Kemampuan dalam mengorganisir segala sesuatu memang sangat dibutuhkan dalam segala aspek. Misalnya, seseorang harus mampu melakukan perencanaan dan menyusun kegiatan dengan baik untuk mengoptimalkan penggunaan waktu. Tentu saja hal ini sangat berlaku di lingkungan pekerjaan karena sebagai karyawan, kamu harus mampu mengorganisir pekerjaan untuk mencapai sebuah tujuan.
Bagaimana cara mengatur pekerjaan kantor dengan baik?
Banyak karyawan yang mengeluhkan tidak dapat mengatur pekerjaan kantor dengan baik. Sehingga, pekerjaan menjadi tumpang tindih dan tidak terselesaikan sesuai ekspektasi. Maka dari itu, setiap karyawan diwajibkan untuk mengetahui cara mengatur pekerjaan kantor dengan baik agar pekerjaan tertata dengan rapi.
#1 Fokus pada pekerjaan yang penting
Tetapkan sebuah tujuan jangka panjang dan perbaiki jika diperlukan. Selain itu, kamu perlu menentukan prioritas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kamu juga dapat memajang foto keluarga atau figur seseorang yang menginspirasi mu agar tetap fokus dalam mencapai tujuan.
#2 Membuat daftar
Buatlah sebuah daftar harian, mingguan, atau bulanan yang berisikan pekerjaan yang harus dilakukan. Setiap pagi sebelum melakukan pekerjaan, periksalah terlebih dahulu daftar yang telah kamu buat sebelumnya. Kemudian, kamu dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan daftar tersebut.
#3 Mengelola waktu dengan baik
Kamu perlu mengatur waktu untuk mengerjakan pekerjaan terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi lebih. Kerjakanlah pekerjaan tersulit ketika kamu memiliki energi lebih, sisakan waktu untuk pekerjaan yang lebih mudah atau pekerjaan yang tidak dikejar waktu.
Jika kamu cenderung menunda pekerjaan, kembali fokus pada tujuan yang ingin kamu capai jika pekerjaan tersebut telah diselesaikan. Kemudian, kamu dapat menggunakan waktu luang untuk mengatur kembali jadwal mu.
#4 Gunakan kalender dan buat perencanaan
Periksalah kalender kerja mu setiap hari untuk mengulas pekerjaan dan menghindari kekacauan pada jadwal. Kamu dapat menuliskan poin penting pada kalender dan jangan hanya mengandalkan daya ingat saja. Selain itu, kamu juga dapat menggunakan aplikasi penjadwalan dan perencanaan untuk membantu mu dalam merencanakan proyek jangka panjang.
#5 Menempatkan pekerjaan pada bagian yang bersangkutan
Kamu tidak dapat melakukan segala pekerjaan sendirian. Tentunya kamu memiliki tim yang siap untuk membantu dalam melakukan pekerjaan. Kamu perlu menempatkan pekerjaan pada bagian yang bersangkutan. Kemudian, kamu dapat mengulas pekerjaan mereka dan memberikan beberapa saran.
#6 Mengelola pesan pada email dan media lainnya
Jangan biarkan pesan pada kotak email berantakan dan membuatmu bingung pesan mana yang bersangkutan dengan pekerjaan yang harus dijadikan prioritas. Biasakan untuk menyusun pesan dengan baik agar kamu tidak bingung saat mengatur pekerjaan.
#7 Kelola segala hal dari yang terkecil
Tidak hanya pekerjaan saja yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan dapat dilakukan mulai dari hal-hal kecil. Misalnya seperti mengatur dan merapikan meja kerja. Kamu dapat menempatkan barang yang dibutuhkan di atas meja untuk memudahkan mu saat membutuhkannya.
Seperti yang dilansir pada laman kbiinc.com, meja kerja yang terorganisir dengan baik dapat menggambarkan pribadi yang profesional, dapat mengurangi stress, membantu dalam mengingat pekerjaan yang penting, meningkatkan kreativitas, menghemat waktu karena segala kebutuhan terorganisir.
#8 Konsistensi
Atur segala prioritas rutin setiap harinya. Luangkanlah setidaknya 15 menit setiap pagi untuk mempersiapkan pekerjaan kamu di hari itu dan 15 menit sebelum pulang untuk membereskannya. Kamu harus melakukan ini rutin setiap harinya hingga menjadi kebiasaan. Setelah terbiasa, kamu akan dapat menikmati hari mu yang semakin produktif.
Dalam mengatur pekerjaan kantor, saat ini mungkin saja kamu membutuhkan monday.com. Kamu dapat menjadikan aplikasi ini sebagai pengorganisir terbaik untuk segala pekerjaan yang menumpuk. Kamu dapat mengatur mulai dari pekerjaan individu hingga pekerjaan tim, tanggal deadline, hingga progres pengerjaan, dan masih banyak lagi. Dan tentunya, tidak perlu khawatir, aplikasi ini dapat digunakan untuk mengorganisir proyek pada departemen apa saja.
