Dalam perusahaan, siapa orang yang bertanggung jawab membeli barang seperti meja kantor? Staf purchasing adalah jawaban yang tepat.
Umumnya, staf purchasing dapat anda temukan pada perusahaan dengan skala menengah hingga besar. Karena skalanya yang sudah cukup besar, tidak heran jika perusahaan tersebut membutuhkan purchasing staf tersendiri.
Proses pembelian yang dilakukan perusahaan memang terlihat mudah dan sederhana. Padahal, dalam penerapannya proses tersebut cukup rumit.
Apakah anda tertarik dengan bidang purchasing? Artikel Weefer kali ini akan membahas seluk beluk purchasing beserta fungsi, proses, tugas, dan manfaatnya.
Pengertian Singkat Purchasing
Secara sederhana, purchasing dapat diartikan membeli barang dan jasa dari pihak ketiga. Purchasing menjadi serangkaian proses penting bagi perusahaan dalam memenuhi kebutuhan operasional.
Purchasing merupakan aktivitas yang memastikan barang, bahan baku, dan jasa didapatkan dalam waktu serta jumlah yang tepat. Dalam penerapannya, bahan dan barang yang didapatkan harus dengan biaya yang wajar sehingga tidak mengganggu jalannya produksi.
Anda akan sering menjumpai divisi purchasing terutama pada bisnis manufaktur. Bisnis manufaktur membutuhkan bahan baku dalam jumlah besar yang harus didapatkan secara berkelanjutan.
Umumnya, staf purchasing menjadi satu dengan bagian procurement.
Baca Juga: Manajemen Purchase Order Menyederhanakan Proses Procurement Anda
Tugas & Tanggung Jawab Purchasing
Setiap perusahaan memiliki kewenangan untuk mengatur setiap divisinya. Tidak terkecuali, mengatur tugas dan tanggung jawab bagian purchasing. Namun, secara umum purchasing memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
1. Menganalisis Kebutuhan Perusahaan
Staf purchasing memiliki tugas pertama dan sangat penting adalah memahami kebutuhan perusahaan. Hal tersebut tentu didapatkan dari hasil kebutuhan perusahaan.
Purchasing wajib menganalisis sebelum melakukan pembelian terhadap barang atau jasa. Agar, perusahaan benar-benar mengetahui apakah barang dan jasa tersebut benar dibutuhkan atau tidak.
2. Mencari dan Memilih Supplier & Vendor
Tugas umum purchasing melibatkan proses mencari dan memilih supplier atau vendor yang tepat bagi perusahaan. Dalam melakukan tugas ini, staf purchasing wajib menggunakan beberapa hal sebagai pertimbangan.
Yaitu dari segi kualitas barang yang didapatkan, dan apakah harga yang ditawarkan supplier sesuai dengan anggaran perusahaan.
3. Memastikan Harga Beli yang layak
Sebagai bagian yang menangani pengadaan barang bagi perusahaan, purchasing adalah orang yang bertanggung jawab bahwa barang atau jasa yang didapatkan memiliki harga sesuai pasaran dan layak.
Mengetahui kelayakan barang dan jasa tentu saja berdasarkan data riset. Riset tersebut dapat meliputi perbandingan harga dan kualitas, harga barang yang ditawarkan di pasaran, dan kondisi stok barang di pasaran.
Seperti yang anda ketahui, stok barang atau jasa yang langka di pasaran dapat mengakibatkan kenaikan harga. Purchasing sesuai tugasnya, harus menjadi pihak yang mengetahui perubahan harga tersebut.
4. Pemesanan
Setelah purchasing mendapatkan supplier atau vendor yang dirasa sesuai maka tugas selanjutnya adalah melakukan pemesanan.
Pemesanan dalam perusahaan melibatkan banyak proses yang tidak oleh terlewatkan. Pertama, pihak purchasing wajib mengisi form Purchase Order dahulu. Formulir ini umumnya terdiri dari berbagai rangkap yang bertujuan sebagai arsip perusahaan.
Setelah itu formulir ini akan melalui beberapa tahap otorisasi atau tahap pengesahan. Tahap ini tergantung aturan setiap perusahaan. Dan, ada juga perusahaan yang menetapkan otorisasi berlapis pada Purchase Order sesuai dengan jumlah nominal pembelian.
5. Tugas Pemantauan
Staf purchasing perlu memantau dan mengawasi proses pengiriman barang yang telah dibeli oleh perusahaan. Untuk jasa, purchasing dapat memantau apakah pekerjaan telah selesai sesuai perjanjian atau tidak.
Purchasing juga perlu melakukan peninjauan apakah barang yang telah dibeli perusahaan sudah tiba di gudang perusahaan.
Staf purchasing perlu mengecek kualitas dan jumlah barang. Hal ini untuk memastikan apakah barang yang datang sudah sesuai dengan jumlah yang dipesan, serta dalam kualitas yang memenuhi persyaratan perusahaan.
Apabila terdapat barang yang tidak sesuai atau rusak, pihak purchasing dapat meminta retur atau pengembalian barang sesuai dengan Purchase Order (PO).
6. Membayar Faktur
Pembayaran faktur dapat dilakukan staf purchasing dengan cara kontan atau cicilan. Tentu saja, tergantung dengan kesepakatan awal vendor dengan perusahaan.
Divisi purchasing wajib memastikan bahwa pembayaran dilaksanakan hingga benar-benar lunas. Sehingga, tidak akan menimbulkan masalah atau konflik yang dapat merugikan perusahaan dan orang lain di masa yang akan datang.
Baca Juga: Pengertian Laporan Keuangan, Jenis, dan Cara Menyusunnya
Manfaat Purchasing
Dari penjelasan tanggung jawab dan tugas purchasing di atas, anda dapat memahami bahwa tim purchasing memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan.
Tanggung jawab yang besar tersebut, sebanding dengan manfaat yang didapatkan pula. Manfaat bagian purchasing dalam perusahaan antara lain:
#1 Memastikan Kelayakan Harga Beli
Sudah menjadi tugas dan tanggung jawab tim purchasing untuk melakukan riset sebelum melakukan pengadaan barang. Tujuan riset ini salah satunya bermanfaat agar perusahaan mendapatkan harga beli barang dan jasa yang layak.
Untuk mengetahui harga beli sebuah jasa atau barang layak atau tidak, purchasing perlu melakukan riset dengan membandingkan kualitas dan harga masing-masing supplier dan vendor.
Nah, dari hasil riset ini pihak purchasing dapat memastikan uang yang dikeluarkan perusahaan untuk barang atau jasa sudah sesuai dengan harga dan kualitas yang diharapkan.
#2 Supply Chain Lebih Maksimal
Divisi purchasing dapat memastikan bahwa sistem purchase management dapat berjalan secara optimal pada perusahaan.
Sudah menjadi tanggung jawab staf purchasing memastikan kualitas barang dan bahan baku yang dibeli perusahaan sudah sesuai. Selain itu, tim purchasing wajib memastikan bahwa supplier dan vendor dapat mengirimkan barang tepat waktu sesuai perjanjian.
Sehingga, perusahaan dapat terus menjalankan aktivitas produksi tanpa gangguan yang dapat merugikan.
#3 Memastikan Kestabilan
Manfaat selanjutnya dari purchasing adalah menstabilkan harga jual di pasaran. Divisi purchasing bermanfaat untuk memastikan produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan memiliki harga jual yang relatif stabil di pasaran.
Ini dilakukan agar konsumen tidak berpaling memilih produk lain lantaran produk yang perusahaan anda tawarkan memiliki harga jual yang fluktuatif.
Sebagai contoh, perusahaan manufaktur mobil perlu memiliki purchase management yang baik. Suatu ketika, harga bahan baku semikonduktor naik lantaran masalah ekspor akibat pandemi.
Divisi purchasing yang baik dapat memberikan laporan terkait hal tersebut sehingga perusahaan dapat menyesuaikan kegiatan produksi. Atau memastikan kepada supplier bahwa pengiriman produk mereka tidak terdampak pandemi misal.
Strategi seperti di atas dilakukan untuk menjaga harga jual produk perusahaan agar tetap stabil di pasaran.
#4 Kepuasan Pelanggan
Purchasing perlu memahami kualitas bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Dengan begitu, perusahaan juga dapat menghasilkan produk dengan kualitas produk yang sesuai dengan permintaan pasar.
Selain itu, divisi purchasing juga dapat memastikan bahwa bahan baku yang dibeli datang tepat waktu sehingga tidak menghambat jalannya produksi.
Sehingga, barang yang diterima konsumen memiliki kualitas yang bagus dan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Maka dari itu, divisi purchasing merupakan divisi yang sangat penting bagi perusahaan.
Proses Purchasing
Untuk memahami divisi purchasing lebih lanjut, anda harus memahami pula bagaimana proses purchasing pada perusahaan dapat terjadi.
Proses purchasing pada perusahaan umumnya melalui tahapan sebagai berikut:
1. Planning
Proses yang pertama dilakukan dalam purchasing tentu saja adalah planning atau perencanaan. Dalam tahap ini staf purchasing wajib mencari tahu kebutuhan dan kepentingan perusahaan terlebih dahulu.
Pada tahap ini, staf purchasing melakukan riset kebutuhan jasa dan bahan baku perusahaan, serta anggaran yang dapat dikeluarkan perusahaan. Agar, barang dan jasa yang nantinya didapatkan perusahaan benar-benar sesuai.
Pada tahap planning, anda dapat menanyakan:
- Mengapa barang atau jasa tersebut dibutuhkan?
- Berapa besar keuntungan yang diinginkan pihak supplier dan vendor?
- Berapa total biaya yang diperlukan untuk melakukan pengadaan barang tersebut?
- Di mana lokasi supplier atau vendor berada?
- Seperti apa reputasi vendor tersebut?
Perlu anda ingat, tim purchasing tidak harus membeli barang atau jasa dengan harga yang paling murah. Namun, lebih menekankan pada kebutuhan dan kesesuaian perusahaan.
Anda dapat menggunakan analisis model Total Cost of Ownership atau TCO. Analisis ini berguna untuk membandingkan beberapa pilihan berdasarkan pertimbangan di atas tadi. Dengan begitu, barang atau jasa yang dapat perusahaan memang sesuai atau value for money.
2. Memilih Pihak Vendor
Selanjutnya, tim purchasing perlu memilih pihak vendor atau supplier. Pemilihan ini bisa berdasarkan harga yang ditawarkan, lokasi supplier, reputasi supplier, dan kualitas barang yang diberikan.
Untuk mendapatkan supplier terbaik dan sesuai, anda perlu memperhatikan apakah supplier tersebut menyediakan technical support yang baik. Artinya, apakah supplier anda dapat memberikan bantuan seputar produk mereka atau tidak.
Dalam memilih supplier, anda juga perlu menimbang lokasi supplier tersebut berada. Anda perlu memperhitungkan jarak dan lama pengiriman barang dengan kualitas ketika barang anda terima.
Sehingga, kerugian akibat kerusakan barang saat pengiriman dapat diminimalkan.
3. Penawaran (Bidding)
Apabila staf purchasing telah menentukan pihak penyuplai mana yang akan dipilih. Maka selanjutnya, proses penawaran akan dilakukan.
Pada proses penawaran, perusahaan menawar supplier berdasarkan Request for Information (RFI). RFI merupakan informasi yang berisi tentang detail barang atau jasa yang dibeli, jumlah, jatuh tempo pembayaran, dan durasi penggunaan barang.
4. Negosiasi
Dari RFI yang didapatkan, maka tim purchasing dapat melakukan negosiasi. Terutama, terkait harga yang ditawarkan. Negosiasi perlu dilakukan agar antara perusahaan dan supplier mencapai kesepakatan bersama.
Pada proses negosiasi, biasanya perusahaan dan supplier akan saling menyesuaikan beberapa poin perjanjian. Yang nantinya, perjanjian tersebut harus disepakati oleh kedua belah pihak.
Penutup
Itulah informasi mengenai purchasing pada perusahaan. Berdasarkan pembahasan di atas, dapat diketahui bahwa purchasing adalah divisi yang memegang peranan sangat penting bagi perusahaan. Hal ini disebabkan perannya yang bersinggungan langsung dengan proses produksi dan keuangan perusahaan.
Purchasing juga mengharuskan setiap stafnya untuk memiliki ketelitian dan kemampuan analisis yang tepat. Agar, bahan baku dan jasa yang dibeli oleh perusahaan memang benar-benar telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
