Warehouse Management System adalah: Pengertian dan Manfaatnya

WMS atau Warehouse Management System adalah istilah yang sudah sangat familiar bagi yang memang bekerja untuk industri retail, distributor, dan manufaktur. Bukan hanya sekedar sekumpulan aturan untuk pengelolaan barang di gudang. 

Jika sudah membicarakan WMS maka sudah sampai pada tahap solusi software, atau platform untuk memudahkan pengelolaan warehouse. Di sini akan kita bahas lebih jauh ya. Apa itu WMS, manfaat hingga rekomendasi solusi perangkat lunak terbaik yang bisa Anda gunakan. 

Apa itu Warehouse Management System?

Menurut Deposco, WMS atau Warehouse Management System adalah platform cloud modern yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan setiap keputusan pemilihan, pengemasan, dan pengiriman guna memastikan bisnis Anda memanfaatkan inventaris sebaik mungkin.

Platform ini mengatasi tantangan yang semakin besar, yaitu bagaimana mengirimkan lebih banyak pesanan ke lokasi yang tepat dengan kepercayaan, kecepatan, dan hampir tanpa kesalahan – dengan biaya yang lebih rendah.

Sementara menurut Journal of Logistics and Supply Chain, WMS secara luas digunakan di berbagai industri untuk mengoptimalkan operasi gudang dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan. 

Penggunaan WMS telah berkembang untuk mengatasi tantangan bisnis modern dan memanfaatkan kemajuan teknologi. Pengaruh WMS meluas ke lanskap kompleks retail multi-channel, memungkinkan bisnis untuk secara efektif mengawasi inventaris dan pesanan di berbagai platform penjualan. 

WMS sangat penting dalam mengelola pengembalian produk secara efisien, memfasilitasi proses logistik balik dengan kejelasan dan efektivitas. Integrasi dengan teknologi otomatisasi meningkatkan alur kerja operasional, sementara alat analisis data yang tertanam dalam WMS modern menawarkan wawasan berharga untuk menyempurnakan kinerja gudang.

Baca Juga: 17 Rekomendasi Aplikasi ERP Terbaik Yang Bisa Digunakan di Indonesia Berdasarkan G2

Manfaat Warehouse Management System

Warehouse Management System (WMS) adalah tulang punggung operasi rantai pasokan yang efisien. Berikut adalah beberapa manfaat dari mengimplementasikan WMS dalam operasi logistik Anda:

Pelacakan dan Kontrol Inventaris Real-Time

Bayangkan Anda punya gudang penuh barang, tapi tanpa sistem otomatisasi, mengelola inventaris bisa jadi seperti mencari jarum di tumpukan jerami! Di sinilah Warehouse Management System (WMS) hadir untuk membantu. 

WMS memberi Anda pandangan menyeluruh atas inventaris secara real-time, lengkap dengan alat canggih seperti pemindai barcode, teknologi RFID (Radio-Frequency Identification), hingga pelacakan lokasi yang akurat. Semua teknologi ini memastikan barang-barang Anda selalu terpantau, tidak ada lagi cerita inventaris yang hilang atau salah tempat.

Kalau gudang masih pakai metode manual seperti spreadsheet atau catatan di clipboard, siap-siap untuk tantangan ekstra. Bayangkan kalau ada yang lupa update di spreadsheet atau, lebih parah lagi, catatannya hilang—data inventaris bisa jadi berantakan. Dengan WMS, semua ini bisa diatasi dengan lebih mudah.

Begini kerjanya: begitu barang diterima, dipindahkan, atau diambil, WMS langsung memperbarui lokasinya secara otomatis dalam sistem. Data real-time ini memastikan Anda selalu tahu posisi barang dengan akurat, jadi tidak ada drama mencari barang di saat-saat genting.

Tanpa WMS, barang-barang bisa berakhir di lokasi “misterius” di gudang atau malah tidak tercatat sama sekali. Bayangkan ada palet yang diberi label “Miscellaneous” atau “Unknown”—itu sama saja bikin bingung, kan? Dengan WMS, semuanya terdata rapi, mudah ditemukan, dan operasional gudang pun jadi jauh lebih efisien.

Peningkatan dan Pemenuhan Akurasi Pesanan

Di era belanja online serba cepat, pelanggan ingin semuanya serba instan—pengiriman cepat dan pesanan yang tepat sasaran. Warehouse Management System adalah solusi yang bisa membuat semua itu terjadi tanpa khawatir salah kirim atau keterlambatan. Menurut studi MHI, 87% perusahaan melihat peningkatan akurasi pesanan setelah menggunakan WMS.

Jadi, bagaimana cara WMS melakukannya? WMS dilengkapi dengan algoritma cerdas yang mengatur rute pengambilan barang. Jadi, ketimbang picker harus keliling gudang untuk mencari barang, sistem ini memandu mereka melalui jalur paling efisien. Hasilnya? Waktu pengambilan lebih cepat, kesalahan lebih minim.

Dengan WMS, waktu dari penempatan pesanan sampai barang siap dikirim bisa jauh lebih singkat. Ini memungkinkan bisnis untuk menawarkan pengiriman cepat, bahkan pengiriman di hari yang sama atau hari berikutnya—unggul banget di tengah persaingan yang ketat.

Bahkan saat musim puncak atau promosi besar-besaran, ketika pesanan membanjir, WMS siap membantu gudang meningkatkan skala operasi mereka. Artinya, gudang bisa menangani lonjakan pesanan tanpa mengorbankan kecepatan atau akurasi.

Optimasi Ruang yang Efisien

Warehouse Management System (WMS) mengubah gudang dari sekadar tempat penyimpanan jadi ruang yang benar-benar efisien. Dengan WMS, setiap sudut gudang dimanfaatkan secara optimal, sehingga mengurangi kebutuhan perluasan ruang atau penyewaan fasilitas tambahan. 

Di tengah biaya real estat yang terus meningkat, efisiensi ruang ini tidak hanya soal menumpuk barang, tapi juga soal mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas operasional.

WMS menggunakan algoritma cerdas untuk menentukan lokasi terbaik bagi setiap produk, mempertimbangkan ukuran, berat, permintaan, dan kebutuhan khusus barang tersebut. Selain itu, fitur slotting dinamis memungkinkan barang-barang musiman atau berpermintaan tinggi ditempatkan di area mudah dijangkau selama waktu puncak, lalu dipindahkan ke tempat lain saat permintaan turun. Dengan begini, kapasitas penyimpanan bertambah, dan alur pengambilan barang jadi lebih lancar dan efisien sepanjang tahun.

Pengurangan Stok Berlebih dan Kekurangan Stok

Warehouse Management System (WMS) membantu perusahaan menghindari dua masalah klasik di gudang: stok berlebih dan kekurangan stok. Kelebihan stok bisa membuat dana terjebak dalam inventaris yang tidak laku, sedangkan kekurangan stok bisa bikin pelanggan kecewa karena barang yang dicari tidak tersedia. 

Dengan WMS, Anda bisa memantau level stok dan permintaan secara real-time, mencegah pembelian berlebihan dan memberikan peringatan otomatis ketika stok mulai menipis.

WMS juga mengandalkan data historis dan prediksi permintaan untuk menjaga stok pengaman yang ideal. Jadi, kalau ada lonjakan permintaan atau kendala pasokan tiba-tiba, Anda tetap siap tanpa harus menumpuk stok berlebihan. Hasilnya, biaya penyimpanan seperti sewa dan asuransi jadi lebih ringan, dan dana bisa dialokasikan untuk hal lain yang lebih produktif.

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Warehouse Management System (WMS) benar-benar membantu mengoptimalkan tenaga kerja di gudang dengan mengotomatiskan tugas, memandu alur kerja, dan mengurangi beban kerja manual. 

Dengan WMS, staf gudang bisa mengikuti panduan langkah demi langkah untuk tugas seperti pelacakan inventaris, pengambilan pesanan, dan pengemasan, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan. 

Sistem ini juga otomatis menugaskan pekerjaan berdasarkan faktor seperti ukuran dan lokasi barang, memastikan tugas sesuai dengan keterampilan karyawan dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Hasilnya, para pekerja bisa lebih fokus, bekerja lebih efisien, dan tentunya merasa lebih nyaman dalam menjalankan tugas mereka.

Baca Juga: 10 Software Stok Barang Terbaik untuk Bisnis Anda di Tahun 2024

Maksimalkan Warehouse Management System dengan SAP HANA

Sebagai penutup, Warehouse Management System (WMS) adalah kunci untuk menghadirkan efisiensi dan akurasi di setiap sudut operasional gudang. Dengan WMS, perusahaan dapat mengoptimalkan ruang, mengurangi risiko kesalahan stok, meningkatkan produktivitas tenaga kerja, hingga memastikan pesanan tepat waktu dan sesuai permintaan. Namun, agar semua ini bisa berjalan maksimal, perusahaan membutuhkan Sistem ERP yang andal untuk mengintegrasikan berbagai aspek operasional.

Di sinilah SAP HANA hadir sebagai solusi ERP yang dapat memperkuat kinerja WMS. SAP HANA memampukan perusahaan untuk mengelola data secara real-time, memungkinkan pelacakan inventaris, otomatisasi alur kerja, dan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Dengan SAP HANA, proses WMS bisa berjalan lebih lancar, dan seluruh operasional gudang menjadi lebih terkendali. Jadi, jika perusahaan Anda siap meningkatkan efisiensi, SAP HANA adalah solusi ERP yang patut dipertimbangkan.

FAQ Tentang Warehouse Management System

Apa itu Warehouse Management System (WMS)?

Warehouse Management System adalah software yang dibuat untuk mendukung dan mengoptimasi operasi gudang mulai dari penyimpanan, pengambilan barang, hingga manajemen inventaris. Sistem ini membantu dalam mengotomasi berbagai poin operasional gudang. dan juga, meliputi pengaturan lokasi barang, pengelolaan stok, hingga pemrosesan pesanan.

Bagaimana cara kerja WMS?

WMS bekerja dengan menggunakan teknologi informasi untuk menciptakan tampilan digital dari operasional gudang. Ini memungkinkan pengguna untuk mengatur layout gudang, mengelola dan memantau persediaan, dan mengoptimalkan rute pengambilan dan pengiriman barang untuk efisiensi yang lebih besar. Data yang dikumpulkan dari aktivitas ini juga digunakan untuk melakukan analisis dan perbaikan berkelanjutan.

Apa saja manfaat menggunakan WMS?

• Efisiensi operasional: Mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyimpan dan mengambil barang.
• Akurasi inventaris: Meminimalkan kesalahan dalam pencatatan stok dan menyediakan data real-time mengenai jumlah dan lokasi persediaan.
• Optimalisasi ruang: Meningkatkan penggunaan ruang gudang dengan menyusun barang secara strategis berdasarkan frekuensi dan pola penggunaan.
• Peningkatan kepuasan pelanggan: Menyediakan layanan yang lebih cepat dan akurat, yang dapat mengurangi waktu pengiriman.

Untuk bisnis apa WMS ini cocok?

WMS cocok untuk berbagai jenis bisnis yang memiliki operasi gudang, baik skala kecil hingga besar, termasuk manufaktur, distribusi, ritel, dan e-commerce. Sistem ini sangat membantu dalam mengelola volume besar inventaris dan transaksi yang kompleks.

Apa perbedaan antara WMS dan sistem manajemen inventaris?

Meskipun kedua sistem ini berhubungan dengan pengelolaan stok, WMS lebih fokus pada operasi dan efisiensi proses gudang, sementara sistem manajemen inventaris lebih banyak berfokus pada pencatatan dan pemantauan jumlah stok secara keseluruhan di berbagai lokasi.

Bagaimana manfaat SAP S/4HANA untuk WMS?

• Peningkatan Performa: Dengan basis data in-memory, SAP S/4HANA memungkinkan pengolahan data transaksi dan analitik dalam waktu nyata, yang sangat menguntungkan dalam operasi gudang yang membutuhkan respon cepat atas permintaan dan perubahan.
• Integrasi Lebih Baik: SAP S/4HANA menyediakan integrasi yang mulus antara berbagai fungsi bisnis termasuk inventaris, pengadaan, penjualan, dan distribusi, memungkinkan visibilitas yang lebih besar dan koordinasi yang lebih baik antar departemen.
• Flexibilitas dan Skalabilitas: Platform ini memungkinkan organisasi untuk mengadaptasi dan menskalakan operasi gudang mereka sesuai dengan pertumbuhan dan perubahan dalam permintaan bisnis.
• Analitik Lanjutan: Memiliki kemampuan analitik lanjutan built-in yang membantu dalam mengambil keputusan berbasis data untuk mengoptimalkan rute, layout, dan operasi gudang secara keseluruhan.