Di AS, sekitar 11 juta rapat terjadi setiap hari, yang jika diakumulasi, mencapai lebih dari 1 miliar rapat dalam setahun. Pentingnya agenda rapat dalam meningkatkan produktivitas tidak bisa diabaikan.
Artikel ini menyajikan panduan lengkap untuk menyusun agenda rapat dan tips terbaik menyusun agenda rapat yang efektif. Simak dan ubah rapat Anda menjadi sesi yang produktif.
Apa saja kelebihan dari penggunaan agenda rapat?
Rapat mungkin tak bisa dihindari, tapi dengan agenda yang jelas, kita bisa menjadikannya lebih produktif. Berikut adalah beberapa manfaat dari agenda rapat yang perlu anda tahu:
Meningkatkan tingkat partisipasi
Masalah keterlibatan karyawan dalam rapat sering kali menjadi hambatan bagi produktivitas. Faktanya, 53% pemimpin merasa kesulitan karena peserta rapat cenderung pasif dan jarang memberikan masukan.
Dengan membagikan agenda rapat sebelumnya, peserta dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik dan aktif berkontribusi selama rapat berlangsung. Agenda yang terencana juga membantu meningkatkan fokus peserta.
Mengoptimalkan fokus
Rapat seringkali tidak efektif karena kurangnya panduan. Agenda rapat memastikan peserta datang siap dengan topik yang akan dibahas.
Dengan menetapkan kerangka waktu dan prioritas yang jelas, agenda juga dapat membantu menghindari diskusi yang terlalu panjang pada satu topik.
Langkah ini memastikan bahwa semua poin penting dapat dibahas secara efisien dan keputusan dapat diambil lebih cepat.
Membuat keputusan yang cepat dan efektif
Saat semua peserta rapat memahami tujuan dan sasaran pertemuan, tim dapat mengambil keputusan dengan cepat. Daripada lama berdikusi namun tidak menghasilkan apa-apa, agenda rapat mengarahkan percakapan menuju penentuan solusi.
Diskusi yang terfokus memungkinkan Anda untuk mengevaluasi opsi secara sistematis, mempertimbangkan berbagai sudut pandang, dan mencapai solusi yang tepat.
Pengelolaan Waktu yang Lebih Efisien
Rapat yang tidak berujung dan membingungkan sering kali membuat frustrasi. Agenda rapat adalah kunci untuk manajemen waktu yang lebih baik. Dengan memberikan batas waktu untuk setiap poin agenda, Anda memastikan rapat tetap terarah dan efisien, menghindari waktu yang terbuang sia-sia.
Dengan adanya agenda rapat, Anda akan lebih mudah menghindari overrun pada satu topik dan mengalokasikan waktu secara adil untuk setiap poin. Ini tidak hanya mempermudah pengelolaan waktu, tetapi juga menunjukkan penghargaan terhadap jadwal peserta, mengurangi kelelahan akibat rapat yang berkepanjangan.
Baca Juga: Menyusun Notulen yang Efektif : Pengertian dan Tips yang Perlu Notulis Tahu!
7 Langkah Mudah Menulis Agenda Rapat yang Efektif
Melansir dari Live Career, 69% karyawan mengatakan bahwa tidak adanya agenda yang jelas adalah hal yang paling mereka benci dalam rapat. Namun, menyusun agenda rapat yang efektif sebenarnya lebih mudah daripada yang Anda kira. Ikuti tujuh langkah ini untuk menulis agenda rapat yang efektif:
1. Tentukan tujuan rapat
Meskipun umum terjadi, Anda akan kaget dengan jumlah rapat yang tidak memiliki tujuan yang jelas.
Awalnya, penting bagi Anda untuk mengetahui alasan di balik pelaksanaan rapat tersebut. Di samping itu, pertimbangkanlah sendiri apakah rapat ini benar-benar diperlukan. Apakah topiknya dapat diselesaikan melalui email atau obrolan singkat saja?
Setelah Anda benar-benar yakin bahwa rapat ini penting, fokuskan dan tetapkan tujuannya secara lebih spesifik. Adakah tujuan di balik diskusi ini, seperti membicarakan proyek baru atau mengevaluasi kinerja seorang karyawan, atau adalah hal lainnya? Dengan mengetahui tujuan rapat, Anda dapat menyusun agenda dengan tepat.
Anda bisa mencoba teknik “5 Whys” sebagai cara untuk menemukan akar permasalahan yang harus diatasi. Misalnya, jika rapat ini tentang penundaan peluncuran kampanye pemasaran, 5 Whys Anda mungkin sebagai berikut:
- Apakah terdapat alasan tertentu mengapa peluncuran kampanye pemasaran ditunda? Jawaban: Aset belum siap.
- Kenapa aset belum siap? Jawaban: Kita sedang menunggu salinan akhir dari tim produk.
- Kenapa salinan tertunda? Jawaban: Spesifikasi produk mengalami perubahan saat waktu hampir habis.
- Kenapa spesifikasi produk berubah? Jawaban: Penyesuaian fitur adalah hasil dari feedback pelanggan.
- Mengapa kalian tidak mengantisipasi perubahan fitur ini lebih dini? Jawaban: Tim produk dan pemasaran menghadapi kesulitan dalam komunikasi.
Dengan mengajukan pertanyaan “whys?” sebanyak lima kali, Anda dapat menemukan akar masalah yang perlu diselesaikan. Dalam konteks ini, rapat mungkin diadakan dengan tujuan membicarakan strategi untuk meningkatkan komunikasi tim.
2. Tentukan siapa yang menghadiri rapat
Rapat tidak selalu harus mencakup seluruh perusahaan atau departemen. Terlalu banyak peserta justru dapat memperlambat keputusan dan membuang waktu yang bisa lebih produktif jika dimanfaatkan untuk pekerjaan.
Efisiensi rapat dapat meningkat dengan hanya melibatkan karyawan yang relevan. Dengan kelompok yang lebih kecil, diskusi menjadi lebih tajam dan kemajuan lebih cepat tercapai. Lark Calendar membantu Anda memantau ketersediaan anggota tim, sehingga mempermudah penjadwalan dan menghindari bentrok. Anda juga bisa mengundang kelompok tertentu secara langsung tanpa perlu menambah peserta satu per satu.
Jangan lupakan pendapat dari mereka yang tidak hadir dalam rapat. Kirimkan email singkat kepada mereka, menjelaskan tujuan rapat dan minta masukan atau pertanyaan yang mungkin relevan. Dengan cara ini, Anda tetap mendapatkan perspektif tambahan tanpa mengganggu fokus rapat.
3. Catat topik yang akan dibahas
Identifikasi poin-poin kunci yang akan dibahas dalam pertemuan. Daftar ini akan memandu diskusi dan memastikan semua peserta tetap fokus pada tujuan pertemuan.
Jika Anda tidak tahu topik spesifik yang akan dibahas, mulai dengan brainstorming untuk mengidentifikasi masalah utama. Kemudian, susun prioritas berdasarkan seberapa penting dan relevan setiap topik dengan tujuan pertemuan, hindari mencakup terlalu banyak topik.
Untuk memprioritaskan topik diskusi, Anda juga bisa menggunakan 2 metode populer dibawah ini:
- Metode MoSCoW: Metode yang satu ini membagi topik pertemuan menjadi kategori “Must Have,” “Should Have,” “Could Have,” dan “Won’t Have.” Metode MoSCoW memberikan struktur yang jelas untuk diskusi, memastikan bahwa Anda menangani hal-hal yang paling penting terlebih dahulu dan menyisihkan topik yang kurang mendesak untuk dibahas nanti.
- Matriks Eisenhower: Visualisasikan topik berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Metode ini membantu Anda mengidentifikasi tugas yang membutuhkan tindakan segera dan tugas yang bisa dijadwalkan, didelegasikan, atau dihapus.
Praktik baik lainnya adalah memecah topik besar menjadi yang lebih kecil. Misalnya, untuk pertemuan yang membahas masalah komunikasi tim, sub-topik Anda bisa mencakup respons yang tertunda, kelebihan alat, dan tenggat waktu yang terlewat.
Melakukan ini memungkinkan Anda menangani setiap masalah dengan lebih mendalam dan jelas.
Baca Juga: 19 Contoh Template Notulen Rapat yang Bisa Anda Tiru!
4. Tentukan Durasi Diskusi
Agar rapat tidak menjadi terlalu panjang dan tidak efisien, alokasikan waktu tertentu untuk setiap topik yang akan dibahas. Tentukan waktu yang realistis untuk setiap item agenda berdasarkan kerumitan topik, siapa yang terlibat, dan durasi rapat keseluruhan.
Penjadwalan waktu yang spesifik mencegah Anda terburu-buru dalam membahas topik penting atau meninggalkan masalah yang belum selesai. Ini juga menghindari pembahasan yang menyimpang atau fokus pada hal-hal yang tidak relevan.
Berikut adalah beberapa teknik untuk mengelola alokasi waktu dengan lebih baik:
- Sesi kilat: Alokasikan waktu ketat, seperti dua menit per orang, untuk memberikan pembaruan status atau masukan singkat selama rapat.
- Zona parkir: Untuk topik yang mungkin menyimpang dari agenda, tetapkan bagian “Zona Parkir” di akhir rapat untuk membahas topik tersebut jika ada waktu yang tersisa
- Cek waktu: Minta fasilitator untuk melakukan pengumuman “cek waktu 10 menit” secara berkala untuk memastikan semua tetap dalam jalur waktu dan membuat penyesuaian bila diperlukan.
Beberapa diskusi mungkin memerlukan waktu yang bervariasi. Jaga jadwal Anda tetap fleksibel dan sediakan waktu cadangan untuk kemungkinan keterlambatan.
5. Tambahkan materi pendukung
Dengan melakukan sedikit perencanaan, dampak yang diberikan bisa sangat besar. Maka, persiapkan semua hal yang diperlukan untuk rapat sebelumnya. Fasilitasi peserta rapat dengan informasi yang relevan sebelum atau selama rapat, seperti proposal proyek, laporan analisis pesaing, atau materi kampanye pemasaran.
Mengelola daftar periksa adalah metode yang efektif untuk memastikan tidak ada hal penting yang terlewat. Jangan lupa untuk menyebarkan materi ini kepada peserta rapat sebelumnya supaya mereka punya kesempatan untuk mempersiapkan diri dan berkontribusi secara aktif dalam diskusi.
Persiapan pra-rapat ini sangat penting agar tim yang berada di lokasi dan zona waktu yang berbeda tetap dapat bekerja bersama secara efektif.
Tips tambahan untuk rapat yang lebih produktif: Tinjau bagian mana yang paling penting agar peserta dapat memprioritaskan persiapan mereka.
6. Distribusikan peran dan tanggung jawab
Pastikan rapat Anda memiliki tujuan yang lebih jelas dan terarah dengan menetapkan peran serta tanggung jawab secara strategis. Pilihlah satu pemimpin diskusi, seorang pencatat, serta pengatur waktu dan pembicara khusus untuk setiap topik.
Apabila rapat Anda berlangsung secara rutin, adakan rotasi peran di antara peserta untuk variasi. Cara ini sangat efektif untuk memperkuat keterampilan tim Anda dan membantu mendorong rasa tanggung jawab bersama.
Pentingnya elemen lain dalam langkah ini adalah untuk menetapkan tindakan yang harus diselesaikan setelah rapat. Dengan metode ini, tindakan yang kemajuannya dapat dilacak adalah hasil keputusan yang diambil selama rapat.
Proses ini dapat lebih mudah dengan menggunakan tools seperti Lark. Anda dapat mengambil catatan rapat langsung di Lark Docs dan menugaskan tugas kepada anggota tim tertentu dengan menggunakan fungsi ” @”. Setelah itu, Anda bisa menggunakan fitur Task di Lark untuk melacak item tindakan, menetapkan tenggat waktu, dan memantau kemajuan secara terpusat.
7. Tinjau dan Bagikan
Setelah Anda menyelesaikan agenda rapat, gunakan waktu sejenak untuk memeriksanya agar tidak perlu mengirimkan beberapa versi. Periksa hal-hal berikut:
- Kejelasan: Apakah kata-katanya dapat dimengerti dengan mudah?
- Akurasi: Apakah semua informasi (tanggal, waktu, dan nama peserta) sudah tepat?
- Alokasi waktu: Apakah batasan waktu yang Anda tetapkan realistis dan sesuai?
- Alur logis: Apakah topik-topik bisa dipindahkan dengan lancar dan saling mendukung?
Sesudah agenda selesai, berikan kepada seluruh peserta dengan jarak waktu yang cukup sebelum rapat.
Anda dapat dengan mudah berbagi dokumen dan folder menggunakan tautan sederhana melalui Lark. Apabila rapat Anda memiliki daftar peserta yang panjang, pilihan tersedia untuk memberikan akses hanya sebagai penonton atau pengedit, tergantung dari tujuan rapat Anda.
Sebaiknya, berikanlah waktu 24 hingga 48 jam terlebih dahulu agar semua orang dapat meninjau topik dan memberikan pertanyaan atau kontribusi mereka.
Penutup
Anda sudah memiliki semua alat untuk menyusun agenda rapat yang efektif. Sekarang, saatnya Anda mempraktikkannya! Dengan agenda yang terstruktur, rapat Anda akan lebih terarah, produktif, dan menyenangkan.
Jangan ragu untuk berbagi tips ini dengan rekan kerja Anda. Untuk pengalaman kolaborasi yang lebih seamless, coba Lark Suite. Dengan fitur-fitur seperti kolaborasi dokumen secara real-time, penjadwalan yang intuitif, dan pelacakan tugas, Lark Suite memudahkan Anda membuat dan membagikan agenda rapat, serta memastikan semua peserta siap dan terlibat. Konsultasi gratis disini sekarang!
Coba Lark Sekarang: Optimalkan Kolaborasi Tim Anda!
Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Lark sekarang! Dapatkan kolaborasi yang lebih efisien, proyek yang sukses, dan pengalaman kerja yang lebih baik. Coba Lark sekarang dan optimalkan cara tim Anda bekerja!
