Kesalahan terbesar yang kita temukan selama masa transisi dari work from office (WFO) menuju work from home (WFH) adalah pendekatan kita saat berpikir ini hanya peralihan hari kerja biasa kita di kantor. Sementara itu, kita lupa perubahan pola ini memiliki tantangan utama tersendiri.
Bahkan jika pandemi global tidak terjadi, perubahan pola kerja ini sebenarnya memiliki dampak besar pada proses layanan pelanggan dengan menggunakan software layanan pelanggan jarak jauh (remote customer support software), yang di masa depan, bisa saja akan semakin banyak digunakan.
Berikut 3 tantangan utama dan penjabaran yang harus Anda hadapi saat menerapkan sistem telecommuting atau work from home.
#1 Tantangan utama perihal informasi
Salah satu tantangan utama work from home adalah menemukan cara baru untuk berbagi informasi. Dengan pola ini, Anda tidak bisa berjalan ke meja seseorang sembari menyiapkan pertanyaan. Bahkan untuk berdiskusi, Anda tidak bisa masuk ke ruang rapat untuk membahas apapun secara cepat.
Jadi?
#Tulis semuanya dari sekarang
Berkomunikasi secara asinkron (di mana semua orang tidak perlu online di saat bersamaan) akan meningkatkan produktivitas. Ini dapat memberi seseorang waktu untuk memproses dan memikirkan strategi dalam menjawab pertanyaan secara tepat.
Tulis pembaharuan status, ubah gaya meeting lama menuju bentuk text, dan siapkan dokumen proses. Jika tim Anda bekerja 24/7, buat hand-off shift untuk mengkomunikasikan setiap perubahan yang terjadi selama shift berjalan.
Pada dasarnya, mendokumentasikan semua dalam bentuk text akan membuat Anda jauh lebih baik saat menghadapi tantangan utama kerja jarak jauh.
#Menghadapi tantangan utama komunikasi yang berlebihan
“Komunikasi periferal terjadi secara tidak sengaja di kantor. Kita sering mendengar apa yang diobrolkan oleh rekan kerja karena secara tidak sengaja mendengar percakapan mereka, saat kita merayakan kemenangan, atau saat kita melihat rekan kita berjuang” – Jeff Robins, Yonder.io
Sementara itu, saat Anda bekerja di rumah, tentunya tidak akan mendapatkan manfaat dari komunikasi periferal ini. Kemungkinan terbesar Anda hanya akan mengetahui percakapan yang memang secara sengaja Anda diikutsertakan dalam percakapan virtual tersebut. Tentu ini situasi yang berbeda ketika Anda bekerja di kantor.
Jadi, temukan cara untuk tetap intens berkomunikasi selama work from home – apakah hanya ingin memberi pujian, feedback, sebuah proses, informasi pembaharuan, jadwal atau informasi pribadi – hal ini penting untuk tetap menjaga suasana kantor virtual berjalan lancar dari jarak jauh.
Di Peak Support, mereka menerapkan 100% layanan outsourcing jarak jauh, dan selalu menyiapkan teknik berbeda untuk mengatasi banyak hal. Teknik pertama, mereka akan “merumpi” mengenai perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan, baik obrolan telepon atau melalui panggilan video.
Terkadang mereka membahas pembaharuan pekerjaan, memperkenalkan karyawan baru, atau sekadar memberi penghargaan kepada karyawan.
Selain itu, mereka juga akan membuka topik obrolan, seperti, “Siapa yang menginspirasi Anda?” dan meminta setiap anggota tim untuk membagi kisahnya.
Tantangan utama akan kebutuhan komunikasi periferal di kantor pada dasarnya bisa kita atasi saat di rumah dengan cara berbeda.
#Sengaja menghadirkan pembahasan
Di kantor kita akan memiliki banyak cara untuk berbincang dengan rekan kerja. Bisa saat mengambil air minum, saat akan makan siang, atau sekadar bertukar senyum sembari berjalan menuju ruangan. Semua interaksi itu bermanfaat untuk menjalin suasana kerja yang sehat.
Semantara itu, saat Anda work from home. Tentunya interaksi seperti ini sama pentingnya, namun kita harus mengakali dengan cara sengaja. Coba luangkan waktu untuk menyapa rekan kerja Anda, sekadar chatting sesaat, berbincang-bincang ringan, atau berbagi lelucon agar dapat membuat suasana hati terasa ringan dan bekerja produktif.
Dengan menghadirkan pembahasan walau dari jarak jauh, setidaknya akan mempermudah Anda dalam menghadapi tantangan utama saat work from home.
#Komunikasi video call
Bekerja dan berkomunikasi menggunakan text, bisa membuat kita lupa dengan isyarat atau bahasa tubuh seseorang. Jika Anda mulai merasa terganggu oleh email atau text, cobalah untuk berkomunikasi melalui panggilan video. Kini banyak tersedia video tools conferencing, salah satunya adalah Lark.
Dengan berkomunikasi via video, tentunya Anda bisa melihat bahasa tubuh seseorang, atau memastikan dia sedang baik-baik saja – ingat, bekerja sendirian di rumah akan membuat Anda rentan terbawa emosi – ini sangat penting dipahami dan merupakan tantangan utama untuk dihadapi.
Di Peak Support, mereka telah mengumumkan bahwa 2019 lalu adalah tahunnya video call. Hampir setiap panggilan mereka, baik internal maupun eksternal menggunakan video call.
Salah seorang pimpinan di perusahaan mengatakan, hal ini telah membantu dia dalam menjalin hubungan yang cukup erat dengan klien. Setelah 2 tahun menghabiskan pola komunikasi seperti ini, kemudian dia bertemu klien tersebut, dan mereka tidak merasa seperti orang asing satu sama lainnya.
#2 Tantangan utama dalam menjaga keamanan data
Saat menjalani work from home, mungkin banyak yang akan bertanya-tanya cara menjaga keamanan data selama bekerja di luar kantor. Jawaban singkatnya adalah, “Sama seperti apa yang Anda lakukan di kantor”. Keamanan terdiri dari 3 hal: teknologi-proses-manusia. Walau pengaplikasiannya berbeda dari sistem WFO menuju WFH. Tapi prinsipnya tetap sama.
Berikut cara yang bisa Anda lakukan untuk menghadapi tantangan utama mengenai keamanan data:
#Pahami dulu dasar-dasar keamanan
Ketika Anda mendapatkan laptop dan membawanya pulang untuk bekerja selama WFO, maka pastikan mereka telah menginstal software anti-virus yang tepat, perlindungan kata sandi, dll.
Jika karyawan Anda bekerja dengan PC di rumahnya, pertimbangkan agar PC tersebut berada di bawah jaringan pengamanan perusahaan. Hal ini cukup kompleks, karena Anda harus membatasi beberapa kegiatan pribadi karyawan melalui PC tersebut.
Selain itu, pastikan juga mereka mempertimbangkan pentingnya perlindungan untuk kata sandi WiFi di rumah. Pun, Anda bisa mengatur remote desktop dan VPN. Akan tetapi, ini bakalan rumit bagi tim customer support. Terutama ketika mereka melakukan support melalui telepon, karena VPN tidak berfungsi dengan baik untuk panggilan suara dan video.
Ada mempunyai tantangan utama yang cukup berat dalam hal ini.
#Pahami lagi kebijakan keamanan Anda
Anda perlu membuka kembali kebijakan dan pelatihan pengamanan, untuk memastikan mereka bisa menutupi skenario ini dengan benar. Dan juga, apakah Anda telah memiliki kebijakan pengaman saat bekerja dari jarak jauh? contohnya:
- Apakah Anda mengizinkan karyawan bekerja dari ponsel atau PC mereka?
- Jika telah, apakah Anda telah menerapkan manajemen ponsel dan PC?
- Apakah karyawan Anda tahu apa yang harus mereka lakukan jika ponsel dan PC mereka hilang dicuri? (Ini tidak akan terjadi kalau dia tidak meninggalkan rumah, akan tetapi, tentu saja ini merupakan bagian dari kebijakan teleworking)
Selain itu, pikirkan kebijakan mengenai pengunduhan data. Idealnya gunakan izin dari helpdesk untuk proses pengunduhan sebagian besar karyawan Anda. Jika itu telah diterapkan, pastikan karyawan Anda paham kapan waktunya harus mengunduh data, di mana harus menyimpannya, dan kapan serta cara menghapusnya.
Perusahaan pelatihan seperti, Infosec IQ pada dasarnya akan membantu karyawan dengan cepat memahami prosedur ini. Mereka menyediakan ratusan templat pre-built training dengan ragam topik, dan tentunya tentang teleworking.
Setidaknya cara ini bisa membantu Anda dalam menghadapi tantangan utama saat work from home.
#Gunakan teknologi monitor komputer jarak jauh
Ini akan menjadi non-starter bagi banyak perusahaan, jadi pahami dengan hati-hati saran ini. Jika Anda memiliki masalah pengamanan, pertimbangkan untuk mengadopsi software yang dapat mengambil tangkapan layar komputer karyawan, atau memantau dengan cara lain.
Intinya Anda tidak harus menjadi “big brother is watching you” – seperti dalam novel 1984 karya George Orwell – hanya saja mungkin ada beberapa hal tertentu yang Anda butuhkan untuk mengurangi resiko dalam menghadapi tantangan utama mengenai keamanan ini.
#3 Tantangan utama: merawat diri selama work from home itu penting
Bekerja dari rumah seperti menghirup udara segar dan kita seperti memulai kebebasan. Namun, kadang itu seolah-olah menjadi resep yang membuat kita kelelahan dan kehilangan produktivitas. Saat Anda tidak bisa meninggalkan pekerjaan kantor dan kehidupan pribadi di rumah secara bersamaan, Anda harus menemukan cara terbaik untuk mengatasinya.
Berikut 3 hal yang perlu diingat:
#Tetapkan batasan
- Gunakan status update di jejaring komunikasi Anda, dan tampilkan pemberitahuan bahwa Anda saat ini sedang sibuk (tidak ingin diganggu).
- Hapus pemberitahuan di ponsel Anda, jika ingin makan siang atau jalan sesaat.
- Pertahankan jam kerja yang sama, jangan biarkan pekerjaan Anda berlarut-larut karena tidak bisa mengatur jam kerja tersebut.
- Bicaralah dengan keluarga Anda tentang apa yang sangat Anda butuhkan saat ini. Perlihatkan kepada anak Anda apa yang Anda lakukan saat bekerja. Minta kepada mereka waktu untuk fokus pada pekerjaan – untuk lebih mudah tempatkan ruang kerja sedikit jauh dari ruangan umum.
#Tetaplah bersosialisasi
- Saat istirahat, luangkan waktu jalan-jalan sejenak atau telepon teman yang telah lama tidak Anda hubungi.
- Adakan “coffee break” atau “happy hour” secara virtual, di mana setiap orang dapat bergabung dengan minuman kesukaan mereka sembari mencarakan topik di luar pekerjaan.
- Di kantor Anda bisa memesan yogurt beku untuk semua orang. Tapi jika Anda punya pesta virtual, kenapa tidak berikan bonus mikro pada kepada masing-masing karyawan.
#Jaga kesehatan
- Istirahat sejenak, pergilah ke luar jika Anda berada di ruangan terbuka. Berjalan di sekitar blok perumahan, walau hanya 5 menit. Bisa jadi ini adalah cara yang bagus untuk menangkal cabin fever.
- Manfaatkan kelas latihan online. Jika Anda memiliki fitness tracker, cobalah untuk lebih sering bergerak, sebanyak yang bisa Anda lakukan di waktu normal.
- Pahami atau rasakan perasaan Anda. Situasi kita saat ini memang menegangkan, dan berita yang kita baca sangat luar biasa. Sedikit cemas hal yang lumrah.
#Jadi, bagaimana menghadapi tantangan utama selama work from home?
Luangkan waktu untuk menerapkan kebijakan yang dapat mengatur remote workforce (tenaga kerja jarak jauh) Anda agar lebih efektif dan bertahan lama. Begitu pun, setelah Anda memiliki kebebasan untuk bekerja di rumah, maka Anda dapat memilih untuk melakukannya sesering mungkin.
Seperti ucapan Karen Harris, Direktur Pelaksana Konsultasi Bain’s Macro Trends Group, “Setelah kebijakan kerja-dari-rumah yang efektif ditetapkan, maka kemungkinan akan terus bertahan.”
Semoga artikel ini dapat memberi banyak manfaat bagi Anda setelah membacanya.
Jika Anda ingin tahu lebih jauh lagi cara menghadapi tantangan selama work from home dengan mengaktifkan banyak fungsi IT, atau dengan menggunakan aplikasi helpdesk seperti Freshdesk, coba langsung komunikasikan dengan tim kami melalui link di bawah ini.
Sumber: Freshdesk
