Dalam sebuah organisasi, pembelian barang untuk proses operasional kemungkinan besar akan terjadi dalam jumlah yang besar. Salah satu tanggung jawab utama tim IT adalah melacak dan mengelola proses pembelian ini untuk mengoptimalkan jumlah pengeluaran keuangan. Namun, melacak, mendata dan update stock secara manual menggunakan spreadsheet adalah hal yang melelahkan. Proses melelahkan ini bisa saja menyebabkan perlambatan dan ketidaksesuaian dalam proses purchase order. Faktor human errors juga bisa terjadi di sini. Sampai sini, nampaknya sebuah modul untuk melakukan manajemen purchase order dibutuhkan.
Oke jadi masalah ini dapat teratasi jika ada tool efisien untuk mengelola proses pembelian atau pengadaan barang. Proses pembelian atau pengadaan barang tanpa tool yang baik dan efisien akan menyebabkan:
- Proses permintaan atau persetujuan yang lama dan tidak jelas
- Komunikasi atau transparansi yang buruk antara tim Pengadaan dan tim Keuangan
- Ketidakakuratan data di bagian suppliers, pesanan, pembayaran, dan lainnya
- Kurangnya visibilitas/kontrol dalam pengeluaran
- Pengeluaran maverick (pembelian yang dilakukan di luar kontrak) yang tinggi
Menurut sebuah studi tentang digital procurement atau pengadaan barang secara digital, “Lebih dari 60% perusahaan tidak menggunakan tool sama sekali atau masih mengandalkan sistem berbasis Microsoft Office untuk menangani workflow dan Supplier Relationship Management (SRM) mereka”.
Solusi ideal untuk masalah ini adalah menggabungkan kemampuan manajemen purchase order efisien ke dalam tool ITSM Anda. Untuk itu, Anda sebaiknya mencari layanan IT Service Management yang di dalam nya sudah mengandung modul manajemen purchase order.
Manajemen purchase order dalam sebuah IT Service Management, akan memungkinkan agen IT Anda untuk mengelola seluruh life cycle aset organisasi dan streamline proses pembelian tersebut, tanpa menggunakan berbagai macam tool lainnya sehingga akan meminimalisir kesalahan manusia.
Bagaimana modul ini dapat menjadi solusi ideal untuk mengelola pembelian?
Tim manajemen aset IT dan pengadaan barang IT harus bekerja sama untuk mengoptimalkan pengeluaran sumber daya organisasi. Tim procurement atau pengadaan barang membutuhkan alat yang dapat membantu mereka mengidentifikasi bagaimana pemanfaatan dari suatu aset. Hal ini akan memberikan visibilitas dan kontrol penuh penuh pada:
- Memilih jenis aset yang tepat untuk dibeli
- Melacak jaminan dan lisensi untuk pembaruan
- Mencatat riwayat penggunaan aset untuk melacak tren penggunaan
Memiliki modul manajemen purchase order di dalam tool IT Service Management bisa menghubungkan tim manajemen aset IT dan tim pengadaan barang IT sehingga akan menghemat biaya pengeluaran serta mengoptimalkan sumber daya IT.
Manfaat dari modul manajemen purchase order
Proses procurement atau pengadaan barang yang seamless. Tidak adanya modul manajemen purchase order bisa menyebabkan tertundanya suatu proses pembelian, ketidaksesuaian dalam proses audit, dan penggunaan sumber daya yang kurang efisien. Ditambah juga dengan kurangnya visibilitas antara tim pengadaan barang, tim keuangan, dan tim IT. Modul ini membantu melacak semua aset yang dibeli melalui purchase order dan memberi tahu stakeholders tentang berbagai tahapan pembelian tersebut.
Semua data dalam satu tool. Jika menggunakan berbagai tool dalam proses pengadaan barang, maka data pembelian akan tersebar di berbagai tool tersebut. Hal itu sangat tidak efisien dan kurang aman. Jadi, modul manajemen purchase order membantu mengumpulkan semua informasi pengadaan barang ke satu tempat sehingga Anda tidak perlu lagi menggunakan berbagai macam tool lainnya.
Mengurangi kesalahan manusia. Karena semua informasi mengenai pembelian tersedia dalam satu tool, kemungkinan kesalahan manusia di proses ini akan sangat sedikit.
Jadi, modul manajemen purchase order adalah hal yang harus ada di dalam IT Service Management Anda. Untuk mendapatkan info lanjut tentang modul ini, Anda bisa menghubungi tim kami. Segera jadwalkan konsultasinya.
Jadi, apakah Anda ingin menerapkan manajemen ini untuk bisnis Anda?
