Di balik rapat atau meeting yang sehari-hari dilakukan, notulen rapat berperan sebagai dokumentasi krusial yang merangkum poin-poin penting dan tindak lanjut yang disepakati. Notulen rapat adalah catatan resmi yang mendokumentasikan jalannya sebuah rapat, termasuk poin-poin yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang disepakati. Contoh notulen rapat dibuat oleh pencatat atau notulen, yang biasanya ditunjuk di awal rapat.
Berikut ini template untuk membuat notulen rapat yang bisa Anda sesuaikan dan gunakan kembali!
Cara Membuat Notulen Rapat
Notulen rapat merupakan dokumen penting yang merangkum poin-poin pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut dalam sebuah rapat. Alexander R. Margulis menambahkan, untuk membuat notulen rapat yang baik, persiapkan materi dengan cermat dan berbicaralah hanya jika diperlukan. Notulen yang dibuat dengan baik dapat membantu peserta rapat untuk memahami hasil diskusi, mengingat poin-poin penting, dan melacak kemajuan pekerjaan. Berikut adalah panduan lengkap untuk membuat notulen rapat yang efektif:
Sebelum Rapat:
- Persiapan: Pahami agenda rapat dan tujuan yang ingin dicapai. Pelajari topik-topik yang akan dibahas dan siapkan diri dengan informasi yang relevan.
- Template: Siapkan template notulen rapat yang mencakup informasi penting seperti tanggal, waktu, lokasi, peserta rapat, agenda, dan kolom untuk mencatat poin-poin pembahasan.
- Perlengkapan: Siapkan alat tulis yang memadai, seperti pulpen, catatan, dan laptop jika diperlukan.
Selama Rapat:
- Mencatat: Catat poin-poin penting yang dibahas selama rapat secara ringkas dan jelas. Gunakan kata kunci dan frasa yang mudah dipahami.
- Menentukan Poin-poin Kunci: Perhatikan poin-poin penting seperti keputusan yang diambil, kesimpulan yang disepakati, dan tugas-tugas yang didelegasikan.
- Mencatat Tindak Lanjut: Catat dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang didelegasikan dan kapan deadline-nya.
- Mencatat Pertanyaan dan Diskusi: Catat pertanyaan dan diskusi yang muncul selama rapat, terutama jika menghasilkan keputusan atau poin-poin penting.
- Menjaga Ketepatan: Pastikan notulen rapat dibuat dengan tepat dan objektif, sesuai dengan apa yang terjadi dalam rapat. Hindari memasukkan opini atau interpretasi pribadi.
Setelah Rapat:
- Menyelesaikan Notulen: Segera setelah rapat selesai, selesaikan notulen rapat dengan menambahkan informasi yang terlewatkan dan menyusunnya dengan rapi.
- Memeriksa Kembali: Periksa kembali notulen rapat untuk memastikan semua informasi yang penting tercatat dengan benar dan tidak ada kesalahan.
- Mendistribusikan Notulen: Distribusikan notulen rapat kepada semua peserta rapat dan pihak-pihak terkait lainnya.
- Menyimpan Notulen: Simpan notulen rapat di tempat yang aman dan mudah diakses untuk keperluan di masa depan.
Baca Juga: Minutes of Meeting: Definisi, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya
19 Template Notulen Rapat yang Bisa Ditiru!
Tak perlu bingung ketika akan memulai rapat, berikut ini kumpulan notulen rapat yang bisa Anda pakai jika Anda ditunjuk sebagai notulis untuk agenda meeting di perusahaan ataupun di tempat formal lainnya. Anda tinggal menyesuaikan kembali sesuai keperluan dan tujuan.
1. Contoh Notulen Rapat Koordinasi
NOTULEN RAPAT KOORDINASI
Proyek Pengembangan Aplikasi Mobile “HealthTrack”
Tanggal : 10 Juli 2024
Waktu : 14.00 – 16.00 WIB
Tempat : Ruang Konferensi Virtual (Zoom Meeting)
Peserta : 1. Rina Wijaya (Project Manager)
- Arif Gunawan (Lead Developer)
- Sari Indah (UI/UX Designer)
- Doni Kusuma (Quality Assurance Lead)
- Maya Putri (Marketing Specialist)
Agenda:
- Pembukaan
- Update progress proyek
- Diskusi tantangan dan solusi
- Perencanaan sprint berikutnya
- Pembagian tugas dan tenggat waktu
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Rina Wijaya pukul 14.03 WIB
– Pengecekan kehadiran peserta dan pembacaan agenda
- Update Progress Proyek
- Pengembangan (Arif):
– Backend development 75% selesai
– Integrasi API dengan layanan pihak ketiga 90% selesai
– Optimisasi performa aplikasi sedang berlangsung
- Desain (Sari):
– Desain UI untuk 8 dari 10 halaman utama sudah selesai
– Prototipe interaktif dalam tahap revisi kedua
– Style guide 100% selesai dan sudah didistribusikan ke tim
- Quality Assurance (Doni):
– Pengujian fungsional untuk modul yang sudah selesai 80% terlaksana
– Ditemukan 15 bug minor, 7 di antaranya sudah diperbaiki
– Perencanaan pengujian keamanan sedang disusun
- Marketing (Maya):
– Strategi peluncuran aplikasi 60% selesai
– Negosiasi dengan 3 influencer kesehatan sedang berlangsung
– Materi promosi awal sudah dalam tahap desain
- Diskusi Tantangan dan Solusi
– Tantangan: Keterlambatan dalam pengembangan fitur tracking aktivitas
Solusi: Arif akan menambah 1 developer untuk fokus pada fitur ini
– Tantangan: Feedback pengguna pada prototipe menunjukkan kebingungan pada navigasi
Solusi: Sari akan merevisi desain navigasi dan melakukan user testing tambahan
- Perencanaan Sprint Berikutnya
– Fokus pada penyelesaian backend development
– Finalisasi desain UI/UX untuk seluruh halaman
– Peningkatan cakupan pengujian, termasuk pengujian keamanan
– Memulai produksi konten marketing
- Pembagian Tugas dan Tenggat Waktu
– Arif: Menyelesaikan backend development (Tenggat: 24 Juli 2024)
– Sari: Finalisasi desain UI/UX (Tenggat: 20 Juli 2024)
– Doni: Menyusun dan memulai pengujian keamanan (Tenggat: 22 Juli 2024)
– Maya: Finalisasi strategi peluncuran (Tenggat: 25 Juli 2024)
- Lain-lain
– Rina mengingatkan tentang presentasi progress ke stakeholder pada 28 Juli 2024
– Diskusi tentang kemungkinan penambahan fitur social sharing
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Rina Wijaya pukul 15.55 WIB
– Rapat koordinasi berikutnya dijadwalkan tanggal 17 Juli 2024
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Proyek
2. Contoh notulen rapat perusahaan
NOTULEN RAPAT PERUSAHAAN
PT Karya Nusantara Jaya
Tanggal : 15 Juli 2024
Waktu : 09.00 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Rapat Eksekutif, Lantai 10
Peserta : 1. Ir. Hadi Sumarno (Direktur Utama)
- Dra. Lina Wati, M.M. (Direktur Keuangan)
- Ahmad Yusuf, S.T. (Direktur Operasional)
- Dr. Ratna Sari (Direktur Pengembangan Bisnis)
- Budi Santoso, S.H. (Kepala Divisi Legal)
- Manajer-manajer departemen terkait
Agenda:
- Pembukaan
- Laporan kinerja semester I tahun 2024
- Presentasi rencana ekspansi bisnis
- Diskusi strategi peningkatan efisiensi operasional
- Pembahasan isu-isu penting
- Rencana aksi semester II tahun 2024
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Ir. Hadi Sumarno pukul 09.05 WIB
– Sambutan dan penjelasan tujuan rapat
- Laporan Kinerja Semester I Tahun 2024 (Dra. Lina Wati, M.M.)
– Pendapatan: Rp 250 miliar (108% dari target)
– Laba bersih: Rp 45 miliar (103% dari target)
– Pertumbuhan year-on-year: 12%
– Highlight: Keberhasilan peluncuran 2 produk baru berkontribusi 15% terhadap total pendapatan
- Presentasi Rencana Ekspansi Bisnis (Dr. Ratna Sari)
– Usulan pembukaan cabang baru di 3 kota: Surabaya, Medan, dan Makassar
– Rencana akuisisi perusahaan teknologi untuk memperkuat kapabilitas digital
– Target pertumbuhan pasar ekspor sebesar 25% di tahun 2025
Keputusan: Disetujui untuk dilanjutkan ke tahap studi kelayakan
- Diskusi Strategi Peningkatan Efisiensi Operasional (Ahmad Yusuf, S.T.)
– Implementasi sistem manajemen rantai pasok baru
– Otomatisasi proses produksi di pabrik utama
– Program pengurangan limbah dan efisiensi energi
Keputusan: Tim operasional akan menyusun rencana detail implementasi dalam 2 minggu
- Pembahasan Isu-isu Penting
- Regulasi baru terkait standar produksi (Budi Santoso, S.H.)
– Penyesuaian proses produksi diperlukan dalam 6 bulan ke depan
– Estimasi biaya kepatuhan: Rp 5 miliar
- Tren pasar dan perubahan perilaku konsumen (Dr. Ratna Sari)
– Peningkatan permintaan produk ramah lingkungan
– Kebutuhan untuk memperkuat presence di e-commerce
- Rencana Aksi Semester II Tahun 2024
– Finalisasi studi kelayakan ekspansi bisnis (PIC: Dr. Ratna Sari)
– Implementasi fase pertama program efisiensi operasional (PIC: Ahmad Yusuf, S.T.)
– Penyusunan strategi marketing digital yang komprehensif (PIC: Manajer Marketing)
– Persiapan kepatuhan terhadap regulasi baru (PIC: Budi Santoso, S.H.)
- Penutup
– Ringkasan keputusan dan rencana tindak lanjut oleh Ir. Hadi Sumarno
– Rapat ditutup pukul 11.25 WIB
– Rapat perusahaan berikutnya dijadwalkan tanggal 15 Januari 2025
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Perusahaan
Disetujui oleh:
Ir. Hadi Sumarno
Direktur Utama
3. Contoh notulen rapat organisasi
NOTULEN RAPAT ORGANISASI
Perhimpunan Mahasiswa Peduli Lingkungan (PMPL)
Tanggal : 20 Juli 2024
Waktu : 19.00 – 21.00 WIB
Tempat : Ruang Serba Guna Fakultas Ilmu Lingkungan
Peserta : 1. Anita Pratiwi (Ketua Umum)
- Reza Firmansyah (Wakil Ketua)
- Dian Safitri (Sekretaris)
- Fajar Ramadhan (Bendahara)
- Koordinator Divisi dan Anggota (Total 25 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Laporan kegiatan semester lalu
- Evaluasi program kerja
- Perencanaan kegiatan semester depan
- Pemilihan koordinator baru Divisi Humas
- Diskusi anggaran dan pendanaan
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Anita Pratiwi pukul 19.05 WIB
– Pengecekan kehadiran dan pembacaan agenda
- Laporan Kegiatan Semester Lalu (Reza Firmansyah)
– Kampanye “Kampus Bebas Plastik” berhasil mengurangi penggunaan plastik sekali pakai sebesar 40%
– Seminar “Teknologi Ramah Lingkungan” dihadiri oleh 300 peserta
– Aksi bersih pantai melibatkan 150 relawan dan mengumpulkan 500 kg sampah
- Evaluasi Program Kerja
– Program penanaman pohon hanya mencapai 70% target karena kendala cuaca
– Workshop daur ulang mendapat respons positif, diusulkan untuk diadakan lebih sering
– Kolaborasi dengan organisasi luar kampus perlu ditingkatkan
- Perencanaan Kegiatan Semester Depan
- Usulan kegiatan baru:
– Lomba inovasi teknologi ramah lingkungan tingkat universitas
– Tur edukasi ke pusat pengolahan sampah
– Kampanye hemat energi di lingkungan kampus
- Kegiatan rutin yang akan dilanjutkan:
– Seminar bulanan tentang isu lingkungan terkini
– Aksi bersih kampus setiap dua minggu
- Pemilihan Koordinator Baru Divisi Humas
– Dua kandidat: Putri Handayani dan Arif Budiman
– Hasil pemungutan suara: Putri Handayani terpilih dengan 15 suara dari 25 suara
- Diskusi Anggaran dan Pendanaan (Fajar Ramadhan)
– Laporan keuangan semester lalu: saldo Rp 15.000.000
– Rencana penggalangan dana melalui penjualan merchandise ramah lingkungan
– Pengajuan proposal sponsorship ke perusahaan lokal untuk kegiatan besar
- Lain-lain
– Usulan pembaruan website organisasi (PIC: Divisi Humas)
– Diskusi tentang sistem rekrutmen anggota baru
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Anita Pratiwi pukul 20.55 WIB
– Rapat rutin berikutnya dijadwalkan tanggal 20 Agustus 2024
Tindak Lanjut:
- Divisi Program: Menyusun detail rencana kegiatan semester depan (Tenggat: 5 Agustus 2024)
- Divisi Humas: Merancang strategi kampanye hemat energi (Tenggat: 10 Agustus 2024)
- Bendahara: Menyiapkan proposal sponsorship (Tenggat: 15 Agustus 2024)
- Sekretaris: Memperbarui database anggota (Tenggat: 1 Agustus 2024)
Notulen disusun oleh:
Dian Safitri
Sekretaris PMPL
Disetujui oleh:
Anita Pratiwi
Ketua Umum PMPL
4. Contoh notulen rapat dinas
NOTULEN RAPAT DINAS
Dinas Pendidikan Kota Sejahtera
Tanggal : 25 Juli 2024
Waktu : 09.00 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama Dinas Pendidikan
Pimpinan Rapat : Dr. Hendra Widodo, M.Pd. (Kepala Dinas Pendidikan)
Peserta : 1. Kepala Bidang Pendidikan Dasar
- Kepala Bidang Pendidikan Menengah
- Kepala Bidang Pendidikan Non-Formal
- Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
- Kepala Sub Bagian Keuangan
- Perwakilan Pengawas Sekolah
(Total peserta: 25 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Laporan capaian program semester I tahun 2024
- Evaluasi implementasi kurikulum baru
- Perencanaan anggaran pendidikan tahun 2025
- Pembahasan persiapan Ujian Nasional
- Diskusi program peningkatan kompetensi guru
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Dr. Hendra Widodo, M.Pd. pukul 09.05 WIB
– Pengecekan kehadiran dan pembacaan agenda rapat
- Laporan Capaian Program Semester I Tahun 2024
– Angka partisipasi sekolah meningkat 2% dibanding tahun lalu
– Program bantuan pendidikan telah mencakup 95% siswa dari keluarga kurang mampu
– Renovasi 15 gedung sekolah telah selesai dilaksanakan
- Evaluasi Implementasi Kurikulum Baru
– 80% sekolah telah menerapkan kurikulum baru dengan baik
– Kendala utama: kurangnya pelatihan guru dan keterbatasan sarana pembelajaran
– Solusi: Mengadakan pelatihan intensif dan pengadaan sarana pembelajaran tambahan
- Perencanaan Anggaran Pendidikan Tahun 2025
– Usulan kenaikan anggaran sebesar 10% dari tahun sebelumnya
– Fokus anggaran: peningkatan kualitas guru, perbaikan infrastruktur, dan pengembangan teknologi pendidikan
– Kepala Sub Bagian Keuangan akan menyusun draft anggaran detail
- Pembahasan Persiapan Ujian Nasional
– Penetapan jadwal try out: September dan November 2024
– Pembentukan tim khusus persiapan UN tingkat kota
– Rencana pelatihan guru untuk peningkatan kualitas pembelajaran matери UN
- Diskusi Program Peningkatan Kompetensi Guru
– Usulan program sertifikasi kompetensi digital untuk seluruh guru
– Rencana kerjasama dengan perguruan tinggi untuk program magister bagi guru berprestasi
– Pengembangan platform e-learning untuk pelatihan guru jarak jauh
- Lain-lain
– Usulan pembentukan forum komunikasi orang tua dan sekolah
– Diskusi tentang penanganan kasus bullying di sekolah
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Dr. Hendra Widodo, M.Pd. pukul 11.25 WIB
– Rapat koordinasi berikutnya dijadwalkan tanggal 25 Agustus 2024
Tindak Lanjut:
- Kepala Bidang Pendidikan Dasar dan Menengah: Menyusun laporan detail implementasi kurikulum baru (Tenggat: 10 Agustus 2024)
- Kepala Sub Bagian Keuangan: Menyiapkan draft anggaran 2025 (Tenggat: 15 Agustus 2024)
- Kepala Bidang Pendidikan Non-Formal: Merancang program peningkatan kompetensi guru (Tenggat: 20 Agustus 2024)
- Perwakilan Pengawas Sekolah: Menyusun rencana persiapan Ujian Nasional (Tenggat: 5 Agustus 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Dinas Pendidikan Kota Sejahtera
Disetujui oleh:
Dr. Hendra Widodo, M.Pd.
Kepala Dinas Pendidikan Kota Sejahtera
5. Contoh notulensi rapat tim pemasaran
NOTULEN RAPAT TIM PEMASARAN
PT Inovasi Teknologi Indonesia
Tanggal : 1 Agustus 2024
Waktu : 13.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Kreatif Lantai 5
Pimpinan Rapat : Rina Wulandari (Kepala Divisi Pemasaran)
Peserta : 1. Budi Pratama (Manajer Pemasaran Digital)
- Sari Indah (Manajer Branding)
- Rudi Hartono (Manajer Hubungan Pelanggan)
- Anita Sari (Spesialis Konten)
- Deni Kusuma (Analis Data Pemasaran)
- Tim pemasaran (Total peserta: 15 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Evaluasi kinerja kampanye Q2 2024
- Presentasi strategi pemasaran Q3 2024
- Diskusi peluncuran produk baru
- Analisis tren pasar terkini
- Perencanaan anggaran pemasaran Q3 2024
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Rina Wulandari pukul 13.05 WIB
– Pengecekan kehadiran dan pembacaan agenda
- Evaluasi Kinerja Kampanye Q2 2024 (Budi Pratama)
– Kampanye digital “Tech for All” mencapai 120% target engagement
– ROI kampanye media sosial meningkat 15% dibanding Q1
– Konversi leads menjadi penjualan naik 8%
- Presentasi Strategi Pemasaran Q3 2024 (Sari Indah)
– Tema kampanye: “Inovasi Untuk Masa Depan”
– Fokus pada pemasaran konten dan influencer marketing
– Rencana kolaborasi dengan 5 tech influencer terkemuka
- Diskusi Peluncuran Produk Baru
– Produk: SmartHome Hub “ConnectAll”
– Target peluncuran: 15 September 2024
– Strategi:
- Pra-peluncuran: Teaser campaign di media sosial (PIC: Anita Sari)
- Peluncuran: Event virtual dengan demo produk live (PIC: Rudi Hartono)
- Pasca-peluncuran: Program referral dan ulasan produk (PIC: Budi Pratama)
- Analisis Tren Pasar Terkini (Deni Kusuma)
– Peningkatan permintaan solusi IoT untuk rumah tangga
– Tren peningkatan kesadaran privasi dan keamanan data
– Rekomendasi: Menekankan fitur keamanan produk dalam materi pemasaran
- Perencanaan Anggaran Pemasaran Q3 2024
– Total anggaran: Rp 5 miliar (naik 20% dari Q2)
– Alokasi:
60% untuk pemasaran digital
25% untuk event peluncuran produk
15% untuk riset pasar dan analisis data
- Lain-lain
– Usulan pelatihan tim tentang AI dalam pemasaran (PIC: Budi Pratama)
– Diskusi tentang optimalisasi customer journey
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Rina Wulandari pukul 14.55 WIB
– Rapat tim berikutnya dijadwalkan tanggal 15 Agustus 2024
Tindak Lanjut:
- Sari Indah: Finalisasi materi kampanye “Inovasi Untuk Masa Depan” (Tenggat: 10 Agustus 2024)
- Rudi Hartono: Menyusun rencana detail event peluncuran virtual (Tenggat: 15 Agustus 2024)
- Anita Sari: Membuat konten teaser untuk media sosial (Tenggat: 20 Agustus 2024)
- Deni Kusuma: Menyiapkan laporan detail tren pasar (Tenggat: 8 Agustus 2024)
- Budi Pratama: Mengatur pelatihan AI untuk tim (Tenggat: 30 Agustus 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Asisten Tim Pemasaran
Disetujui oleh:
Rina Wulandari
Kepala Divisi Pemasaran
6. Contoh notulen rapat tim penelitian dan pengembangan
NOTULEN RAPAT TIM PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
PT Inovasi Teknologi Nusantara
Tanggal : 5 Agustus 2024
Waktu : 10.00 – 12.30 WIB
Tempat : Laboratorium Riset Lantai 7
Pimpinan Rapat : Dr. Surya Wijaya (Direktur Penelitian dan Pengembangan)
Peserta : 1. Prof. Andi Prasetyo (Kepala Divisi Riset Material)
- Dr. Siti Rahma (Kepala Divisi Pengembangan Produk)
- Ir. Budi Santoso (Manajer Proyek Inovasi)
- Dra. Maya Putri (Spesialis Paten dan HAKI)
- Tim peneliti senior (Total peserta: 20 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Laporan kemajuan proyek penelitian yang sedang berjalan
- Presentasi hasil uji coba material baru
- Diskusi pengembangan produk generasi berikutnya
- Update status paten terkini
- Perencanaan alokasi dana penelitian tahun 2025
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Dr. Surya Wijaya pukul 10.05 WIB
– Pengecekan kehadiran dan pembacaan agenda
- Laporan Kemajuan Proyek Penelitian (Ir. Budi Santoso)
– Proyek A: Pengembangan baterai nano-tech (progress 75%)
– Proyek B: Sistem AI untuk prediksi maintenance (progress 60%)
– Proyek C: Material komposit ringan (progress 90%)
- Presentasi Hasil Uji Coba Material Baru (Prof. Andi Prasetyo)
– Material X-23 menunjukkan peningkatan kekuatan 30% dibanding material sebelumnya
– Ketahanan terhadap suhu tinggi meningkat 50%
– Rekomendasi: Lanjut ke fase pengujian industri
- Diskusi Pengembangan Produk Generasi Berikutnya (Dr. Siti Rahma)
– Konsep produk: “EcoTech” – lini produk ramah lingkungan
– Fitur utama: 100% dapat didaur ulang, efisiensi energi tinggi
– Timeline pengembangan: 18 bulan
– Tantangan: Menjaga performa produk sambil meningkatkan aspek ramah lingkungan
- Update Status Paten Terkini (Dra. Maya Putri)
– 3 paten baru disetujui bulan lalu
– 5 aplikasi paten dalam proses review
– Strategi: Fokus pada perlindungan teknologi inti untuk EcoTech
- Perencanaan Alokasi Dana Penelitian Tahun 2025
– Usulan kenaikan anggaran 15% dari tahun sebelumnya
– Prioritas: 40% untuk pengembangan EcoTech, 30% riset material baru, 20% AI dan machine learning, 10% lain-lain
– Dr. Surya akan mengajukan proposal anggaran ke direksi
- Lain-lain
– Usulan kolaborasi riset dengan Universitas Teknologi Nasional
– Diskusi tentang peningkatan fasilitas laboratorium
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Dr. Surya Wijaya pukul 12.25 WIB
– Rapat tim berikutnya dijadwalkan tanggal 2 September 2024
Tindak Lanjut:
- Ir. Budi Santoso: Menyusun laporan detail kemajuan proyek (Tenggat: 15 Agustus 2024)
- Prof. Andi Prasetyo: Menyiapkan proposal pengujian industri material X-23 (Tenggat: 20 Agustus 2024)
- Dr. Siti Rahma: Mengembangkan roadmap detail EcoTech (Tenggat: 1 September 2024)
- Dra. Maya Putri: Menyusun strategi perlindungan HAKI untuk EcoTech (Tenggat: 25 Agustus 2024)
- Dr. Surya Wijaya: Finalisasi proposal anggaran 2025 (Tenggat: 30 Agustus 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Tim Penelitian dan Pengembangan
Disetujui oleh:
Dr. Surya Wijaya
Direktur Penelitian dan Pengembangan
7. Contoh notulen rapat tim administrasi
NOTULEN RAPAT TIM ADMINISTRASI
PT Maju Bersama
Tanggal : 10 Agustus 2024
Waktu : 09.00 – 11.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Lantai 2
Pimpinan Rapat : Ibu Sari Indah (Kepala Bagian Administrasi)
Peserta : 1. Bapak Andi Wijaya (Supervisor Administrasi Umum)
- Ibu Rina Puspita (Koordinator Administrasi Kepegawaian)
- Bapak Deni Kusuma (Koordinator Administrasi Keuangan)
- Ibu Maya Sari (Staf Senior Administrasi)
- Tim administrasi (Total peserta: 12 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Evaluasi kinerja administrasi bulan Juli 2024
- Pembaruan sistem manajemen dokumen
- Diskusi optimalisasi proses administrasi
- Perencanaan pelatihan staf
- Pembahasan anggaran operasional Q4 2024
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Ibu Sari Indah pukul 09.05 WIB
– Pengecekan kehadiran dan pembacaan agenda
- Evaluasi Kinerja Administrasi Bulan Juli 2024
– Tingkat penyelesaian tugas tepat waktu: 95% (meningkat 3% dari bulan sebelumnya)
– Akurasi pengarsipan dokumen: 98%
– Waktu respon rata-rata untuk permintaan internal: 2 jam (membaik dari 3 jam bulan lalu)
- Pembaruan Sistem Manajemen Dokumen (Bapak Andi Wijaya)
– Implementasi sistem manajemen dokumen digital baru 80% selesai
– Pelatihan penggunaan sistem untuk seluruh staf akan dilakukan minggu depan
– Target penyelesaian implementasi: akhir Agustus 2024
- Diskusi Optimalisasi Proses Administrasi
– Usulan penerapan sistem ticketing untuk permintaan layanan internal
– Standardisasi format laporan lintas departemen
– Automasi proses persetujuan cuti dan reimbursement
- Perencanaan Pelatihan Staf (Ibu Rina Puspita)
– Jadwal pelatihan:
- Manajemen Waktu dan Prioritas: 20 Agustus 2024
- Keamanan Data dan Privasi: 5 September 2024
- Komunikasi Efektif dalam Administrasi: 15 September 2024
- Pembahasan Anggaran Operasional Q4 2024 (Bapak Deni Kusuma)
– Proyeksi anggaran: Rp 500 juta (naik 5% dari Q3)
– Alokasi tambahan untuk upgrade perangkat lunak dan pelatihan staf
– Draft anggaran akan dikirimkan ke tim untuk review dalam 3 hari
- Lain-lain
– Usulan pembaruan prosedur penyimpanan arsip fisik
– Diskusi tentang rotasi tugas staf untuk pengembangan keterampilan
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Ibu Sari Indah pukul 10.55 WIB
– Rapat tim berikutnya dijadwalkan tanggal 10 September 2024
Tindak Lanjut:
- Bapak Andi Wijaya: Finalisasi implementasi sistem manajemen dokumen (Tenggat: 31 Agustus 2024)
- Ibu Rina Puspita: Menyusun jadwal detail dan materi pelatihan staf (Tenggat: 15 Agustus 2024)
- Bapak Deni Kusuma: Mengirimkan draft anggaran Q4 untuk review (Tenggat: 13 Agustus 2024)
- Ibu Maya Sari: Menyusun proposal sistem ticketing (Tenggat: 20 Agustus 2024)
- Seluruh tim: Review dan feedback draft anggaran Q4 (Tenggat: 17 Agustus 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Staf Administrasi
Disetujui oleh:
Ibu Sari Indah
Kepala Bagian Administrasi
8. Contoh notulen rapat tim HR
NOTULEN RAPAT TIM HUMAN RESOURCES (HR)
PT Sukses Bersama
Tanggal : 15 Agustus 2024
Waktu : 14.00 – 16.30 WIB
Tempat : Ruang Konferensi HR, Lantai 5
Pimpinan Rapat : Bapak Rahmat Hidayat (Direktur HR)
Peserta : 1. Ibu Anita Sari (Manajer Rekrutmen dan Seleksi)
- Bapak Deni Prasetyo (Manajer Pengembangan SDM)
- Ibu Lina Wulandari (Manajer Kompensasi dan Benefit)
- Bapak Ari Kusuma (Spesialis Hubungan Industrial)
- Tim HR (Total peserta: 15 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Evaluasi kinerja departemen HR semester I 2024
- Update proses rekrutmen untuk posisi kunci
- Diskusi program pengembangan karyawan 2025
- Review kebijakan remunerasi
- Perencanaan Employee Engagement Survey
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Bapak Rahmat Hidayat pukul 14.05 WIB
– Pengecekan kehadiran dan pembacaan agenda
- Evaluasi Kinerja Departemen HR Semester I 2024
– Tingkat turnover karyawan: 5% (turun dari 7% tahun lalu)
– Waktu rata-rata pengisian posisi kosong: 25 hari (membaik dari 30 hari)
– Tingkat kepuasan karyawan: 85% (naik 3% dari survey terakhir)
- Update Proses Rekrutmen untuk Posisi Kunci (Ibu Anita Sari)
– 3 dari 5 posisi manajerial telah terisi
– Tantangan dalam mencari kandidat untuk posisi IT Senior Developer
– Strategi: Meningkatkan penggunaan platform rekrutmen online dan kerjasama dengan headhunter
- Diskusi Program Pengembangan Karyawan 2025 (Bapak Deni Prasetyo)
– Usulan program:
- Leadership Acceleration Program untuk level supervisor
- Technical Skill Enhancement untuk departemen IT dan R&D
- Cross-functional rotation program
– Target: 80% karyawan mengikuti minimal satu program pengembangan
- Review Kebijakan Remunerasi (Ibu Lina Wulandari)
– Proposal kenaikan gaji rata-rata 7% untuk tahun 2025
– Penambahan benefit: Asuransi kesehatan untuk anggota keluarga
– Implementasi sistem bonus berbasis kinerja
- Perencanaan Employee Engagement Survey
– Jadwal pelaksanaan: Oktober 2024
– Penggunaan platform survey online untuk meningkatkan partisipasi
– Focus areas: work-life balance, career development, dan komunikasi internal
- Lain-lain
– Diskusi tentang implementasi flexible working arrangement
– Usulan pembaruan Employee Handbook
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Bapak Rahmat Hidayat pukul 16.25 WIB
– Rapat tim HR berikutnya dijadwalkan tanggal 15 September 2024
Tindak Lanjut:
- Ibu Anita Sari: Menyusun strategi rekrutmen baru untuk posisi IT (Tenggat: 25 Agustus 2024)
- Bapak Deni Prasetyo: Merinci program pengembangan karyawan 2025 (Tenggat: 1 September 2024)
- Ibu Lina Wulandari: Finalisasi proposal kebijakan remunerasi baru (Tenggat: 30 Agustus 2024)
- Bapak Ari Kusuma: Menyiapkan draft pembaruan Employee Handbook (Tenggat: 10 September 2024)
- Seluruh tim: Memberikan input untuk Employee Engagement Survey (Tenggat: 22 Agustus 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Staf HR
Disetujui oleh:
Bapak Rahmat Hidayat
Direktur HR
9. Contoh notulen rapat tim kreatif
NOTULEN RAPAT TIM KREATIF
Agensi Periklanan Kreasi Prima
Tanggal : 20 Agustus 2024
Waktu : 10.00 – 12.30 WIB
Tempat : Studio Kreatif, Lantai 3
Pimpinan Rapat : Ibu Rina Artistika (Creative Director)
Peserta : 1. Bapak Andi Wibowo (Art Director)
- Ibu Sari Indah (Copywriter Senior)
- Bapak Deni Kusuma (Desainer Grafis Senior)
- Ibu Maya Putri (Spesialis Media Sosial)
- Tim Kreatif (Total peserta: 12 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Review kampanye terbaru untuk klien XYZ Corp
- Brainstorming konsep untuk pitch klien baru
- Update tren desain dan konten viral terkini
- Diskusi workflow dan produktivitas tim
- Perencanaan workshop kreativitas
- Lain-lain
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Ibu Rina Artistika pukul 10.05 WIB
– Ice breaking: 5 menit sesi sketsa cepat
- Review Kampanye Terbaru untuk Klien XYZ Corp (Bapak Andi Wibowo)
– Tema kampanye: “Revolusi Hijau di Kota”
– Feedback klien: Positif, dengan saran minor pada pilihan warna
– Tindak lanjut: Revisi palet warna dan finalisasi aset visual dalam 3 hari
- Brainstorming Konsep untuk Pitch Klien Baru
– Klien: StartUp Tech “InnovatePro”
– Ide-ide yang muncul:
- “Teknologi yang Membumi”
- “Inovasi dalam Genggaman”
- “Masa Depan, Sekarang”
– Konsep terpilih untuk dikembangkan: “Inovasi dalam Genggaman”
- Update Tren Desain dan Konten Viral Terkini (Ibu Maya Putri)
– Tren desain: Minimalis dengan aksen neon, ilustrasi 3D realistis
– Konten viral: Video pendek interaktif, AR filters
– Rekomendasi: Mengintegrasikan AR dalam kampanye mendatang
- Diskusi Workflow dan Produktivitas Tim
– Implementasi metode Agile dalam proses kreatif
– Penggunaan software kolaborasi baru untuk tracking proyek
– Usulan: Daily stand-up meeting 15 menit setiap pagi
- Perencanaan Workshop Kreativitas
– Tema: “Meretas Batas Kreativitas di Era Digital”
– Jadwal: 15 September 2024
– Pembicara tamu: Desainer UX/UI ternama (nama dikonfirmasi)
– Aktivitas: Hands-on session pembuatan konten AR
- Lain-lain
– Usulan pembaruan perangkat lunak desain
– Diskusi tentang rotasi tim untuk proyek-proyek mendatang
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Ibu Rina Artistika pukul 12.25 WIB
– Rapat tim kreatif berikutnya dijadwalkan tanggal 3 September 2024
Tindak Lanjut:
- Bapak Andi Wibowo: Finalisasi revisi kampanye XYZ Corp (Tenggat: 23 Agustus 2024)
- Ibu Sari Indah: Mengembangkan copy untuk konsep “Inovasi dalam Genggaman” (Tenggat: 25 Agustus 2024)
- Bapak Deni Kusuma: Membuat mock-up visual untuk pitch InnovatePro (Tenggat: 27 Agustus 2024)
- Ibu Maya Putri: Menyusun proposal integrasi AR dalam kampanye (Tenggat: 30 Agustus 2024)
- Seluruh tim: Menyiapkan ide untuk workshop kreativitas (Tenggat: 5 September 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Asisten Kreatif
Disetujui oleh:
Ibu Rina Artistika
Creative Director
10. Contoh notulen rapat online
NOTULEN RAPAT ONLINE
PT Maju Digital Indonesia
Tanggal : 25 Agustus 2024
Waktu : 14.00 – 16.00 WIB
Platform: Zoom Meeting
ID Rapat: 123 456 7890
Pimpinan Rapat : Bapak Adi Nugroho (CEO)
Peserta : 1. Ibu Sinta Dewi (COO)
- Bapak Rudi Hartono (CTO)
- Ibu Lina Wijaya (CMO)
- Bapak Deni Prasetyo (CFO)
- Manajer Departemen (Total peserta: 20 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Update kinerja perusahaan Q2 2024
- Presentasi strategi digitalisasi
- Diskusi rencana ekspansi pasar
- Review anggaran semester II 2024
- Tanya jawab
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Bapak Adi Nugroho pukul 14.05 WIB
– Pengecekan koneksi dan audio peserta
- Update Kinerja Perusahaan Q2 2024 (Ibu Sinta Dewi)
– Pertumbuhan pendapatan: 15% YoY
– Akuisisi pelanggan baru: 10.000 (melebihi target 8.000)
– NPS (Net Promoter Score): 72 (naik dari 68 di Q1)
- Presentasi Strategi Digitalisasi (Bapak Rudi Hartono)
– Rencana implementasi AI dalam layanan pelanggan
– Upgrade infrastruktur cloud
– Pengembangan aplikasi mobile dengan fitur baru
– Timeline implementasi: September 2024 – Maret 2025
- Diskusi Rencana Ekspansi Pasar (Ibu Lina Wijaya)
– Target: Penetrasi pasar Asia Tenggara
– Strategi: Kemitraan dengan pemain lokal di setiap negara target
– Tantangan: Regulasi yang berbeda di setiap negara
– Rencana soft launch: Q1 2025
- Review Anggaran Semester II 2024 (Bapak Deni Prasetyo)
– Total anggaran: Rp 50 miliar
– Alokasi: 40% pengembangan produk, 30% pemasaran, 20% operasional, 10% SDM
– Peningkatan anggaran R&D sebesar 25% dibanding semester I
- Tanya Jawab
Q: Bagaimana strategi menghadapi potensi resesi global? (Manajer Sales)
A: Fokus pada efisiensi operasional dan diversifikasi produk (CEO)
Q: Apakah ada rencana rekrutmen besar-besaran untuk ekspansi? (Manajer HR)
A: Ya, terutama untuk posisi teknis dan pemasaran lokal (COO)
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Bapak Adi Nugroho pukul 15.55 WIB
– Rapat direksi berikutnya dijadwalkan tanggal 15 September 2024
Tindak Lanjut:
- Bapak Rudi Hartono: Menyusun timeline detail implementasi AI (Tenggat: 5 September 2024)
- Ibu Lina Wijaya: Menyiapkan analisis pasar Asia Tenggara (Tenggat: 10 September 2024)
- Bapak Deni Prasetyo: Mengirimkan breakdown anggaran ke setiap departemen (Tenggat: 30 Agustus 2024)
- Seluruh Direksi: Menyiapkan rencana mitigasi resesi untuk didiskusikan di rapat berikutnya
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Perusahaan
Disetujui oleh:
Bapak Adi Nugroho
CEO
11. Contoh notulen rapat di sekolah
NOTULEN RAPAT GURU DAN STAF
SMA Cerdas Mulia
Tanggal : 1 September 2024
Waktu : 13.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Guru
Pimpinan Rapat : Bapak Hadi Sumarno, M.Pd. (Kepala Sekolah)
Peserta : 1. Ibu Siti Aminah, S.Pd. (Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum)
- Bapak Andi Wijaya, S.Pd. (Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan)
- Ibu Rina Wulandari, S.Pd. (Koordinator BK)
- Guru Mata Pelajaran dan Staf (Total peserta: 40 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Evaluasi kegiatan belajar mengajar semester I
- Persiapan ujian semester
- Diskusi program ekstrakurikuler
- Perencanaan acara Dies Natalis sekolah
- Pembahasan sistem penilaian baru
- Informasi dari Dinas Pendidikan
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Bapak Hadi Sumarno pukul 13.05 WIB
– Doa bersama dipimpin oleh Bapak Andi Wijaya
- Evaluasi Kegiatan Belajar Mengajar Semester I (Ibu Siti Aminah)
– Tingkat kehadiran siswa: 95% (meningkat 2% dari semester lalu)
– Nilai rata-rata kelas: 7,8 (stabil dibanding semester lalu)
– Kendala: Beberapa kelas mengalami keterlambatan materi karena kegiatan sekolah
- Persiapan Ujian Semester (Ibu Siti Aminah)
– Jadwal ujian: 10-15 Desember 2024
– Pembentukan panitia ujian semester
– Batas akhir pengumpulan soal: 20 November 2024
- Diskusi Program Ekstrakurikuler (Bapak Andi Wijaya)
– Evaluasi program yang ada: Pramuka, PMR, dan Klub Sains paling diminati
– Usulan program baru: Klub Robotik dan Jurnalistik
– Keputusan: Menambah Klub Robotik mulai semester depan
- Perencanaan Acara Dies Natalis Sekolah
– Tanggal pelaksanaan: 15 Oktober 2024
– Tema: “Mewujudkan Generasi Unggul di Era Digital”
– Pembentukan panitia Dies Natalis
- Pembahasan Sistem Penilaian Baru
– Integrasi penilaian berbasis proyek
– Peningkatan bobot penilaian sikap dan keterampilan
– Pelatihan guru untuk implementasi sistem baru: 20 September 2024
- Informasi dari Dinas Pendidikan
– Sosialisasi Kurikulum Merdeka Belajar
– Jadwal Olimpiade Sains tingkat kota: 5 November 2024
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Bapak Hadi Sumarno pukul 14.55 WIB
– Doa penutup dipimpin oleh Ibu Rina Wulandari
Tindak Lanjut:
- Ibu Siti Aminah: Menyusun jadwal detail ujian semester (Tenggat: 10 September 2024)
- Bapak Andi Wijaya: Merincikan proposal Klub Robotik (Tenggat: 15 September 2024)
- Ibu Rina Wulandari: Membentuk panitia Dies Natalis (Tenggat: 8 September 2024)
- Seluruh guru: Mengikuti pelatihan sistem penilaian baru (20 September 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Staf Tata Usaha
Disetujui oleh:
Bapak Hadi Sumarno, M.Pd.
Kepala Sekolah
12. Notulen rapat kantor pemerintah
NOTULEN RAPAT KOORDINASI
Dinas Pembangunan dan Tata Kota Kabupaten Sejahtera
Tanggal : 5 September 2024
Waktu : 09.00 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama Kantor Bupati
Pimpinan Rapat : Drs. Hadi Supriyanto, M.Si. (Kepala Dinas)
Peserta : 1. Ir. Siti Rahayu (Kepala Bidang Perencanaan Tata Ruang)
- Budi Santoso, S.T., M.T. (Kepala Bidang Pengawasan Bangunan)
- Dr. Rina Wijaya (Kepala Bidang Lingkungan Hidup)
- Ahmad Yusuf, S.E. (Kepala Sub Bagian Keuangan)
- Perwakilan dari setiap bidang (Total peserta: 25 orang)
Agenda:
- Pembukaan
- Laporan perkembangan proyek infrastruktur Q3 2024
- Evaluasi implementasi kebijakan tata ruang baru
- Presentasi rencana penghijauan kota
- Pembahasan anggaran tahun 2025
- Koordinasi lintas sektor untuk program smart city
- Tanya jawab dan diskusi
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Drs. Hadi Supriyanto pukul 09.05 WIB
– Pembacaan agenda dan pengecekan kehadiran
- Laporan Perkembangan Proyek Infrastruktur Q3 2024 (Ir. Siti Rahayu)
– Pembangunan jalan lingkar: 75% selesai, sesuai jadwal
– Revitalisasi 3 taman kota: 90% selesai
– Pembangunan sistem drainase baru: terlambat 2 minggu dari jadwal
- Evaluasi Implementasi Kebijakan Tata Ruang Baru (Budi Santoso, S.T., M.T.)
– 85% bangunan baru sudah mematuhi aturan tata ruang
– Tantangan: Sosialisasi ke masyarakat masih perlu ditingkatkan
– Usulan: Membentuk tim khusus untuk edukasi dan pengawasan
- Presentasi Rencana Penghijauan Kota (Dr. Rina Wijaya)
– Target: Penanaman 10.000 pohon di tahun 2025
– Lokasi: Sepanjang jalan utama dan taman-taman kota
– Kolaborasi dengan komunitas lingkungan dan sekolah-sekolah
- Pembahasan Anggaran Tahun 2025 (Ahmad Yusuf, S.E.)
– Total anggaran: Rp 500 miliar
– Alokasi: 40% infrastruktur, 25% lingkungan, 20% pengembangan SDM, 15% operasional
– Peningkatan 15% dari anggaran tahun sebelumnya
- Koordinasi Lintas Sektor untuk Program Smart City
– Pembentukan tim gabungan dengan Dinas Komunikasi dan Informatika
– Rencana implementasi sistem transportasi cerdas
– Pengembangan aplikasi layanan publik terintegrasi
- Tanya Jawab dan Diskusi
Q: Bagaimana mengatasi kemacetan akibat proyek pembangunan? (Perwakilan Bidang Lalu Lintas)
A: Akan dibuat jalur alternatif dan penjadwalan konstruksi pada jam tidak sibuk (Ir. Siti Rahayu)
Q: Apakah ada rencana insentif untuk bangunan ramah lingkungan? (Perwakilan Bidang Perizinan)
A: Sedang disusun kebijakan pengurangan pajak bangunan untuk gedung bersertifikat green building (Dr. Rina Wijaya)
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Drs. Hadi Supriyanto pukul 11.25 WIB
– Rapat koordinasi berikutnya dijadwalkan tanggal 3 Oktober 2024
Tindak Lanjut:
- Ir. Siti Rahayu: Menyusun laporan detail keterlambatan proyek drainase (Tenggat: 12 September 2024)
- Budi Santoso, S.T., M.T.: Membentuk tim sosialisasi tata ruang (Tenggat: 20 September 2024)
- Dr. Rina Wijaya: Finalisasi proposal program penghijauan (Tenggat: 15 September 2024)
- Ahmad Yusuf, S.E.: Menyiapkan presentasi anggaran untuk DPRD (Tenggat: 25 September 2024)
- Seluruh Kepala Bidang: Menyiapkan rencana kerja 2025 (Tenggat: 30 September 2024)
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Dinas
Disetujui oleh:
Drs. Hadi Supriyanto, M.Si.
Kepala Dinas Pembangunan dan Tata Kota
12. Notulen rapat 1:1
NOTULEN RAPAT 1:1 (ONE-ON-ONE)
PT Inovasi Teknologi
Tanggal : 10 September 2024
Waktu : 14.00 – 15.00 WIB
Tempat : Ruang Kerja Manajer
Peserta : 1. Bapak Andi Wijaya (Manajer Pengembangan Produk)
- Ibu Sari Indah (Pengembang Senior)
Agenda:
- Pembukaan
- Review kinerja bulan lalu
- Diskusi proyek terkini
- Pengembangan karir
- Umpan balik dua arah
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Pertemuan dimulai pukul 14.05 WIB
– Bapak Andi menanyakan kabar dan kondisi kerja Ibu Sari
- Review Kinerja Bulan Lalu
– Ibu Sari menyelesaikan modul integrasi API tepat waktu
– Kualitas kode mendapat pujian dari tim QA
– Kontribusi aktif dalam code review tim
- Diskusi Proyek Terkini
– Proyek: Pengembangan fitur AI untuk rekomendasi produk
– Tantangan: Integrasi dengan sistem legacy
– Solusi: Ibu Sari mengusulkan pendekatan microservices
– Deadline: Akhir Oktober 2024
- Pengembangan Karir
– Ibu Sari mengexpresikan minat dalam machine learning
– Bapak Andi menyarankan kursus online dan konferensi AI mendatang
– Diskusi tentang potensi rotasi ke tim AI dalam 6-12 bulan ke depan
- Umpan Balik Dua Arah
– Dari Manajer:
* Apresiasi atas inisiatif dan kualitas kerja Ibu Sari
* Saran untuk lebih aktif dalam mentoring junior developer
– Dari Karyawan:
* Permintaan untuk alat pengembangan baru
* Usulan untuk meningkatkan frekuensi team building
- Penutup
– Pertemuan ditutup pukul 14.55 WIB
– Jadwal pertemuan 1:1 berikutnya: 8 Oktober 2024
Tindak Lanjut:
- Ibu Sari: Menyusun proposal pendekatan microservices (Tenggat: 20 September 2024)
- Bapak Andi: Mengevaluasi opsi kursus ML untuk Ibu Sari (Tenggat: 25 September 2024)
- Ibu Sari: Mulai mentoring 1 junior developer (Mulai: Minggu depan)
- Bapak Andi: Mengajukan permintaan alat pengembangan baru ke IT Support (Tenggat: 15 September 2024)
Catatan Tambahan:
– Ibu Sari menunjukkan peningkatan signifikan dalam kepemimpinan teknis
– Perlu mempertimbangkan Ibu Sari untuk promosi dalam review tahunan mendatang
Notulen disusun oleh:
Bapak Andi Wijaya
Manajer Pengembangan Produk
Disetujui oleh:
Ibu Sari Indah
Pengembang Senior
13. Contoh notulen rapat brainstorming
Notulen Rapat Brainstorming
Tanggal: 26 Juni 2024
Waktu: 09:00 – 11:30 WIB
Lokasi: Ruang Rapat Utama, Lantai 5, Kantor Pusat PT Maju Bersama
Peserta:
– Budi Santoso (Direktur Pemasaran)
– Siti Rahayu (Manajer Produk)
– Raden Wijaya (Kepala Divisi Riset dan Pengembangan)
– Dewi Lestari (Manajer Keuangan)
– Ahmad Hidayat (Manajer SDM)
Agenda Rapat
- Pengembangan Produk Baru
- Strategi Pemasaran Digital
- Efisiensi Operasional
Ringkasan Diskusi
Pengembangan Produk Baru
– Ide 1: Aplikasi mobile untuk pelacakan pengiriman real-time
– Ide 2: Produk ramah lingkungan menggunakan bahan daur ulang
– Ide 3: Layanan konsultasi logistik untuk UKM
Strategi Pemasaran Digital
– Ide 1: Kampanye influencer marketing di media sosial
– Ide 2: Pengembangan konten edukatif tentang logistik di YouTube
– Ide 3: Program loyalitas pelanggan berbasis aplikasi
Efisiensi Operasional
– Ide 1: Implementasi sistem manajemen gudang berbasis AI
– Ide 2: Optimalisasi rute pengiriman menggunakan algoritma machine learning
– Ide 3: Digitalisasi proses dokumentasi dan administrasi
Kesimpulan dan Tindak Lanjut
- Tim R&D akan mengembangkan prototipe aplikasi mobile untuk pelacakan pengiriman
- Divisi Pemasaran akan menyusun rencana detail untuk kampanye influencer marketing
- Departemen Operasional akan melakukan studi kelayakan untuk implementasi sistem manajemen gudang berbasis AI
Tugas dan Tanggung Jawab
– Raden Wijaya: Memimpin pengembangan prototipe aplikasi mobile
– Siti Rahayu: Menyusun proposal kampanye influencer marketing
– Dewi Lestari: Menyiapkan anggaran untuk implementasi sistem manajemen gudang baru
– Ahmad Hidayat: Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan untuk adaptasi teknologi baru
Jadwal Rapat Berikutnya
Tanggal: 10 Juli 2024
Waktu: 10:00 WIB
Lokasi: Ruang Rapat Utama, Lantai 5, Kantor Pusat PT Maju Bersama
Notulen disusun oleh: Anita Permata (Sekretaris Direksi)
14. Notulen rapat karang taruna
Notulen Rapat Karang Taruna Desa Sukamaju
Tanggal: 26 Juni 2024
Waktu: 19:30 – 21:00 WIB
Lokasi:Balai Desa Sukamaju
Peserta:
– Andi Pratama (Ketua Karang Taruna)
– Sari Indah (Sekretaris)
– Doni Kusuma (Bendahara)
– Ratna Sari (Koordinator Bidang Sosial)
– Bima Sakti (Koordinator Bidang Olahraga)
– Citra Lestari (Koordinator Bidang Seni dan Budaya)
– 15 anggota Karang Taruna lainnya
Agenda Rapat
- Evaluasi kegiatan bulan lalu
- Perencanaan kegiatan untuk bulan depan
- Persiapan perayaan Hari Kemerdekaan
Ringkasan Diskusi
Evaluasi kegiatan bulan lalu
– Kerja bakti membersihkan lingkungan desa berjalan lancar dengan partisipasi 80% anggota
– Lomba voli antar RT mendapat antusiasme tinggi dari warga
– Pelatihan keterampilan menjahit untuk remaja putri diikuti oleh 25 peserta
Perencanaan kegiatan untuk bulan depan
– Usulan diadakannya workshop kewirausahaan untuk pemuda desa
– Rencana mengadakan donor darah bekerjasama dengan PMI setempat
– Inisiatif pembentukan kelompok belajar untuk membantu anak-anak SD
Persiapan perayaan Hari Kemerdekaan
– Pembentukan panitia untuk acara 17 Agustus
– Usulan berbagai lomba: panjat pinang, balap karung, makan kerupuk
– Rencana penampilan seni dan budaya dari berbagai kelompok umur
Kesimpulan dan Tindak Lanjut
- Membentuk tim khusus untuk persiapan perayaan Hari Kemerdekaan
- Mengajukan proposal kerjasama dengan PMI untuk kegiatan donor darah
- Menyusun jadwal dan kurikulum untuk kelompok belajar anak SD
Tugas dan Tanggung Jawab
– Andi Pratama: Koordinasi umum persiapan 17 Agustus
– Sari Indah: Menyusun proposal kerjasama dengan PMI
– Doni Kusuma: Menyiapkan anggaran untuk kegiatan bulan depan
– Ratna Sari: Mengorganisir pembentukan kelompok belajar
– Bima Sakti: Menyusun rencana lomba untuk 17 Agustus
– Citra Lestari: Mengkoordinir penampilan seni dan budaya
Jadwal Rapat Berikutnya
Tanggal: 10 Juli 2024
Waktu: 19:30 WIB
Lokasi: Balai Desa Sukamaju
Notulen disusun oleh: Sari Indah (Sekretaris Karang Taruna)
15. Notulen rapat review performa
Notulen Rapat Review Performa Triwulan II 2024
Tanggal: 26 Juni 2024
Waktu: 14:00 – 16:30 WIB
Lokasi: Ruang Konferensi A, Gedung Utama PT Maju Jaya Sentosa
Peserta:
– Hendra Wijaya (CEO)
– Lisa Anggraini (COO)
– Fajar Ramadhan (CFO)
– Diana Putri (Direktur Pemasaran)
– Rudi Hartono (Direktur SDM)
– Kepala Divisi (5 orang)
Agenda Rapat
- Laporan kinerja triwulan II 2024
- Analisis pencapaian target
- Identifikasi tantangan dan peluang
- Perencanaan strategi untuk triwulan III 2024
Ringkasan Diskusi
Laporan kinerja triwulan II 2024
– Pendapatan meningkat 12% dibandingkan triwulan sebelumnya
– Tingkat kepuasan pelanggan mencapai 87%, naik 5% dari triwulan I
– Efisiensi operasional meningkat 8% berkat implementasi sistem baru
Analisis pencapaian target
– Divisi Penjualan mencapai 95% dari target triwulan
– Divisi Produksi berhasil mengurangi waktu produksi sebesar 15%
– Divisi IT sukses meluncurkan platform e-commerce baru tepat waktu
Identifikasi tantangan dan peluang
– Tantangan: Peningkatan biaya bahan baku dan persaingan pasar yang semakin ketat
– Peluang: Ekspansi ke pasar internasional dan pengembangan lini produk ramah lingkungan
Perencanaan strategi untuk triwulan III 2024
– Fokus pada pengembangan produk inovatif untuk menghadapi persaingan
– Implementasi strategi pemasaran digital yang lebih agresif
– Peningkatan program pelatihan karyawan untuk meningkatkan produktivitas
Kesimpulan dan Tindak Lanjut
- Revisi target penjualan untuk triwulan III dengan mempertimbangkan kondisi pasar terkini
- Pembentukan tim khusus untuk studi kelayakan ekspansi internasional
- Percepatan pengembangan lini produk ramah lingkungan
Tugas dan Tanggung Jawab
– Diana Putri: Menyusun strategi pemasaran digital yang lebih komprehensif
– Fajar Ramadhan: Melakukan analisis biaya untuk efisiensi produksi
– Rudi Hartono: Merancang program pelatihan baru untuk peningkatan skill karyawan
– Lisa Anggraini: Memimpin tim studi kelayakan ekspansi internasional
Jadwal Rapat Berikutnya
Tanggal: 24 Juli 2024
Waktu: 14:00 WIB
Lokasi: Ruang Konferensi A, Gedung Utama PT Maju Jaya Sentosa
Notulen disusun oleh: Anita Susilowati (Asisten Eksekutif CEO)
16. Contoh notulen rapat umum pemegang saham
Notulen Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan PT Maju Bersama Tbk
Tanggal:26 Juni 2024
Waktu: 10:00 – 13:30 WIB
Lokasi: Ballroom Hotel Grandeur, Jakarta
Peserta:
– Dewan Komisaris (3 orang)
– Direksi (5 orang)
– Pemegang Saham (mewakili 85% dari total saham)
– Notaris
– Perwakilan Otoritas Jasa Keuangan (OJK)
– Akuntan Publik
Agenda Rapat
- Pembukaan dan penghitungan kuorum
- Laporan tahunan Direksi untuk tahun buku 2023
- Persetujuan laporan keuangan tahun 2023
- Penetapan penggunaan laba bersih tahun 2023
- Penunjukan Kantor Akuntan Publik untuk tahun buku 2024
- Penetapan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi
Ringkasan Rapat
- Pembukaan dan Penghitungan Kuorum
– Rapat dibuka oleh Komisaris Utama, Bapak Hendra Wijaya
– Notaris menyatakan bahwa kuorum telah tercapai dengan kehadiran 85% pemegang saham
- Laporan Tahunan Direksi
– Direktur Utama, Ibu Siti Rahayu, mempresentasikan laporan tahunan 2023
– Highlight: pertumbuhan pendapatan 15%, peningkatan laba bersih 12%, ekspansi ke 2 negara baru
- Persetujuan Laporan Keuangan
– Akuntan Publik menyampaikan hasil audit laporan keuangan 2023
– Laporan keuangan disetujui oleh 98% suara yang hadir
- Penetapan Penggunaan Laba Bersih
– Diusulkan pembagian dividen sebesar 40% dari laba bersih
– 30% dialokasikan untuk ekspansi bisnis, 30% sebagai laba ditahan
– Usulan disetujui oleh 95% suara yang hadir
- Penunjukan Kantor Akuntan Publik
– KAP Tanudiredja, Wibisana, Rintis & Rekan ditunjuk kembali untuk tahun buku 2024
– Penunjukan disetujui oleh 97% suara yang hadir
- Penetapan Remunerasi
– Diusulkan kenaikan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi sebesar 8%
– Usulan disetujui oleh 92% suara yang hadir
Keputusan Rapat
- Menyetujui dan mengesahkan Laporan Tahunan Perseroan untuk tahun buku 2023
- Menyetujui dan mengesahkan Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku 2023
- Menyetujui penggunaan laba bersih tahun 2023 sebagaimana diusulkan
- Menunjuk KAP Tanudiredja, Wibisana, Rintis & Rekan sebagai auditor untuk tahun buku 2024
- Menyetujui kenaikan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi sebesar 8%
Penutup
Rapat ditutup oleh Komisaris Utama pada pukul 13:30 WIB
Notulen disusun oleh: Ahmad Fauzi (Sekretaris Perusahaan)
Disahkan oleh: Hendra Wijaya (Komisaris Utama)
17. Notulen rapat untuk seminar
Tanggal: 26 Juni 2024
Waktu: 09:00 – 11:30 WIB
Lokasi: Ruang Rapat 301, Gedung Fakultas Teknik, Universitas Nusantara
Peserta:
– Dr. Anita Wijaya (Ketua Panitia)
– Prof. Budi Santoso (Dekan Fakultas Teknik)
– Ir. Citra Lestari (Koordinator Acara)
– Deni Pratama, M.Sc. (Koordinator Makalah)
– Eka Putri, M.M. (Koordinator Sponsorship)
– Fajar Ramadhan (Koordinator Publikasi)
– 5 anggota panitia lainnya
Agenda Rapat
- Laporan perkembangan persiapan seminar
- Finalisasi jadwal dan pembicara
- Evaluasi pendaftaran peserta
- Koordinasi logistik dan teknis
- Strategi publikasi dan promosi
Ringkasan Diskusi
- Laporan Perkembangan Persiapan
– Dr. Anita melaporkan bahwa persiapan secara umum berjalan sesuai jadwal
– 70% target peserta sudah terpenuhi
– Dua sponsor utama telah dikonfirmasi
- Finalisasi Jadwal dan Pembicara
– Prof. Budi mengonfirmasi kehadiran 3 pembicara utama:
- Dr. Sarah Johnson (MIT)
- Prof. Hiroshi Tanaka (University of Tokyo)
- Ir. Bambang Sutejo (Kementerian Riset dan Teknologi)
– Jadwal sesi paralel telah disusun oleh Ir. Citra
- Evaluasi Pendaftaran Peserta
– Deni melaporkan ada 150 abstrak yang masuk, 120 diterima
– Target 200 peserta, saat ini sudah 140 peserta terdaftar
– Diputuskan untuk memperpanjang early bird registration 1 minggu
- Koordinasi Logistik dan Teknis
– Eka melaporkan persiapan venue sudah 90%
– Sistem registrasi online perlu perbaikan minor
– Diskusi tentang kebutuhan peralatan audio-visual tambahan
- Strategi Publikasi dan Promosi
– Fajar mempresentasikan rencana promosi di media sosial dan website
– Usulan untuk mengirim reminder email kepada potensial peserta
– Rencana live streaming untuk sesi utama disetujui
Keputusan dan Tindak Lanjut
- Memperpanjang periode early bird registration hingga 10 Juli 2024
- Menambah sesi poster untuk mengakomodasi lebih banyak pemakalah
- Meningkatkan intensitas promosi di media sosial dan kampus-kampus
- Menyewa peralatan audio-visual tambahan untuk sesi paralel
- Membentuk tim khusus untuk persiapan teknis live streaming
Tugas dan Tanggung Jawab
– Anita: Menghubungi pembicara utama untuk konfirmasi final
– Citra: Merevisi jadwal acara dengan penambahan sesi poster
– Deni: Mengirim pemberitahuan kepada pemakalah yang diterima
– Eka: Mengurus sewa peralatan tambahan dan koordinasi dengan venue
– Fajar: Menyusun konten untuk kampanye promosi tambahan
Jadwal Rapat Berikutnya
Tanggal: 10 Juli 2024
Waktu: 09:00 WIB
Lokasi: Ruang Rapat 301, Gedung Fakultas Teknik, Universitas Nusantara
Notulen disusun oleh: Gita Nuraini (Sekretaris Panitia)
18. Notulen Rapat Evaluasi Bulanan
NOTULEN RAPAT EVALUASI BULANAN
PT Maju Bersama
Tanggal : 5 Juli 2024
Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Lantai 3
Peserta : 1. Budi Santoso (Direktur Utama)
- Siti Rahayu (Manajer Keuangan)
- Andi Prasetyo (Manajer Pemasaran)
- Dewi Lestari (Manajer SDM)
- Rudi Hermawan (Manajer Operasional)
Agenda:
- Pembukaan
- Laporan kinerja bulan Juni 2024
- Evaluasi pencapaian target
- Pembahasan kendala dan solusi
- Rencana aksi bulan Juli 2024
- Penutup
Hasil Rapat:
- Pembukaan
– Rapat dibuka oleh Bapak Budi Santoso pukul 10.05 WIB
– Pembacaan agenda rapat
- Laporan Kinerja Bulan Juni 2024
- Keuangan (Siti Rahayu):
– Pendapatan: Rp 5,2 miliar (105% dari target)
– Pengeluaran: Rp 4,5 miliar (98% dari anggaran)
– Laba bersih: Rp 700 juta (110% dari target)
- Pemasaran (Andi Prasetyo):
– Akuisisi pelanggan baru: 150 (target 125)
– Tingkat retensi pelanggan: 92% (target 90%)
– Launching produk baru “InnovateX” sukses dilaksanakan
- SDM (Dewi Lestari):
– Tingkat turnover karyawan: 3% (target maksimal 5%)
– Pelatihan karyawan terlaksana 100% sesuai rencana
– Rekrutmen 5 posisi baru selesai dilakukan
- Operasional (Rudi Hermawan):
– Efisiensi produksi meningkat 7% dari bulan sebelumnya
– Tingkat produk cacat menurun dari 3% menjadi 2,5%
– Implementasi sistem manajemen inventori baru 80% selesai
- Evaluasi Pencapaian Target
– Secara umum, kinerja perusahaan bulan Juni 2024 melebihi target
– Peningkatan signifikan pada akuisisi pelanggan baru
– Efisiensi operasional menunjukkan hasil positif
- Pembahasan Kendala dan Solusi
– Kendala: Keterlambatan pengiriman bahan baku dari supplier utama
Solusi: Andi dan Rudi akan mencari supplier alternatif dalam 2 minggu
– Kendala: Beberapa keluhan pelanggan terkait fitur produk baru
Solusi: Tim teknis akan melakukan update software dalam 10 hari
- Rencana Aksi Bulan Juli 2024
– Pemasaran: Meningkatkan target akuisisi pelanggan menjadi 175
– Keuangan: Evaluasi dan optimalisasi biaya operasional
– SDM: Memulai program mentoring untuk karyawan junior
– Operasional: Menyelesaikan implementasi sistem manajemen inventori
- Penutup
– Rapat ditutup oleh Bapak Budi Santoso pukul 11.55 WIB
– Rapat evaluasi berikutnya dijadwalkan tanggal 5 Agustus 2024
Notulen disusun oleh:
[Nama Notulis]
Sekretaris Rapat
Penutup
Membuat notulen rapat yang efektif mungkin terasa rumit, namun dengan contoh notulen rapat di atas, Anda dapat melakukannya dengan mudah. Ingatlah bahwa notulen rapat yang baik adalah kunci untuk memastikan kelancaran dan efektivitas rapat, serta membantu mencapai tujuan bersama.
Bagi Anda yang ingin membuat notulen rapat dengan lebih mudah dan efisien, Lark Minutes hadir sebagai solusi tepat. Lark Minutes adalah platform AI-powered yang membantu Anda membuat notulen rapat secara otomatis, lengkap dengan transkrip, ringkasan, dan poin-poin penting.
Dengan menggunakan Lark Minutes, Anda bisa:
- Menghemat waktu dan tenaga dalam membuat notulen rapat.
- Meningkatkan akurasi dan keandalan notulen rapat.
- Mempermudah kolaborasi dan komunikasi dalam tim.
- Melacak kemajuan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih efektif.
Yuk gunakan Lark Minutes dan rasakan manfaatnya dalam membuat notulen rapat yang lebih efektif!
Coba Lark Sekarang: Optimalkan Kolaborasi Tim Anda!
Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Lark sekarang! Dapatkan kolaborasi yang lebih efisien, proyek yang sukses, dan pengalaman kerja yang lebih baik. Coba Lark sekarang dan optimalkan cara tim Anda bekerja!
