“Performance management adalah hal yang tidak mudah, apalagi jika sampai harus menjadi virtual performance management.” — Sid Soil, Founder dan CEO dari DOCUdavit Solutions.
Dengan pandemi COVID-19 yang menyebabkan sebagian besar karyawan bekerja dari rumah, tidak pernah lebih penting bagi kami untuk memiliki keterampilan mengelola pekerja jarak jauh secara efektif.
Untuk informasi, pandemi COVID-19 itu belum usai, bahkan, menurut Guardian, varian baru bernama Deltacron sudah mulai terdeteksi di beberapa negara di benua Eropa. Dengan begitu, kerja remote masih menjadi opsi untuk beberapa perusahaan di Indonesia, sekaligus sebuah “kegiatan” yang bernama virtual performance management.
Menurut SHRM, sederhananya, Performance Management adalah “mangkuk besar” yang berisi, 3 elemen penting. Ketiga elemen tersebut adalah goal setting, performance review dan performance improvement plan. Hal-hal ini kalau dikerjakan secara virtual, tentu, tidak mudah.
Anda, sebagai manajer, tidak bisa melihat secara langsung mimik muka dan bahasa tubuh tim Anda. Anda akan bertanya-tanya, apakah tim saya ini kesehatan fisik dan mentalnya baik-baik saja? Dengan keterbatasan koneksi atau perangkat keras mungkin Anda tidak bisa “pinpoint” artikulasi atau intonasi suara anggota tim Anda, sehingga Anda tidak tahu kondisi emosinya.
Dengan kondisi seperti ini, tim HR dan Manajer harus segera merancang kembali cara mereka melakukan performance management. Ingat, menjaga karyawan agar tetap bertahan di perusahaan adalah salah satu solusi perusahaan dalam menghadapi pandemi.
Perdebatan lama tentang mana yang lebih baik antara review kinerja tahunan atau review kinerja bulanan mungkin harus disudahi dulu. Untuk sekarang, lebih penting ke menjawab pertanyaan, bagaimana saya mengelola tim saya secara virtual di saat pandemi seperti ini? Apakah saya hanya perlu beri mereka tambahan perangkat lunak dan perangkat keras? Atau mungkin ada tips lainnya?
Oleh sebab itu, Lucinda Carney, CEO dan Founder dari Actus UK berbagi dengan kami tentang tips-tips apa yang bisa diterapkan untuk melakukan virtual performance management.
5 Tips Virtual Performance Management
Tingkatkan Kuantitas dan Kualitas Komunikasi
Salah satu best practice dalam tips ini adalah tingkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi. Poin ini juga didukung oleh artikel yang ditulis oleh David Honigmann, client communication expert dari McKinsey London. Honigmann menekankan 3 hal dalam artikel tersebut. 3 hal tersebut adalah be sensitive about employees’ needs, address emotions directly, dan create a new meaningful shared purpose.
3 hal tersebut kemungkinan besar dapat meningkatkan kualitas komunikasi. Kemudian, kita beralih ke masalah kuantitas. Menurut Carney, frekuensi untuk komunikasi virtual, setidaknya, bisa dilakukan mingguan. Semisal perusahaan menggunakan 5 hari kerja, maka hari Jumat sorenya lakukanlah meeting virtual. Bahas masalah kerja dulu kemudian coba bahas sesuatu yang lebih santai sekaligus menanyakan kondisi fisik dan mental. Sekedar berbagi cerita tentang apa hal baru yang mereka pelajari dalam pekan ini juga bisa menjadi contoh.
Mengatur Tone Bicara Anda
Penting bagi manajer untuk mengatur nada saat bicara virtual dengan tim. Jelaskan kepada mereka kalau ini adalah percakapan dua arah. Percakapan untuk membantu lebih kenal dengan anggota tim sekaligus mencari tahu tujuan tim, kesulitan yang sedang dihadapi, pencapaian yang sudah didapat dan lain sebagainya, termasuk menetapkan shared purpose agar bisa meraih kesuksesan bersama.
Review dan Revisi Tujuan Perusahaan
Sebaiknya tinjau kembali dan revisi objectives perusahaan Anda sebelumnya. Ada objective yang kurang dapat dicapai ada juga yang sudah tidak relevan karena pandemi. Ingat, objectives zaman pre-covid, tentu, akan berbeda dengan zaman covid maupun post-covid nantinya. Menetapkan tujuan yang sudah direvisi menjadi lebih realistis dapat memotivasi mayoritas “civitas” perusahaan.
Ada satu hal lagi yang perlu ditambahkan di dalam poin ini. Perjelas kembali tujuan atau apapun lainnya. Oke maksudnya begini, ini pengalaman pribadi saat masih kuliah. Ada dosen yang menilai dengan tulisan “just like that, but better” dalam kelas ujian stage play. Kalimat ini kelihatannya normal saja karena mengisyaratkan kalau kita perlu rehearsal lagi. Namun, kalau kita sudah bicara urusan kelas enterprise, Anda harus lebih jelas. Lebih jelas untuk menguraikan better versi bagaimana yang Anda inginkan sebenarnya.
Tingkatkan Empati
Ingat, tidak semua karyawan Anda itu mempunyai latar belakang yang sama. Ada yang rumah atau tempatnya itu memang cocok untuk dijadikan tempat bekerja dan ada juga yang tidak. Di sinilah, virtual performance management membutuhkan garis start yang berupa sifat empati. Lucida Carney menambahkan, “Expectations need to be managed, based on the circumstances.”
Karyawan Anda mungkin sedang menghadapi banyak tanggung jawab lain, mulai dari sekolah di rumah hingga mungkin ada anggota keluarga yang sedang tidak sehat. Hal inilah yang sering mengalihkan perhatian mereka sehingga performanya menurun.
Coba posisikan diri Anda sebagai karyawan tersebut lalu beri kesempatan mereka untuk beradaptasi dengan kondisi tersebut atau revisi lagi KPI atau OKR karyawan tersebut jika perlu.
Memaksimalkan Produktivitas dengan Teknologi Digital
Banyak karyawan yang berjuang untuk bekerja secara efektif meskipun sedang isolasi mandiri maupun sedang kerja remote. Hal ini, tentu, membuat manajer khawatir tentang kinerja tim mereka karena mereka tidak “terlihat.”
Di sinilah tim HR dan manajer harus menggunakan performance management system. Bukan hanya sekedar system tapi sebaiknya system yang bisa bekerja secara virtual atau cloud-based dan, yang paling penting, sudah terbukti sebagai “Enterprise Grade Software”.
Pastikan system yang Anda pakai untuk urusan strategic dan structural adalah system yang didesain untuk level enterprise. Urusan strategic dan structural ini adalah urusan yang menyangkut “rahasia” perusahaan, jadi Anda tidak boleh meremehkan hal ini.
Untuk urusan fungsional atau operasional baru, Anda baru boleh memilih antara pakai software open-source, freemium, atau yang industry standard.
Baca Artikel Bermanfaat Ini: Pentingnya Performance Management System di PT Putra Perkasa Abadi
Pada Akhirnya…..
Mark Mortensen, associate professor of organizational behavior dari akademi bisnis non-profit INSEAD, menyampaikan sekarang ini saat yang tepat untuk melakukan evaluasi dan jika perlu pivot dalam hal performance management. Dua hal yang ditekankan oleh Mortensen adalah intensitas check-in kinerjanya dan sistem performance managementnya. Selamat membaca dan semoga bermanfaat. Terima kasih.
Silakan klik banner di bawah ini untuk mulai berdiskusi dengan tim kami terkait semua hal yang behubungan dengan performance management ini.
