Hampir segala aspek kegiatan dalam pekerjaan membutuhkan internet. Dari proses perektrutan karyawan hingga pengajuan cuti, semuanya serba dimudahkan melalui layanan internet yang telah terintegrasi dengan ragam software perusahaan. Oleh karena itu, meningkatkan employee engagement kini menjadi peranan tersendiri bagi tim IT, karena fungsi mereka saat ini sangat krusial.
Untuk mempermudah dan membantu tim IT meningkatkan employee engagement, Anda bisa menggunakan katalog layanan IT. Katalog ini merupakan layanan mandiri (self-service) yang memiliki peranan penting dalam proses interaksi di era digital. Selain itu, katalog juga dapat mengubah layanan yang selama ini bersifat relasional menjadi transaksional.
Apa itu employee engagement?
David MacLeod mengatakan bahwa employee engagement adalah cara atau konsep yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk menciptakan dan meningkatkan kondisi di mana karyawan dapat menawarkan lebih banyak kemampuan dan potensi mereka bagi perusahaan.
Sementara itu, secara garis besar employee engagement dapat kita artikan sebagai sikap, atau perilaku positif karyawan terhadap pekerjaannya yang ditunjukkan melalui semangat dan dedikasi dalam menggapai target yang dicanangkan perusahaan.
Oleh karena itu perusahaan memiliki peranan penting untuk menumbuhkan sikap ini. Terutama dalam menciptakan kedekatan psikologis dan emosional dengan setiap karyawan. Perusahaan konsultasi manajemen kinerja global asal Amerika Serikat, Gallup menyatakan bahwa ada 3 kategori karyawan di dalam perusahaan:
1. Engaged: Tipe karyawan yang sangat diharapkan selalu ada di dalam perusahaan. Karyawan ini akan bekerja secara optimal dalam menggapai tujuan secara keseluruhan, baik tujuan pribadi maupun perusahaan.
2. Not Engaged: Tipe karyawan yang hanya fokus dalam mengerjakan tugas mereka sehari-hari. Segalanya yang penting pekerjaan selesai, dan cenderung lebih senang menunggu perintah dan kurang inisiatif.
3. Disengaged: Tidak memiliki semangat kerja, dan lebih banyak bersikap negatif dalam banyak hal.
Kenapa meningkatkan employee engagement dengan katalog layanan IT ini penting?
Beberapa penelitian mengatakan bahwa karyawan zaman sekarang atau yang dikenal dengan gen milenial terbukti lebih senang melakukan pekerjaan mereka secara mandiri. Generasi ini tidak terlalu tergantung akan email atau waktu yang lama dalam menunggu keputusan yang berlaku dalam hierarki perusahaan. Baca selengkapnya di sini: Model Work Engagement Angkatan Kerja Generasi Millennial.
Selain itu, generasi ini juga menyukai sistem kerja yang fleksibel, di mana mereka bisa bekerja kapan pun dan di mana pun dengan akses internet yang bagus. Sebagaimana survei berjudul “Indonesia Millenial Report 2019” yang dilakukan IDN Research Institute dan Alvara Research Center di 12 kota besar di Indonesia. Survey ini menunjukkan bahwa generasi milenial Indonesia telah terkoneksi dengan internet sebanyak 94,4%.
Berdasarkan survey di atas, jaringan internet yang andal dan dapat diakses dengan cepat memiliki peranan penting bagi generasi milenial. Selain itu, layanan mandiri juga sangat berpengaruh, dan Anda dapat menyediakannya melalui katalog layanan IT.
Katalog ini penting agar karyawan bisa fokus dalam mengerjakan tugas mereka secara cepat tanpa gangguan. Dengan menggunakan katalog layanan IT tentu Anda dapat meningkatkan employee engagement melalui metode self-service.
Apa saja manfaat yang didapatkan dari katalog layanan IT?
Dalam dunia digital yang kompleks ini, layanan IT telah menjadi raksasa yang berkuasa terhadap ragam layanan yang tersedia seperti plug in dan add-on. Namun, ketika menjalankan tugasnya tidak semua permintaan dapat dilacak oleh tim IT. Karena itu, di sinilah katalog layanan IT berfungsi dengan tepat.
1. Untuk tim secara keseluruhan
Selain berfungsi dalam meminimalisir kegagalan operasional, katalog layanan IT dapat meningkatkan employee engagement. Lebih baik lagi jika Anda menyediakan katalog berbasis web, sehingga beban tim IT dapat berkurang. Hal ini tentu berbanding terbalik saat Anda menggunakan metode standar dalam manajemen layanan.
Saat akan menyediakan layanan dalam satu sumber yang ditawarkan, katalog layanan IT juga dapat membantu komunikasi tim IT dengan mudah. Katalog ini juga memungkinkan tim Anda untuk memiliki kontrol maksimal terhadap keseluruhan proses, mulai dari langkah pengiriman dan pendokumentasian.
Katalog yang sempurna tentunya akan mengurangi waktu kerja tim. Ini akan membuat tim Anda lebih fokus pada tugas-tugas yang diembankan kepada mereka. Selain itu, katalog juga dapat mengurangi biaya operasional perusahaan, serta manfaat lainnya tentu sebagai basis pengetahuan bagi tim Anda.
2. Untuk karyawan Anda saat melayani pelanggan
Dalam sebuah restoran, katalog atau daftar menu makanan tentu memiliki peran tersendiri. Meski sering diabaikan katalog ini dapat membantu restoran meningkatkan pengalaman akan layanan pelanggan. Selain itu katalog menu juga berfungsi sebagai sarana presentasi makanan, mempercepat proses pemesanan, dan media promosi yang bagus.
Hal di atas juga berlaku dalam layanan IT perusahaan Anda. Katalog layanan IT yang tersedia tentu membuat segalanya menjadi transparan, dan karyawan Anda akan mendapatkan pengalaman intuitif untuk memahami layanan yang tersedia. Katalog layanan IT ini ibarat daftar menu makanan yang tersedia di dalam perusahaan.
Setiap karyawan dapat memesan menu (software) yang mereka inginkan, dan juga layanan IT yang dapat meringankan pekerjaan. Tentu dengan adanya ini, Anda dapat meningkatkan employee engagement perusahaan secara mudah. Pun karyawan juga dapat menjalankan metode self-service. Hal ini tentu sesuai dengan kriteria karyawan milenial yang saat ini telah menjadi angkatan kerja di banyak perusahaan.
Katalog layanan IT lebih bersifat multi-fungsional dalam meningkatkan employee engagement
Sebagaimana manfaat yang dibahas di atas. Dalam bagian ini Anda akan mendapatkan beberapa penjelasan singkat akan fungsi katalog layanan IT untuk meningkatkan employee engagement perusahaan.
Berikut penjabarannya:
Human Resources Management: Katalog IT memungkinkan tim HR, dan bahkan karyawan secara keseluruhan untuk mengakses informasi penggajian, serta keuntungan lainnya dari program yang tersedia.
Karyawan baru Anda juga bisa mengakses portal khusus dari katalog layanan IT ini untuk permintaan pelatihan, dan juga tools yang mereka butuhkan saat hari pertama mereka bekerja.
Untuk mengetahui contoh terbaik dari katalog layanan IT, klik di sini: Top 7 Service Catalog Examples From Across Industries.
Tim fasiliti: Katalog layanan IT juga memungkinkan Anda untuk mengajukan request pekerjaan jika Anda perlu memperbaiki, menginstal, memindahkan, atau mengganti sesuatu.
IT service desk: Anda dapat memasukkan pertanyaan dan permintaan mengenai layanan IT di portal yang telah disediakan. Daftar kerjaan juga dapat dilacak, hingga tugas selesai dan semua tiket telah diselesaikan.
Untuk persoalan finance: Pertahankan keuangan resmi dan unggah penagihan Anda agar segera dibayarkan. Jadikan katalog layanan IT sebagai one-stop-shop perusahaan untuk segala hal yang terkait dengan penggajian, tagihan pajak, dan hal lainnya.
Permudah layanan perusahaan Anda dalam meningkatkan employee engagement dengan menggunakan katalog layanan IT. Hal ini akan sangat bermanfaat terhadap perjalanan perusahaan Anda dalam menghadapi persaingan pasar global yang semakin ketat.
Tertarik untuk memahaminya lebih lanjut? Klik link di bawah ini dan konsultasikan segera dengan tim pakar kami.
