Apabila Anda selaku pemilik usaha, maka Anda perlu memperhatikan inventory management system yang baik agar bisa terus mampu dalam pemenuhan permintaan konsumen. Sebelum kita bahas lebih jauh, mari kita cari tau apa itu definisi Inventory.
Definisi Inventory
Inventory adalah bahan atau barang yang penyimpanannya digunakan untuk tujuan-tujuan tertentu. Pasti setiap perusahaan melakukan kegiatan usaha ini untuk memiliki persediaan baik barang ataupun bahan.
Keberadaannya tidak bisa dianggap sebagai beban (liability), karena dapat menyebabkan pemborosan (waste), tetapi bisa dianggap sebagai kekayaan (asset) yang dapat dicairkan dalam bentuk tunai.
Pengelolaan persediaan menjadi serangkaian proses untuk menentukan tingkat persediaan yang dapat dijaga. Jika jumlah persediaan besar (overstock) maka mengakibatkan munculnya dana tidak terpakai, dan nantinya ada risiko kerusakan barang yang besar.
Tetapi jika persediaannya sedikit akan mengakibatkan risiko adanya kekurangan stok, karena barang tidak dapat didatangkan mendadak dan sebesar yang akan dibutuhkan. Nantinya akan menyebabkan terhentinya proses produksi, tertunda di bagian penjualan dan kehilangan pelanggan.
Beberapa pengertian inventory menurut para ahli:
Alexandri (2009) menyebutkan, persediaan menjadi suatu aktiva yang meliputi barang milik perusahaan dengan tujuan untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu dan persediaan barang yang masih proses pengerjaan.
Handoko (2015) menjelaskan bahwa arti persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.
Menurut Sofyan Assauri, arti inventory atau persediaan adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi maupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses produksi.
Ini memiliki keterkaitan erat dengan adanya aktivitas logistik sebuah perusahaan. Seperti kita ketahui bahwa sistem ini termasuk ke dalam pengecekan dan juga penyediaan stok bahan baku atau barang setengah jadi atau pun barang jadi.
Semuanya dilakukan demi kelancaran proses produksi atau pemenuhan permintaan pelanggan. Jadi inventory adalah barang yang dikelola perusahaan dengan tujuan dijual dan bisa berupa bahan mentah atau juga sudah diubah menjadi sesuatu yang baru. Berikut ulasannya yang berhasil dirangkum dari berbagai sumber.
Ragam Jenis Inventory
Perlu diketahui bahwa sebenarnya jenis inventory sangat beragam. Itu semua bergantung pada barang atau produk yang Anda jual. Berikut adalah beberapa jenis inventory:
- Barang jadi / Barang siap untuk dijual, merupakan produk yang Anda jual ke pelanggan.
- Bahan Baku, merupakan bahan persediaan yang Anda gunakan untuk membuat barang jadi.
- Work in Process, adalah barang yang belum siap jadi dan persediaannya yang merupakan bagian dari proses manufaktur.
- Barang MRO, perlu diketahui bahwa MRO sendiri merupakan singkatan dari pemeliharaan, perbaikan dan pengoperasian. Barang ini adalah inventory yang digunakan guna mendukung proses produksi.
- Stok Pengaman, persediaan tambahan yang Anda simpan untuk mengatasi kekurangan antara pemasok serta lonjakan permintaan.
Inventory Industri Jasa
Inventory dalam industri jasa tidak ada pertukaran pada stok fisik, persediaan sifatnya tidak berwujud. Jadi inventory industri jasa mencangkup proses-proses sebelum penjualan selesai.
Seperti perusahaan konsultan, inventarisnya berupa dari semua informasi yang dapat dikumpulkan pada suatu proyek. Dalam industri perumahaan, rumah yang kosong akan menjadi inventory bagi pemilik.
Inventory Industri Manufaktur
Pada bisnis manufaktur, inventory bukan saja berupa produk akhir yang diproduksi dan siap untuk dijual, tapi ada bahan baku yang bisa digunakan untuk produksi dan barang setengah jadi.
Seperti, jika produsen makanan ringan (kue), inventorynya adalah paket yang siap dijual, adanya stok makanan setengah jadi yang belum dikemas. Ada beberapa kue yang harus disisihkan untuk melihat kualitasnya.
Sistem Inventory
Sistem inventory sebenarnya memiliki guna untuk menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total minimal pula. Persediaan atau inventory ini meliputi bahan mentah atau bahan baku, bahan pembantu, bahan dalam proses atau work in process, suku cadang hingga barang yang sudah jadi atau finished good.
Sistem inventory sebenarnya memungkinkan adanya fleksibilitas dari distribusi serta penyimpanan barang secara menyeluruh. Sehingga, akan memungkinkan perusahaan untuk memantau serta mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka.
Proses Mengelola Inventory
Dalam mengelola inventory, Anda bisa melakukan beberapa proses seperti melibatkan pelacakan dan pengendalian stok ketika bergerak dari pemasok ke gudang Anda, ke pelanggan Anda. Berikut adalah lima tahapan utama yang harus dilakukan dan diikuti selama menjalankan manajemen inventory:
- Pembelian, adalah proses yang bisa diartikan sebagai membeli bahan mentah untuk diubah menjadi produk, atau pun membeli produk untuk dijual tanpa adanya perakitan.
- Produksi, merupakan proses membuat produk Anda dari bagian-bagian penyusunnya. Tak semua perusahaan akan terlibat dalam manufaktur – grosir misalnya, mungkin Anda bisa melewatkan langkah ini secara penuh.
- Stok Penyimpanan, adalah proses menyimpan bahan mentah Anda sebelum diproduksi (apabila diperlukan), dan barang jadi Anda sebelum dijual.
- Penjualan, merupakan penyerahan barang ke tangan pelanggan dan menerima pembayaran.
- Pelaporan, adalah proses yang dilakukan untuk mengetahui seberapa banyak bisnis yang banyak dijual dan berapa banyak uang yang dihasilkan pada setiap penjualan.
Baca juga: Menuju “Next Generation” IT Service Management bersama Freshservice
Tips Pengelolaan Inventory
Prioritas Inventory
Adanya kategori inventaris yang dikelompokan prioritas akan membantu Anda dalam mengetahui produk yang perlu dipesan lebih atau sering dan penting bagi bisnis Anda.
Anda bisa mengkategorikan inventor menjadi beberapa grup misalnya grup A, B, C. Pada grup A produk ini dengan kualitas tinggi maka harganya jauh lebih tinggi pula.
Untuk grup C produk biayanya lebih rendah dan dapat dikembalikan dengan cepat pula, selanjutnya untuk grup B ada di antara A dan C.
Analisis Supplier
Supplier yang tidak bisa diandalkan bisa menyebabkan masalah pada inventory. Jika Anda memiliki supplier yang lambat mengirimkan maka saatnya Anda harus menggantinya.
Anda dapat mendiskusikan masalah pemasok dan mencari tahu masalahnya, dapat mengganti mitranya jika tidak akan mengakibatkan kerugian ataupun kehabisan persediaan barang.
Melacak Informasi Produk
Dalam menyimpan informasi produk di inventory Anda harus mencangkup SKU, data barcode, pemasok dan nomor lotnya. Anda bisa mempertimbangkan dalam melacak biaya barang dari waktu ke waktu sehingga mengetahui faktor yang bisa mengubah biaya untuk kelangkaan pada musim penjualan.
Konsistensi
Anda harus memastikan inventory masuk dan diproses, tetapi apakah Anda memiliki prosedur yang sudah diikuti semua orang? Atau karyawan Anda yang menerima dan memproses stok dilakukan dengan cara berbeda?
Adanya perbedaan kecil ini akan membuat Anda bingung dalam membuat laporan akhir bulan atau akhir tahun, dan susah memastikan nilai Anda sesuai dengan pesanan pembelian atau tidak.
Maka dari itu perlu sekali konsistensi dalam menerima stok dengan karyawan Anda menggunakan cara yang sama, dan semua transaksi dapat diverifikasi, diterima dan dibongkar, diperiksa keakuratan dan dihitung bersama.
Menggunakan Teknologi
Adanya kemajuan teknologi yang sudah sangat canggih, Anda bisa memanfaatkan manajemen inventory dengan software dalam mengelola stok barang.
Banyaknya hal, seperti pemindahan seluler dan sistem POS bisa membantu tetap pada jalurnya. Anda bisa prioritaskan sistem yang bisa saling berintegrasi.
Menggunakan sistem software manajemen inventory mungkin memerlukan waktu yang ekstra dalam mentransfer data dari suatu sistem ke sistem lainnya, sehingga mudah dalam jumlah perhitungan inventory yang tidak akurat.
Kesimpulan
Inventory adalah aset utama untuk bisnis manufaktur atau perdagangan apa pun, jadi penting bagi pemilik bisnis untuk memahami apa artinya sebenarnya.
Selain definisi umum, industri tertentu seperti manufaktur dan jasa menggunakan definisi khusus yang menjelaskan semua aset yang relevan dengan industri tersebut.
Untuk proses pengelolaan inventory, Anda bisa melakukan tips diatas termasuk menggunakan software seperti FINNS yang memiliki fitur pembukuan terbaik, manajemen inventory, manajemen aset, pengelolaan perpajakan, dan fitur terbaik lainnya untuk bisnis Anda.
