Laporan Produksi: Manfaat dan Apa Saja yang Harus Ada di Dalamnya

Menjadwalkan produksi, merencanakan anggaran, dan mengalokasikan sumber daya adalah sejumlah langka yang bisa dilakukan guna membuat proses manufaktur berjalan dengan baik dan sempurna. Mengendalikan semua proses itu supaya tetap bisa terselesaikan sesuai dengan tenggat waktu dan biaya adalah hal yang wajib hukumnya. Nah, salah satu cara  memantau dan melacak hal tersebut adalah dengan membaca data yang ada di laporan produksi. 

Untuk memanfaatkan laporan produksi ini, Anda sebaiknya memahami dulu apa itu pelaporan produksi, apa manfaatnya, dan elemen apa saja yang harus ada di laporan produksi ini. Mari kita bahas singkat semua.

Apa Itu Laporan Produksi?

Laporan produksi adalah kata benda atau hasilnya, sedangkan pelaporan produksi adalah kata kerja atau tindakannya. Jadi, pelaporan produksi itu menghasilkan sebuah laporan produksi. “Proses” ini dilakukan manajer atau supervisor di bidang manufaktur, misalnya, untuk menganalisis, memvisualisasikan, memahami keadaan proses produksi industrinya dan memahami berbagai indikator kinerja utama dari tim produksinya.  

Biasanya, di dalam laporan produksi itu ada semacam dasbor, laporan berbentuk tulisan singkat, grafik, dan beberapa elemen lainnya yang mana itu semua menggambarkan proses pre-production sampai post-production. 

Pelaporan produksi juga digunakan untuk mengidentifikasi jika ada bottleneck atau mungkin ada sejumlah error yang ada di seluruh alur produksi. Beberapa masalah atau error yang seringkali ada itu, seperti downtime mesin, atau mesin yang ternyata butuh maintenance.

Laporan produksi juga akan mencakup beberapa hal lainnya, seperti pemanfaatan kapasitas produksi, durasi produksi, kualitas dan biaya yang diperlukan. Sekali lagi, tujuan utama dalam laporan produksi adalah untuk menyediakan data yang dapat digunakan pemangku kepentingan untuk mengoptimalkan kinerja lini produksi. Karena itu, keakuratan data ini sangat krusial posisinya. 

Salah satu dari enam “business model” manufaktur, berdasarkan laporan “the 2023 World Manufacturing Report”, adalah Data-Driven Business Models. Value Proposition terpenting dalam industri manufaktur adalah insights yang dihasilkan berdasarkan sekumpulan data dari seluruh ekosistem manufaktur. Lantas, adakah benefits atau manfaat lainnya dari hal ini?

Manfaat Laporan Produksi

Laporan produksi memiliki berbagai manfaat penting bagi industri manufaktur, apalagi kalau bisa dihasilkan secara cepat atau bahkan real-time. Berikut ini beberapa manfaat lain dari laporan produksi: 

• Visibilitas Real-Time

Laporan produksi real-time menggunakan data yang dihasilkan langsung dari mesin beroperasi di alur produksi. Data ini dikumpulkan, diolah, dan dianalisis untuk memberikan laporan yang akurat sesuai kebutuhan pengguna. Standarisasi data ini meningkatkan visibilitas di seluruh proses produksi, sehingga operator dan manajer dapat memantau keseluruhan proses.

Seperti yang dijelaskan oleh Matt Townsend, mantan Direktur Strategi Manufaktur dari Paragon Medical, “Laporan produksi membuat semua orang di bagian produksi saling memahami. Bahkan, sampai tingkat perusahaan pun laporan ini dapat memberikan gambaran terkait bagaimana sebuah produksi itu berjalan.” 

• Proses Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Pengumpulan data secara manual seringkali rentan terhadap sejumlah kesalahan dan juga memakan waktu lebih banyak. Laporan produksi yang baik dapat menghasilkan laporan secara otomatis. Bahkan, ada yang bisa “berintegrasi” dengan mesinnya langsung. Dengan menghilangkan kebutuhan akan pengumpulan data secara manual, maka manajer produksi bisa mendapatkan laporan yang lebih akurat dan tepat waktu.

Dengan laporan yang cepat dan akurat tadi, manajer dapat mengambil keputusan dengan lebih baik karena dapat mengidentifikasi masalah yang memerlukan tindakan segera. Misalnya, jika terjadi downtime pada mesin yang terasa lebih lama dari biasanya, manajer dapat segera diberitahu dan mengambil tindakan cepat.

• Akses yang Lebih Fleksibel

Laporan produksi yang berkualitas dapat melihat riwayat produksi berdasarkan minggu, shift, jam, mesin, dan operator, sehingga informasi yang diperlukan itu mudah diakses. 

Laporan ini juga semakin fleksibel karena dapat diakses di seluruh perusahaan pada berbagai tingkat sesuai dengan perannya. Misalnya, bagian manajer produksi yang mempunyai wewenang untuk menentukan target produksi dapat melihat informasi “lapangan” yang sama dengan operator produksi. 

• Insights yang Dapat Ditindaklanjuti

Laporan produksi yang baik, tidak hanya menampilkan metrik-metrik penting, tetapi juga dapat memberikan rekomendasi atau insights yang dapat ditindaklanjuti melalui.

Selain itu, data yang dianalisis dalam laporan produksi dapat digunakan untuk mendorong otomatisasi. Misalnya, jika mesin biasanya mengalami kegagalan pada ambang batas tertentu, suatu notifikasi dapat diatur untuk memberi tahu tim maintenance agar melakukan perawatan sebelum terjadi downtime mesin.

Elemen Apa Saja yang Harus Ada di Laporan Produksi

Sebuah laporan produksi yang efektif biasanya mencakup beberapa elemen penting ini:

• Tanggal Produksi: Menyediakan informasi tentang kapan produksi terjadi.
• Detail Produk: Jenis produk yang diproduksi dan spesifikasi teknisnya.
• Jumlah Produksi: Jumlah unit yang diproduksi selama periode tertentu.
• Bahan Baku yang Digunakan: Jenis dan jumlah bahan baku yang digunakan.
• Waktu Produksi: Lama waktu yang dihabiskan untuk memproduksi barang.
• Tenaga Kerja: Jumlah pekerja yang terlibat dan jam kerja mereka.
• Kualitas Produk: Informasi tentang tingkat kualitas dan jumlah produk cacat.
• Biaya Produksi: Rincian biaya yang dikeluarkan selama proses produksi.

Nah, tapi ada beberapa juga laporan produksi yang menambahkan langsung beberapa KPI di dalam laporannya. Apa saja contoh KPI-nya? 

1)  Efisiensi Produksi

Tujuan keseluruhan dari laporan produksi adalah untuk mencapai efisiensi setinggi mungkin dalam proses yang dijalankannya. Artinya, bagaimana meningkatkan output produksi yang dapat dihasilkan tanpa menurunkan kualitas produk jadi, lalu meningkatkan value jual dari produknya. Hal ini dapat dipecah menjadi tiga subset utama.

Overall Equipment Effectiveness (OEE): Metrik ini mengacu pada persentase waktu pabrik memproduksi atau memproduksi produk berkualitas tinggi secepat mungkin, tanpa waktu henti.

Overall Operations Effectiveness (OOE): Menghitung durasi operasional pabrik dari awal hingga akhir proses produksi.

Total Effective Equipment Performance (TEEP): Metrik ini mengukur pemanfaatan sumber daya, seperti bagaimana kinerja pabrik dibandingkan dengan output yang akan dicapai jika beroperasi terus menerus sepanjang tahun (24/7).

2)  Biaya Produksi 

Dalam pelaporan biaya produksi, laporan ini harus mencakup semua pengeluaran yang dikeluarkan dari proses produksi produk. Ini berarti mencakup biaya langsung, seperti harga bahan baku dan tenaga kerja. Di sisi lain, biaya tidak langsung, seperti biaya sewa dan maintenance. Semua biaya ini dijumlahkan untuk mendapatkan total biaya produksi.

3)  Volume Produksi 

Volume produksi mengukur berapa banyak unit yang diproduksi selama periode tertentu. Ini adalah tolok ukur dasar untuk efisiensi manufaktur dan membantu manajer produksi memahami total output yang dapat dihasilkan oleh pabrik. Volume produksi yang akan diproduksi oleh suatu industri manufaktur harus ditentukan oleh anggaran produksinya.

4)  Downtime atau Waktu Henti Produksi 

Waktu henti atau downtime produksi mengacu pada waktu ketika proses operasional produksi pabrik tidak beroperasi. Ini mencakup waktu henti yang direncanakan (hari libur atau semacamnya) maupun yang tidak direncanakan (mesin tiba-tiba rusak). Dengan sebisa mungkin meminimalisir waktu henti ini, manajer produksi dapat meningkatkan produktivitas dari manufaktur mereka.

5)  Utilisasi Kapasitas 

Hal ini mengukur seberapa banyak kapasitas produksi pabrik yang digunakan. Ini membantu menentukan efisiensi pabrik tetapi juga dapat menilai pertumbuhan masa depannya. Untuk menghitung KPI ini, bagi total kapasitas yang digunakan selama periode tertentu dengan total kapasitas produksi yang tersedia. Kemudian kalikan angka tersebut dengan 100.

6)  Biaya Pemeliharaan 

Biaya pemeliharaan mencakup semua biaya yang terkait dengan aktivitas dalam jadwal pemeliharaan. Metrik ini membantu manajer produksi memantau kinerja mesin dari waktu ke waktu dengan tujuan mengoptimalkan ketersediaan peralatan sambil menjaga biaya seminimal mungkin. Biaya unit pemeliharaan adalah total biaya pemeliharaan yang diperlukan untuk memproduksi satu unit produk selama periode waktu tertentu. Untuk menghitung biaya pemeliharaan, bagi total biaya pemeliharaan dalam jangka waktu tertentu dengan jumlah produk yang diproduksi selama jangka waktu yang sama.

Dengan menggunakan pelaporan dan pengukuran ini, manajer produksi dapat membuat keputusan yang lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan operasi produksi mereka. 

—

Template Laporan Produksi Gratis untuk Anda

Jadi, apakah Anda sudah punya laporan produksi? Anda bisa mengunduh template dasar laporan produksi di sini jika Anda butuh. Sayangnya, template seperti ini tentu masih dijalankan secara manual. Karena itu, template ini hanya cocok untuk Anda yang memiliki produksi produk skala mikro.

Bagaimana kalau skala kecil ke atas? Sebaiknya Anda menggunakan sebuah sistem yang lebih proper untuk memantau proses manufaktur dari produk Anda. Sebuah sistem yang dapat mentransformasikan seluruh alur proses manufaktur menjadi jauh lebih efisien dan efektif. Tidak perlu repot mencari karena Anda sudah menemukannya di sini.