Kalau Anda menjalankan bisnis ritel, grosir, atau e-commerce, urusan kontrol stok pasti sering bikin pusing, ya? Tapi tenang saja! Sekarang ada teknologi dan sistem canggih yang bisa bantu Anda mengelola rantai pasokan dengan lebih lancar. Inventory Control adalah sistem yang bisa Anda pakai untuk memantau stok barang dengan cepat, tepat, dan tanpa ribet.
Di artikel ini, kami akan mengupas tuntas apa itu inventory control, lengkap dengan contoh, dan cara kerjanya untuk bisnis. Yuk, baca sampai habis dan temukan cara simpel untuk bikin manajemen stok Anda yang lebih efisien!
Apa itu Inventory Control?
Melansir dari Safety Culture, inventory control adalah proses penting untuk memantau pergerakan dan penyimpanan barang di gudang atau lokasi lainnya. Dengan sistem dan prosedur yang tepat, bisnis dapat memastikan stok selalu tersedia dalam jumlah cukup dan kondisi yang baik. Penerapan sistem kontrol inventaris yang efisien memungkinkan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik sekaligus memaksimalkan keuntungan.
Menurut Assauri (2004:176) mengungkapkan bahwa inventory control adalah sebagai suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari persediaan parts, bahan baku dan barang hasil atau produk, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.
Baca Juga: 11 Cara Jitu Kelola Sistem Manajemen Gudang di 2024
Inventory Control Adalah Sistem yang Penting: Ini Alasannya!
Inventory control adalah sistem yang sering dipandang sebelah mata. Meski begitu, sistem ini merupakan komponen vital dalam strategi manajemen stok yang sukses. Inventory control mendukung kelancaran operasional dan menciptakan kesan positif bagi konsumen.
Dengan mengontrol inventaris secara sistematis, bisnis Anda bisa mendapatkan manfaat yang cukup besar, seperti:
Tingkat visibilitas yang lebih baik
Tanpa visibilitas real-time terhadap inventaris, bisnis akan kesulitan dalam peramalan dan pengambilan keputusan. Akibatnya, bisa menimbulkan kesalahan penghitungan stok secara terus-menerus dan menyebabkan kekosongan stok, penghentian operasional, dan permintaan yang tak terlayani.
Dengan menggunakan sistem manajemen inventaris modern, user dapat memantau catatan stok secara detail, memudahkan mereka untuk mengetahui lokasi dan jumlah barang. Ini juga mempermudah identifikasi perbedaan antara catatan fisik dan digital, memungkinkan tindakan korektif yang cepat. Selain itu, ini juga mencegah duplikasi entri data dan mengoptimalkan proses pemesanan stok.
Meningkatkan efisiensi operasional gudang
Proses pengelolaan inventaris yang efisien berkontribusi besar terhadap peningkatan efisiensi gudang dan produktivitas karyawan di seluruh organisasi. Dengan pelacakan stok otomatis secara real-time, karyawan dapat segera menemukan barang tanpa memindai rak manual.
Lokasi barang dapat diperiksa dengan cepat, dan barang bisa dipindahkan antar tempat sesuai kebutuhan. Dengan GPS tracking, pergerakan barang selama pengiriman dapat dipantau, mengurangi risiko pencurian dan kehilangan.
Meminimalkan ketidakakuratan dalam inventaris juga mengurangi waktu yang hilang untuk memperbaiki kesalahan pengambilan dan pengiriman barang. Dengan gambaran inventaris yang lebih akurat, manajer dapat membuat keputusan pemesanan atau pengalokasian barang yang lebih bijak untuk menghindari pengeluaran berlebih.
Biaya yang lebih efisien
Efektivitas pengelolaan inventaris tidak hanya terletak pada pengendalian jumlah barang, namun juga pada optimalisasi seluruh proses aliran inventaris untuk mencapai hasil yang lebih baik. Dengan memperbaiki proses inventaris, banyak peluang penghematan biaya yang dapat tercipta. Pengurangan stok berlebih dapat menurunkan biaya penyimpanan, asuransi, serta potensi kerugian akibat barang kadaluarsa.
Dengan memanfaatkan forecasting request yang akurat, pembelian bisa dioptimalkan, mempermudah negosiasi harga dengan supplier, dan juga menurunkan biaya pengadaan. Ketersediaan stok yang terjaga juga memastikan proyek berjalan lancar tanpa penundaan dan pendapatan tidak hilang.
Proses procurement yang lebih efisien
Dengan inventory control system, proses pengadaan atau procurement menjadi lebih efisien karena manajer dapat dengan mudah mencatat dan memperbarui detail barang secara otomatis. Informasi seperti nama, kuantitas, lokasi, dan penjaga dapat dicatat untuk menjaga kelancaran pengelolaan aset.
Anda bisa menambahkan informasi tentang supplier ke dalam sistem untuk merekam semua pembelian yang dilakukan dengan supplier tertentu. Nantinya, pesanan tersebut bisa diakses untuk mengevaluasi biaya setiap pembelian.
Sebagai contoh, manajer pengadaan dapat membuat pesanan pembelian melalui sistem inventaris dan memantau setiap tahap, dari pemesanan hingga pengiriman. Dengan cara ini, seluruh alur pengadaan bisa terpantau, biaya dihitung, dan celah bisa langsung terdeteksi.
Perencanaan jangka panjang
Sistem inventary control yang efisien membuat bisnis Anda dapat merencanakan alokasi barang dengan tepat, berdasarkan jumlah yang tersedia dan lokasi yang membutuhkan. Anda bisa merancang rencana pengelolaan inventaris dan cepat mengidentifikasi serta memperbaiki setiap penyimpangan agar pengelolaan stok tetap sesuai dengan rencana.
Selain merencanakan pengelolaan stok, rencana ini juga mencakup analisa terhadap penggunaan inventaris sebelumnya dan prediksi kebutuhan mendatang. Dengan mempelajari tren historis, Anda dapat memperkirakan konsumsi barang di masa depan, memastikan persediaan selalu tersedia saat dibutuhkan. Hal ini membantu Anda untuk membuat standar berdasarkan data historis dan pedoman industri, serta merancang perencanaan inventaris yang lebih terarah.
Baca Juga: 10 Aplikasi Procurement yang Sangat Bisa Diperhitungkan di Tahun 2024
Contoh dan Cara Kerja Inventory Control
Inventory control adalah sebuah teknik yang sebetulnya rumit. Tidak ada satu cara yang paling saklek untuk melakukannya, karena setiap jenis bisnis tentu punya perbedaan metode. Berikut ini adalah beberapa teknik inventory control yang populer untuk dipertimbangkan:
FIFO & LIFO
Teknik LIFO (Last In, First Out) dan FIFO (First In, First Out) adalah dua metode utama dalam pengelolaan stok yang mengatur bagaimana barang keluar masuk gudang berdasarkan tanggal kedatangannya. LIFO memprioritaskan barang yang paling baru masuk untuk dikirim terlebih dahulu, cocok untuk produk yang tidak mudah rusak seperti bahan bangunan atau elektronik.
Di sisi lain, FIFO memastikan stok yang lebih lama keluar lebih dulu. Metode ini sangat pas untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas, seperti makanan atau minuman, sehingga pelanggan mendapatkan produk dalam kondisi segar. Dengan memilih teknik yang sesuai, bisnis bisa menjaga efisiensi dan kualitas produk hingga sampai ke tangan pelanggan.
JIT (Just In Time)
Strategi Just-In-Time (JIT) adalah metode pengelolaan stok yang memastikan bahan baku dari supplier tiba tepat sesuai dengan jadwal produksi. Dengan pendekatan ini, Anda bisa mengurangi pemborosan, terutama dalam biaya penyimpanan, karena barang hanya ada di lokasi saat benar-benar dibutuhkan.
JIT juga sering menjadi bagian dari sistem Lean Manufacturing karena fokusnya pada efisiensi dan memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan dalam setiap produk. Namun, ada risiko kekurangan stok jika supplier tidak bekerja dengan efisien. Untungnya, risiko ini bisa diminimalkan dengan manajemen hubungan yang baik dengan supplier Anda. Jadi, selain hemat, strategi ini juga bikin operasional bisnis lebih gesit.
Two- or Three-Bin System
Sistem ini adalah metode sederhana untuk mengelola stok. Anda memiliki dua kontainer dengan barang yang sama—ketika satu kontainer kosong, Anda mulai menggunakan kontainer cadangan. Di titik ini, sistem akan memberi tahu bahwa sudah saatnya melakukan pemesanan ulang, atau dikenal sebagai Reorder Point (ROP).
Namun, meski sederhana, metode ini punya kekurangan, terutama saat ada pesanan besar atau mendadak. Karena stok dihitung secara manual, sulit untuk mengetahui jumlah persediaan yang pasti. Akibatnya, Anda mungkin kesulitan memenuhi pesanan dalam jumlah besar atau berturut-turut dengan cepat. Jadi, meskipun praktis, metode ini lebih cocok untuk bisnis dengan kebutuhan stok yang stabil dan terprediksi.
Fixed Order Quantity dan Fixed Period Ordering
Fixed Order Quantity adalah aturan di mana Anda hanya memesan jumlah tertentu dari suatu barang setiap kali melakukan pemesanan. Aturan ini membantu mencegah kesalahan dalam pemesanan ulang, menghindari kelebihan stok yang memakan ruang, dan mengurangi biaya yang tidak perlu. Sistem ini sering dihubungkan dengan Reorder Point (ROP) otomatis, sehingga pemesanan lebih terorganisir dan efisien.
Sementara itu, Fixed Period Ordering bekerja dengan cara berbeda. Sistem ini mengatur pengisian ulang stok pada interval waktu tertentu, misalnya setiap minggu atau bulan. Jumlah barang yang dipesan bervariasi sesuai dengan kebutuhan pelanggan selama periode tersebut. Pendekatan ini cocok untuk bisnis dengan permintaan yang fluktuatif, karena fleksibel dalam menyesuaikan jumlah stok yang diperlukan.
Dropshipping
Dropshipping adalah model bisnis simpel yang memangkas biaya dengan menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan stok barang di gudang. Alih-alih menyimpan produk sendiri, Anda bekerja sama dengan dropshipper—mitra yang akan langsung mengirimkan pesanan pelanggan Anda.
Tugas Anda hanya mengelola pesanan dari pelanggan dan mengirimkan detailnya ke dropshipper. Jadi, Anda tidak perlu repot menyentuh atau melihat barang yang dijual. Ini jelas mengurangi biaya operasional, tapi ada tantangannya: Anda tidak punya kendali penuh atas kualitas produk atau kecepatan pengiriman.
Set Par Levels
Par levels adalah batas minimum stok yang harus Anda miliki. Ketika stok turun di bawah level ini, sistem akan memberi sinyal untuk segera melakukan pemesanan ulang. Par levels berbeda untuk setiap produk, tergantung pada tingkat penjualan, waktu yang dibutuhkan untuk restock, dan faktor lainnya. Menentukan par levels membutuhkan riset dan keputusan yang matang.
Menariknya, dengan par levels, bisnis Anda jadi lebih fleksibel dan efisien. Anda bisa lebih mudah mengelola anggaran karena tidak semua dana habis untuk stok yang ada. Ini juga memberi ruang untuk membeli produk baru saat tersedia di pasaran tanpa membebani cash flow. Tapi ingat, par levels harus dievaluasi secara berkala karena kebutuhan stok bisa berubah seiring waktu.
Batch Tracking
Batch tracking adalah salah satu cara efektif untuk mengorganisir barang di gudang. Metode ini mengelompokkan produk berdasarkan tanggal produksi atau bahan baku yang sama. Dengan pendekatan ini, pengelola gudang bisa lebih mudah memantau beberapa informasi penting,
Contohnya seperti:
Asal Barang: Dari mana barang tersebut diproduksi atau diperoleh.
Tujuan Pengiriman: Ke mana barang akan dikirim.
Tanggal Kedaluwarsa: Kapan barang perlu digunakan atau dijual sebelum melewati masa simpannya.
Maksimalkan Inventory Control Perusahaan dengan SAP HANA
Inventory control adalah kunci untuk menjaga efisiensi operasional dan memenuhi permintaan pelanggan tanpa pemborosan. Dengan strategi yang tepat, Anda dapat memastikan stok selalu dalam kondisi optimal, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, pengelolaan manual seringkali memakan waktu dan rawan kesalahan.
Untuk solusi yang lebih praktis dan efisien, gunakan SAP HANA dari Weefer Indonesia. Sistem ERP canggih ini membantu Anda memantau stok secara real-time, menganalisis data secara mendalam, dan membuat keputusan berbasis data dengan cepat. Siap membawa pengelolaan inventaris Anda ke level berikutnya?Mulai transformasi bisnis Anda dengan SAP HANA sekarang juga!
FAQ Tentang Inventory Control
Apa itu inventory control?
Inventory control adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengawasi persediaan barang dalam suatu perusahaan, memastikan ketersediaan barang tepat waktu, serta menghindari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat merugikan perusahaan.
Mengapa inventory control penting?
Inventory control penting karena membantu perusahaan menjaga keseimbangan stok yang efisien, mengurangi biaya penyimpanan, meminimalkan risiko kehabisan barang (stockouts), serta meningkatkan kepuasan pelanggan dan alur operasional yang lebih lancar.
Apa saja contoh inventory control?
Contoh inventory control meliputi penggunaan software untuk melacak stok, melakukan pengecekan fisik secara rutin, menetapkan level minimum dan maksimum stok, serta menggunakan sistem pemantauan otomatis untuk memastikan barang tetap tersedia sesuai kebutuhan.
Bagaimana cara kerja inventory control?
Inventory control bekerja dengan memonitor pergerakan barang dari penerimaan hingga distribusi. Sistem ini mencatat setiap transaksi, menganalisis data persediaan, dan mengatur ulang stok berdasarkan kebutuhan dan prediksi permintaan, untuk memastikan ketersediaan barang selalu optimal.
Apa manfaat utama dari inventory control?
Manfaat utama dari inventory control adalah mengurangi biaya operasional, mencegah pemborosan sumber daya, meningkatkan efisiensi, serta memastikan barang selalu tersedia dalam jumlah yang sesuai untuk memenuhi permintaan pasar.
Apa saja metode yang digunakan dalam inventory control?
Beberapa metode yang umum digunakan dalam inventory control adalah metode FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), dan JIT (Just in Time). Setiap metode memiliki keunggulan dan kelemahan tergantung pada jenis barang dan strategi bisnis perusahaan.
Bagaimana cara memaksimalkan inventory control dengan SAP S/4HANA?
SAP S/4HANA memaksimalkan kontrol inventaris dengan memberikan visibilitas real-time terhadap status persediaan, meningkatkan akurasi peramalan permintaan, serta mengotomatisasi proses pengadaan dan pengiriman. Dengan analisis data yang mendalam dan integrasi yang kuat, SAP S/4HANA membantu perusahaan mengoptimalkan manajemen inventaris, mengurangi kelebihan atau kekurangan barang, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Optimalkan seluruh proses inventory control gudang Anda di satu tempat.
Sistem ERP membantu Anda menyederhanakan seluruh proses bisnis, termasuk mengelola finansial perusahaan, sumber daya manusia, manufaktur, supply chain, service, procurement dan masih banyak lagi.
