. Khususnya jika perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh. Kehadiran menentukan gaji, maka harus akurat dan tepat. HRIS akan memperhitungkan segalanya mulai dari jadwal shift, jam lembur, cuti, dan sebagainya secara otomatis dan akurat.
Sistem Payroll
Sistem yang sangat membantu dan tidak bikin HR dan finance pusing lebih lama adalah sistem payroll. Payroll dalam HRIS selalu mengikuti perhitungan pajak terbaru, asuransi, payroll bank, BPJS hingga PPh 21 terbaru. Jika melakukannya dengan manual, apalagi jumlah karyawan banyak, bisa pusing kan?
Sistem Penilaian Karyawan
Sistem penilaian bisa memberikan penilaian bagi karyawan yang terstruktur dan pastinya transparan. Dilengkapi manajemen kinerja terkait dengan pelatihan, manajemen kinerja berdasarkan KPI, dan manajemen kinerja berdasarkan kehadiran. Alhasil, seluruh karyawan bisa melakukan peninjauan dengan mudah. Hal ini bisa menjadi landasan untuk perkembangan karyawan.
Kabar baiknya, semua sistem HRIS yang sangat membantu kinerja HR itu sudah bisa Anda rasakan di 1 software HRIS Haermes dari Weefer. Bukan hanya sekadar software penggajian biasa, Haermes memiliki semua fitur yang disebutkan di atas. Ditambah dengan poin plus fleksibilitasnya yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Anda bisa mengandalkan Haermes untuk meningkatkan produktivitas tim HR, agar lebih hemat waktu dan biaya. Apalagi jika ingin mencobanya terlebih dahulu, ada GRATIS UJI COBA spesial untuk Anda. Isi form di bawah ini untuk mendapatkannya!
Transformasi Pengelolaan SDM Perusahaan Anda dengan Haermes!
Anda siap untuk membawa keberhasilan SDM Anda ke level berikutnya? Ayo, temukan potensi baru bersama Haermes!
