14 Tips Screening CV Efektif dari SHRM: Semua HR Wajib Tahu!

Dalam dunia rekrutmen, terdapat istilah yang bernama ‘Purple Squirrel’. Istilah tupai ungu ini mengarah ke seorang kandidat pekerja yang sempura, baik dari segi pendidikan, pengalaman, kualifikasi, dan permintaan salary-nya. Hmm… dan seperti yang kita semua tahu, tidak ada di dunia ini tupai yang berwarna ungu. Terus bagaimana? Apakah kita hanya diam saja? Tidak. Karena itu, ada sebuah proses yang dinamakan screening CV.

Tetapi, pernahkah Anda menerima banyak lamaran kerja dan CV saat proses rekrutmen? Nah, situasi sperti ini pasti membuat proses seleksi semakin sulit dan juga perlu lebih banyak waktu. Di sisi lain, Anda tetap ingin nih merekrut kandidat terbaik sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Solusinya adalah melakukan screening CV dengan bantuan sistem supaya proses agar seleksi lebih efektif dan efisien. Sebaiknya, meskipun ada sistem screening CV, Anda tetap harus paham dengan seluruh proses ini. Jadi, apa itu screening CV dalam rekrutmen? Bagaimana cara tahapan melakukannya? Dan, apakah ada tips supaya bisa melakukannya dengan baik? Temukan semua jawabannya dalam artikel spesial ini.

Apa Itu Screening CV? Ini Definisinya

“Finding good résumés/CV is just one piece of the hiring puzzle,” 

— Paul McDonald, senior executive director dari Robert Half Consulting.

Screening CV adalah proses meninjau dan mengevaluasi Curriculum Vitae (CV) pelamar kerja untuk menentukan apakah mereka memenuhi kriteria dasar yang ditetapkan oleh perusahaan. Proses ini merupakan langkah awal dalam rekrutmen yang bertujuan untuk menyaring kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan posisi yang ditawarkan.

Dalam screening CV, perekrut mencari kata kunci yang relevan, seperti keterampilan, pengalaman kerja, dan pendidikan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Proses ini dapat dilakukan secara manual oleh tim HR atau dengan bantuan sistem ATS yang dirancang untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi seleksi.

Screening CV yang efektif membantu perusahaan menghemat waktu dan sumber daya dengan mempersempit jumlah kandidat untuk wawancara lebih lanjut. Hal ini juga mengurangi risiko kesalahan dalam memilih kandidat yang tidak memenuhi syarat. Teknik penyaringan yang baik melibatkan pemahaman mendalam tentang kebutuhan posisi dan kemampuan untuk mengidentifikasi potensi kandidat melalui informasi yang disajikan dalam CV.

CV/Resume dari Seorang Leonardo Da Vinci yang Ditujukan ke Duke of Milan

Ada sebuah pertanyaan trivia nih, kira-kira siapa sih pembuat CV pertama di dunia? Beberapa sumber mengatakan kalau profesional pertama yang menyusun CV-nya adalah Leonardo Da Vinci. Dia menulis semua biodatanya, termasuk daftar keterampilan dan keahliannya beserta beberapa karya yang telah diciptakan.

Sebegitu pentingnya sebuah CV untuk para professional, bahkan Da Vinci saja juga membuatnya di abad ke 15 dulu. Lantas, apakah CV masih efektif di zaman sekarang? Jawabannya bisa mengernyitkan dahi kita semua.

Apakah Screening CV Masih Efektif?

Sebagai gambaran, kami telah mengumpulkan sejumlah survei dari Test Gorilla yang bertujuan untuk menilai sejauh mana efektivitas screening CV dalam proses rekrutmen. Hasil survei ini memberikan wawasan menarik mengenai persepsi eksekutif terhadap penggunaan CV sebagai alat penilaian kandidat.

Efektivitas CV

Sebanyak 56% responden menyatakan bahwa CV efektif dalam menilai kandidat. Namun, 38% merasa bahwa CV tidak efektif, dan 6% lainnya tidak yakin lagi akan efektivitasnya. Menariknya, dari mereka yang berpendapat negatif, 58% berbasis di Asia. Tidak ditemukan korelasi yang jelas antara lokasi dan pandangan positif terhadap CV.

Tantangan Screening CV

Tantangan utama yang dihadapi dalam proses screening ini adalah kesulitan dalam menentukan apakah pelamar memiliki keterampilan yang dibutuhkan hanya berdasarkan CV mereka. Hal ini diakui oleh 56% responden. Selain itu, 44,6% tidak yakin akan keakuratan informasi dalam CV kandidat, 32,3% perekrut merasa kewalahan dengan jumlah CV yang diterima dalam satu periode rekrutmen, dan 21,5% perekrut tidak mengenali perusahaan yang pernah menjadi tempat kerja kandidat.

Kesesuaian Kandidat dengan Ekspektasi

Mengutip HR Daily Advisor, sebuah penelitian oleh Robert Half menunjukkan bahwa 62% manajer senior mengatakan bahwa seringkali kandidat dengan CV yang menjanjikan ternyata tidak memenuhi ekspektasi perusahaan saat wawancara. Fenomena ini sedikit banyak dapat menunjukkan bahwa tahap screening CV yang kurang baik masih dapat menyesatkan pihak HRD atau perusahaan dalam memilih kandidat yang tepat.

Dari hasil survei ini, jelas bahwa meskipun CV masih dianggap sebagai alat penting dalam proses rekrutmen, banyak tantangan dan keterbatasan yang perlu diperhatikan. Screening CV tidak selalu memberikan gambaran yang akurat mengenai kemampuan dan kesesuaian kandidat dengan kebutuhan perusahaan, sehingga menimbulkan risiko dalam pengambilan keputusan rekrutmen. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan metode penilaian lain yang dapat melengkapi informasi dari CV, seperti mengadakan psikotest, tes keterampilan atau penilaian berbasis kompetensi, guna memastikan pemilihan kandidat yang lebih tepat dan efektif. Bingung cara menyusun psikotes yang benar? Anda bisa cek contoh psikotes kerja disini.

Atau bisa juga Anda menambahkan beberapa tips efektif screening CV dari SHRM supaya proses tahapan ini bisa berjalan lebih baik. Tapi sebelum itu, mungkin kita harus tahu bagaimana sih gambaran umum dari tahapan ini.

Gambaran Umum Proses Screening CV

Berikut adalah langkah-langkah dalam proses screening CV yang bisa dijadikan acuan umum:

Menetapkan Kriteria Seleksi

Tentukan kualifikasi dasar yang harus dimiliki oleh kandidat, seperti pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan khusus. Buat daftar kriteria yang jelas dan terukur untuk memudahkan penilaian setiap CV.

Menyusun Deskripsi Pekerjaan yang Jelas

Pastikan deskripsi pekerjaan mencakup tanggung jawab, persyaratan, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Gunakan bahasa yang spesifik dan mudah dipahami untuk mengurangi kesalahpahaman.

Menggunakan Sistem Pelacakan Pelamar (ATS)

Implementasikan teknologi ATS untuk menyaring CV secara otomatis berdasarkan kata kunci yang relevan. ATS membantu menghemat waktu dan memastikan bahwa setiap CV diperiksa sesuai kriteria. Contoh software ATS yang bisa Anda pakai adalah Talent Club.

Melakukan Penilaian Manual

Setelah penyaringan awal oleh ATS, lakukan penilaian manual untuk memeriksa kualitas dan keakuratan informasi. Periksa kesesuaian pengalaman kerja dan keterampilan dengan kebutuhan posisi.

Memeriksa Konsistensi dan Keakuratan Informasi

Pastikan informasi dalam CV konsisten dengan data lain, seperti profil LinkedIn atau portofolio online. Perhatikan detail seperti tanggal pekerjaan dan pencapaian yang tercantum.

Mengidentifikasi Jika Ada Kesenjangan 

Perhatikan timeline dari si kandidat, misalnya seperti ketika ada kesenjangan panjang dalam riwayat pekerjaan atau perubahan pekerjaan yang terlalu sering. Siapkan pertanyaan klarifikasi untuk wawancara jika diperlukan terkait ini.

Melibatkan Tim dalam Proses

Libatkan anggota tim atau manajer terkait untuk memberikan masukan tambahan dalam proses screening. Diskusikan kandidat potensial untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas.

Menggunakan Tes Keterampilan Tambahan

Pertimbangkan penggunaan tes keterampilan atau penilaian psikometrik untuk mendapatkan gambaran lebih lengkap tentang kemampuan kandidat. Tes ini dapat membantu mengonfirmasi keterampilan yang tercantum dalam CV.

Memberikan Feedback

Jika memungkinkan, berikan umpan balik kepada kandidat yang tidak lolos seleksi mengenai alasan penolakan. Umpan balik yang konstruktif dapat membantu kandidat meningkatkan CV mereka di masa depan.

Setelah paham dengan gambaran umum proses seleksi CV, sekarang kita masuk ke beberapa tips dari SHRM. Mari kita simak.

Tips Screening CV dari Society for Human Resource Management

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda mengorganisir dan memilih kandidat secara lebih efektif untuk proses penyaringan dan wawancara lebih lanjut. Proses penyaringan CV bisa menjadi tugas yang menantang, bahkan bagi perekrut yang berpengalaman. Namun, dengan persiapan yang tepat dan pendekatan yang terorganisir, proses ini dapat disederhanakan untuk membantu memilih kandidat terbaik untuk diwawancarai.

• Memahami Posisi dan Lowongan

#1 Kenali Deskripsi Pekerjaan

Mulailah dengan memahami sepenuhnya deskripsi pekerjaan yang tersedia. Ini mencakup tanggung jawab utama, keterampilan yang dibutuhkan, dan kualifikasi pendidikan. Pastikan deskripsi pekerjaan selalu diperbarui. Berkolaborasilah dengan manajer perekrutan untuk memastikan bahwa setiap perubahan dalam tugas, keterampilan, atau kredensial telah dimasukkan atau dihapus jika perlu.

#2 Analisis Pekerjaan

Jika deskripsi pekerjaan sudah sangat usang, lakukan analisis pekerjaan untuk mendapatkan deskripsi yang akurat. Ini penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang diperlukan untuk posisi tersebut. Pahami kualitas yang harus dimiliki oleh orang yang mengisi posisi tersebut, seperti kemampuan bekerja secara mandiri, berorientasi pada hasil, dan keterampilan kerja sama tim yang kuat.

• Menyaring dan Mengorganisir CV

#3 Sortir Pelamar Berdasarkan Posisi

Kategorikan pelamar berdasarkan pekerjaan yang mereka lamar. Ini membantu memfokuskan perhatian pada kandidat yang relevan terlebih dahulu. Simpan CV yang tidak sesuai untuk ditinjau terakhir, sehingga Anda dapat mengelola waktu dengan lebih efisien.

#4 Tinjau Deskripsi Pekerjaan

Saat meninjau CV atau aplikasi, seringlah merujuk kembali ke deskripsi pekerjaan untuk memastikan kandidat memenuhi persyaratan minimum. Abaikan informasi pribadi seperti nama dan alamat untuk menghindari bias bawah sadar yang mungkin mempengaruhi keputusan Anda.

#5 Fokus pada Konten

Cobalah untuk mengabaikan masalah superfisial seperti gaya dan kesalahan pengetikan, kecuali jika masalah tersebut secara langsung terkait dengan posisi yang dilamar. Pengawasan semacam ini mungkin secara tidak sengaja menyingkirkan anggota dari kelompok yang dilindungi.

#6 Periksa Pengalaman Kerja

Evaluasi pengalaman kerja kandidat untuk melihat kesesuaiannya dengan posisi yang dilamar. Pertimbangkan lama waktu di setiap posisi, promosi, atau penghargaan yang diterima, serta alasan meninggalkan setiap posisi. Catat kesenjangan dalam pekerjaan, tetapi jangan langsung berasumsi bahwa itu disebabkan oleh alasan negatif. Ingat, ada sejumlah alasan valid yang menjadi faktor kesenjangan tersebut, seperti melanjutkan pendidikan atau alasan pribadi.

#7 Evaluasi Latar Belakang Pendidikan

Pastikan kandidat memiliki kualifikasi pendidikan yang diperlukan untuk kinerja pekerjaan yang sukses. Catat keterampilan khusus yang diinginkan tetapi tidak wajib, seperti kemampuan bilingual atau penguasaan perangkat lunak tertentu.

• Membuat Grid Evaluasi

#8 Penggunaan Spreadsheet

Buat spreadsheet untuk memetakan dan menilai CV yang masuk. Ini membantu mengorganisir informasi dan memudahkan perbandingan antar kandidat. Daftarkan CV secara alfabetis atau numerik di sepanjang sumbu Y, dan daftarkan kualifikasi yang perlu dipertimbangkan di sepanjang sumbu X. Sertakan judul seperti kredensial, kompetensi, persyaratan pendidikan, sertifikasi, tahun pengalaman, dan kesenjangan dalam pekerjaan.

#9 Identifikasi Kategori “Must Have”

Tentukan kategori mana yang “harus dimiliki” agar kandidat dapat dipertimbangkan untuk posisi tersebut. Ini membantu menyaring kandidat yang tidak memenuhi persyaratan dasar.

Mengorganisir CV ke dalam Tiga Folder

#10 Kategorisasi CV

Saat Anda memetakan CV di grid evaluasi, atur mereka ke dalam tiga folder: “Sesuai” untuk kandidat yang memenuhi semua kriteria, “Tidak Sesuai” untuk yang tidak memenuhi kriteria minimum, dan “Mungkin” untuk yang memenuhi kriteria yang harus dimiliki dan beberapa kriteria tambahan. Tinjau setiap folder lebih dekat untuk memastikan bahwa folder “Tidak Sesuai” benar-benar tidak memenuhi persyaratan minimum dan folder “Mungkin” tidak termasuk dalam salah satu dari dua folder lainnya.

#11 Tinjau Folder “Sesuai”

Tinjau folder “Sesuai” untuk informasi yang lebih spesifik dan pertanyakan setiap CV. Misalnya, apakah ada pencapaian nyata untuk mendukung kompetensi yang diperlukan?

Apakah CV menyertakan pernyataan seperti “mengurangi klaim pengangguran sebesar 12%” atau “meningkatkan produktivitas sebesar 5%” di mana “berorientasi pada hasil” adalah kompetensi untuk posisi tersebut?

• Pertimbangan Tambahan

#12 Penilaian Kesesuaian Budaya

Selain keterampilan teknis, pertimbangkan potensi kandidat untuk berkembang dan apakah kandidat sesuai dengan budaya perusahaan. Nilai-nilai pribadi dan motivasi kandidat dapat diindikasikan dalam CV.

#13 Menggunakan Tes Keterampilan Tambahan

Pertimbangkan penggunaan tes keterampilan atau penilaian psikometrik untuk mendapatkan gambaran lebih lengkap tentang kemampuan kandidat. Tes ini dapat membantu mengonfirmasi keterampilan yang tercantum dalam CV.

#14 Memberikan Umpan Balik

Jika memungkinkan, berikan umpan balik kepada kandidat yang tidak lolos seleksi mengenai alasan penolakan. Umpan balik yang konstruktif dapat membantu kandidat meningkatkan CV mereka di masa depan.

Dengan mengikuti sejumlah tips ini, harapannya Anda dapat menjadikan proses screening CV menjadi lebih baik lagi dan semakin efektif. Tips Ini juga membantu memastikan bahwa kandidat yang akan dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan, sekaligus meminimalkan risiko kesalahan dan bias dalam pemilihan kandidat. 

Selain itu, proses ini juga membantu membangun hubungan yang lebih baik dengan kandidat, baik yang diterima maupun yang tidak, melalui komunikasi yang transparan dan terbuka. Dengan demikian, Anda tidak hanya meningkatkan kualitas rekrutmen tetapi juga memberikan pengalaman kandidat yang lebih baik bagi semua pelamar.

Screening CV yang Efektif Itu Tidak Mudah, Tetapi Masih Bisa Dilakukan

Menyaring CV secara efektif memang merupakan tantangan tersendiri, namun bukan berarti tidak dapat dilakukan. Proses ini memerlukan perhatian terhadap detail dan pemahaman yang mendalam tentang posisi yang akan diisi. Menggunakan alat bantu seperti Applicant Tracking System dan grid evaluasi dapat membantu mengorganisir dan mempercepat proses penyaringan. Penting juga untuk menetapkan kriteria seleksi yang jelas dan berfokus pada keterampilan serta pengalaman yang relevan, sambil mengesampingkan bias yang tidak perlu.

Selain itu, melibatkan tim dalam proses penyaringan dapat memberikan perspektif yang lebih luas dan membantu mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan budaya perusahaan. Menggunakan tes keterampilan tambahan dan psikotest juga dapat memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang kemampuan kandidat.

Pada akhirnya, meskipun Screening CV secara efektif bukanlah tugas yang mudah, dengan pendekatan yang terstruktur dan alat bantu plus tips yang tepat, perusahaan dapat menemukan kandidat yang tepat untuk posisi yang dibutuhkan. Proses ini tidak hanya meningkatkan kualitas rekrutmen, tetapi juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelamar, yang pada gilirannya dapat meningkatkan branding image perusahaan di mata calon karyawan.