Jika selama ini Anda mengandalkan cara konvensional yang membutuhkan waktu lama dalam mengelola data kehadiran karyawan, maka dengan menggunakan software attendance management Anda dapat dengan mudah mengelola dan bahkan mempertahankan data kehadiran karyawan secara lebih efisien.
Tentunya pengelolaan ini memiliki peran krusial terhadap perusahaan, terutama untuk memastikan bahwa karyawan Anda selalu hadir tepat waktu. Menggunakan software inovatif ini juga akan mempermudah manajemen SDM dalam mendata presensi, kedisiplinan, produktivitas, dan kinerja bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Apa itu Software Attendance Management?
Software Attendance Management adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu bisnis dalam memantau kehadiran karyawan dan mengelolanya dengan baik. Perusahaan dapat dengan mudah mencatat dan melacak kehadiran karyawan menggunakan platform ini.
Dengan fitur-fiturnya, manajer HR (Human Resources Department) atau HRD dapat mengatur jadwal kerja, merekam keterlambatan dan absensi, dan membuat laporan penting tentang kehadiran karyawan.
Dengan menggunakan Software Attendance Management, perusahaan dapat mengurangi waktu dan usaha manual yang diperlukan untuk menyelesaikan banyak tugas administratif yang terkait dengan kehadiran karyawan. Hal Ini memungkinkan alokasi waktu dan sumber daya yang lebih efisien, yang pada gilirannya dapat dialokasikan untuk kegiatan strategis.
Apa Saja Manfaat Software Attendance Management?
Beberapa keunggulan software attendance management terbukti dapat membantu HRD dan perusahaan dalam pengelolaan berbagai kepentingan SDM didalam perusahaan, berikut diantaranya:
1. Aksesibilitas waktu karena sistemnya telah diotomatisasi
Dengan menggunakan software attendance management tentunya tim HR perusahaan Anda dapat memuat data kehadiran karyawan dengan mudah, karena prosesnya yang telah diotomatisasi langsung.
Proses otomatisasi ini tentunya akan Anda dapatkan jika software attendance management yang Anda pilih memiliki modul Load Attendance dan Process Attendance. Kedua modul ini akan dapat menjalankan proses otomatisasi tanpa harus menggunakan admin. Akan tetapi, proses manual juga bisa dilakukan, jika suatu waktu diperlukan untuk alasan tertentu.
Adanya modul ini akan memberikan keleluasaan akses bagi tim HR Anda untuk memantau perkembangan setiap karyawan, terutama untuk hal yang berhubungan dengan konsistensi dan kedisiplinan.
2. Software attendance management mampu meminimalisir kecurangan
Menggunakan software attendance management akan meminimalisir karyawan atau siapapun dalam memanipulasi atau merombak data absensi mereka, karena software ini telah terenkripsi serta data karyawan akan tersimpan dengan aman pada server penyedia aplikasi.
3. Tim HR memiliki kemudahan dalam menganalisis data kehadiran
Software attendance management akan memudahkan tim HR dalam memeriksa kehadiran karyawan secara real-time. Kapanpun dan dimanapun Anda dapat mengetahui karyawan yang tidak hadir.
Dengan software absensi ini, Anda tidak akan membutuhkan lagi rekapitulasi absensi karyawan yang bersifat periodik, karena semuanya bisa Anda dapatkan secara real-time saat itu juga untuk kebutuhan yang mendesak bagi tim HR Anda.
4. Lebih instan serta telah terintegrasi
Tak dipungkiri lagi, keberadaan teknologi telah menciptakan banyak kemudahan dalam sektor kehidupan. Begitu juga dengan software attendance management, karena dapat memangkas waktu Anda dalam mengumpulkan data presensi karyawan tanpa harus menggunakan metode manual.
Sistem yang tersedia juga telah terintegrasi dengan kebutuhan payroll perusahaan, sehingga memudahkan proses penghitungan gaji.
Selain itu, software attendance management juga bersifat user friendly karena pengoperasiannya lebih mudah dipahami dan dapat diakses kapanpun dengan menggunakan ponsel yang Anda miliki.
5. Membuat karyawan lebih produktif
Menggunakan software management attendance pada dasarnya lebih menghemat waktu dan biaya. Bahkan software ini akan memberi kemudahan pada karyawan Anda saat melakukan presensi, karena memiliki mobile clocking yang bisa diakses tanpa harus datang terlebih dahulu ke kantor untuk fingerprint.
Adanya ini tentu memudahkan perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote work atau work from home pasca pandemi Covid-19. Produktivitas akan tetap terjaga dan karyawan Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu datang ke kantor hanya sekadar untuk presensi.
Beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat memilih software attendance management
Setelah memahami kemudahan dan fungsional yang Anda dapatkan dengan menggunakan software attendance management, beberapa hal atau modul ini perlu Anda perhatikan saat akan memilih software yang tepat untuk perusahaan Anda.
1. Modul load dan process attendance
Seperti yang dibahas sebelumnya, data kehadiran karyawan Anda akan langsung tersimpan di dalam software absensi karyawan. Karena itu, sangat penting memilih software HRIS yang tepat dalam mendukung kebutuhan perusahaan Anda, salah satunya adalah memastikan bahwa modul ini tersedia.
Modul ini akan membuat proses menjadi mudah. Selain itu, meski telah ter otomatisasi, modul ini tetap memungkinkan suatu waktu digunakan secara manual untuk kepentingan perusahaan.
2. Memiliki modul yang mendukung kebutuhan liburan dan cuti bersama
Software attendance management yang bagus tentunya memahami kebutuhan perusahaan, terutama dalam menyesuaikan data kehadiran dengan hari libur nasional dan cuti bersama.
Tujuan dari adanya modul ini yakni untuk memberitahu sistem bahwa selama tanggal merah tersebut perusahaan tidak sedang bekerja, dan karyawan tidak dihitung absen sehingga tidak perlu diproses, kecuali untuk kebutuhan lembur kerja saat tanggal merah tersebut yang bahkan memungkinkan untuk diproses secara manual.
3. Pilih software attendance management yang mendukung kebutuhan manual shift
Software absensi online yang memiliki modul manual shift sangat dibutuhkan untuk keperluan pengaturan shift perusahaan, misalnya ada karyawan yang seharusnya bekerja pada shift pagi, akan tetapi karena ketentuan tertentu shift yang bersangkutan diganti menjadi siang dalam beberapa hari.
Oleh karena itu, diperlukan software attendance management yang mendukung performa tersebut demi memudahkan tim HR Anda dalam mengganti data shift karyawan secara manual.
4. Pilih software attendance management yang memudahkan proses over time
Setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan kerja mendesak yang membuat karyawan harus mengerjakannya sesegera mungkin hingga bekerja secara over time (OT). Adanya modul ini tentu akan memudahkan Anda untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan OT perusahaan.
Melalui modul ini user bisa memasukkan jadwal lembur setiap karyawan yang dapat disesuaikan dengan tanggal dan alasan lembur yang bersangkutan. Setelah itu sistem akan memprosesnya ketika telah dilakukan penginputan data untuk mendukung kebutuhan payroll perusahaan.
5. Memiliki modul yang mempermudah proses pengajuan cuti
Dalam satu transaksi, software attendance management tentunya harus dapat mendukung proses pengajuan cuti karyawan dan menyesuaikannya dengan jadwal yang tersedia. Setelah proses cuti diajukan, modul ini akan memprosesnya menuju sistem sehingga karyawan tersebut tidak dihitung bolos kerja.
6. Pastikan software attendance management yang Anda pilih mendukung proses time overrider
Terkadang, pada saat-saat tertentu karyawan Anda bisa saja lupa melakukan clock in dan clock out sementara dia tetap bekerja seperti biasanya. Jika software attendance yang Anda pilih tidak mendukung proses ini, tentunya akan merugikan yang bersangkutan.
Oleh karena itu, pilihlah software attendance management yang dapat membantu pemrosesan ini secara manual agar karyawan tetap memiliki semangat untuk bekerja secara optimal.
Kesimpulan
Adanya beberapa modul di atas dalam software attendance management yang Anda pilih tentu akan sangat membantu kebutuhan perusahaan Anda. Hal ini penting untuk mendukung performa perusahaan dan juga produktivitas karyawan Anda. Oleh karena itu, penting bagi HRD untuk memahami pentingnya Software Attendance Management dan berinvestasi dalam teknologi ini untuk mendukung keberhasilan perusahaan di masa depan.
Tertarik untuk memahaminya lebih lanjut? Coba konsultasikan langsung dengan tim kami dengan mengklik tombol di bawah ini.
Transformasi Pengelolaan SDM Perusahaan Anda dengan Haermes!
Anda siap untuk membawa keberhasilan SDM Anda ke level berikutnya? Ayo, temukan potensi baru bersama Haermes!
