Procurement Adalah: Pengertian dan Bedanya dengan Purchasing

Bayangkan jika Anda sedang mengelola sebuah kafe kecil. Setiap bulan, Anda butuh berbagai bahan seperti kopi, susu, gula, hingga peralatan seperti gelas dan sendok. Nah, proses Anda mencari, membeli, dan memastikan semua kebutuhan ini terpenuhi tepat waktu dan sesuai anggaran, itulah yang disebut procurement. Procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan bisnis agar bisa berjalan lancar.  Dalam artikel ini, kita akan bahas lebih jauh tentang procurement, apa bedanya dengan purchasing, dan bagaimana prosesnya bisa berpengaruh besar pada efisiensi bisnis. Yuk, langsung kita mulai!

Apa itu Procurement?

Procurement adalah proses yang melibatkan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk menjalankan operasionalnya secara efisien. Secara umum, procurement mencakup berbagai aktivitas mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi harga, hingga manajemen kontrak dan pengiriman barang.

Menurut Investopedia, procurement merupakan langkah penting dalam manajemen rantai pasokan yang berfokus pada memperoleh barang dan jasa dengan harga terbaik, kualitas tinggi, dan waktu pengiriman yang sesuai.

Definisi lainnya dari Journal of Supply Chain Management menyebutkan bahwa procurement adalah kegiatan yang melibatkan proses selektif untuk memastikan perusahaan mendapatkan supplier yang tepat serta menjaga keberlanjutan pasokan dalam mendukung operasional dan strategi bisnis perusahaan. Dengan demikian, procurement bukan hanya soal membeli, tetapi juga mencakup pengelolaan hubungan dengan pemasok dan strategi yang berkelanjutan.

Apa bedanya procurement dan purchasing?

Meskipun sering dianggap sama, procurement dan purchasing memiliki perbedaan mendasar dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Menurut Procurify, procurement adalah proses strategis yang mencakup identifikasi kebutuhan, evaluasi dan pemilihan supplier, negosiasi kontrak, serta manajemen hubungan jangka panjang dengan supplier. Procurement berfokus pada menciptakan nilai tambah bagi perusahaan melalui pengelolaan pengadaan yang efektif dan efisien. 

Di sisi lain Procurement Resource menjelaskan bahwa, purchasing merupakan bagian dari procurement yang lebih operasional, melibatkan aktivitas seperti pemesanan, penerimaan barang, dan pembayaran. Purchasing berfokus pada pelaksanaan transaksi pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari perusahaan. 

Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan dapat mengelola pengadaan secara efektif, memastikan kelancaran operasional, dan membangun hubungan strategis dengan pemasok.

Baca Juga: 10 Aplikasi Procurement yang Sangat Bisa Diperhitungkan di Tahun 2024

Jenis-Jenis Procurement 

Walaupun procurement sering dianggap sebagai satu proses saja, sebenarnya ada empat jenis utama dalam pengadaan ini. Masing-masing jenis procurement ini berkaitan dengan kategori barang dan jasa yang berbeda yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Direct Procurement

Direct procurement adalah jenis pengadaan yang paling sederhana dan langsung, yaitu pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi produk jadi yang akan dijual. Dalam konteks ini, perusahaan berfokus pada perolehan barang dan jasa seperti:

– Bahan baku,

– Barang grosir,

– Software penting untuk operasional sehari-hari,

– Layanan yang langsung terkait dengan produk akhir.

Contohnya, untuk sebuah perusahaan ritel, direct procurement bisa meliputi bahan baku yang digunakan untuk memproduksi barang jadi atau produk grosir yang dibeli untuk dijual kembali. Jadi, direct procurement berperan penting dalam memastikan semua kebutuhan dasar untuk menghasilkan produk tersedia dengan baik.

Indirect Procurement

Berbeda dengan direct procurement, indirect procurement adalah pengadaan barang dan jasa yang tidak langsung terkait dengan produk atau layanan akhir, tetapi tetap diperlukan agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.

Indirect procurement meliputi pesanan seperti:

– Perabotan kantor,

– Layanan pemasaran dan konsultasi,

– Software pendukung.

Jika mengambil contoh perusahaan ritel yang sama, indirect procurement mencakup biaya pemeliharaan untuk kantor dan toko, layanan dari agensi iklan untuk menjalankan kampanye pemasaran, hingga software untuk keperluan penagihan atau akuntansi. Meskipun tidak terlihat dalam produk akhir, elemen-elemen ini penting untuk menjaga efisiensi dan kelancaran operasional perusahaan.

Goods Procurement

Goods procurement adalah jenis procurement lain yang dibutuhkan oleh perusahaan dan, seperti namanya, berfokus pada pengadaan barang fisik yang nyata. Jenis pengadaan ini mencakup semua kebutuhan fisik perusahaan, baik untuk operasional sehari-hari maupun untuk produksi.

Beberapa contoh goods procurement antara lain:

– Perlengkapan kantor,

– Bahan baku dan barang grosir,

– Langganan software.

Barang-barang ini bisa termasuk dalam kategori direct maupun indirect procurement. Misalnya, pembelian software bisa dianggap sebagai indirect procurement jika digunakan untuk administrasi, tetapi tetap merupakan goods procurement karena melibatkan pengadaan barang berwujud (meskipun dalam bentuk digital) yang mendukung operasional.

Services Procurement

Jenis procurement yang terakhir adalah services procurement atau pengadaan jasa. Jenis ini mencakup layanan yang disediakan oleh pihak lain—baik individu maupun perusahaan—yang diperlukan untuk mendukung operasional bisnis dan kegiatan pengembangan.

Contoh pengadaan jasa dalam services procurement mencakup:

– Layanan kebersihan,

– Kontraktor untuk proyek tertentu,

– Layanan kreatif atau konsultasi.

Baca Juga: PwC: 73% Sistem ERP Procurement Perusahaan Memiliki Kemampuan AI. Bagaimana dengan Anda?

Alur Procurement atau Pengadaan Barang

Dalam setiap bisnis, proses purchasing adalah langkah penting untuk memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu dan sesuai anggaran. Meskipun setiap perusahaan mungkin punya prosedur yang sedikit berbeda, ada beberapa tahapan umum yang biasanya dilakukan untuk memastikan proses pengadaan berjalan lancar. Yuk, kita lihat langkah-langkahnya!

Identifikasi Kebutuhan

Semuanya dimulai dari sini—identifikasi kebutuhan. Di tahap ini, perusahaan menilai barang atau jasa apa yang perlu disediakan untuk mendukung operasional. Misalnya, bagian produksi mungkin membutuhkan bahan baku baru, atau tim IT memerlukan perangkat lunak tambahan.

Permintaan Persetujuan

Setelah kebutuhan teridentifikasi, biasanya perusahaan butuh persetujuan dari pihak yang berwenang. Proses ini memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa tersebut benar-benar penting dan sesuai anggaran. Dalam banyak perusahaan, permintaan ini disebut “purchase requisition” atau permintaan pembelian.

Seleksi dan Evaluasi Vendor

Dengan kebutuhan yang sudah disetujui, selanjutnya adalah memilih vendor atau pemasok. Di sini, perusahaan melakukan riset dan evaluasi untuk memilih vendor yang bisa memenuhi kebutuhan dengan harga dan kualitas terbaik. Proses ini bisa melibatkan negosiasi atau bahkan tender untuk mendapatkan pilihan terbaik.

Negosiasi dan Pembuatan Kontrak 

Setelah vendor terpilih, perusahaan dan vendor akan masuk ke tahap negosiasi untuk menyepakati harga, jadwal pengiriman, serta persyaratan lain. Kontrak akan disusun untuk menandai kesepakatan antara kedua belah pihak, yang memuat detail penting seperti harga, syarat pengiriman, dan metode pembayaran.

Pemesanan (Purchase Order)

Kontrak sudah beres? Sekarang waktunya membuat dokumen pemesanan atau purchase order (PO) yang dikirim ke vendor. PO ini menjadi tanda resmi bahwa perusahaan ingin memesan barang sesuai dengan ketentuan dalam kontrak yang sudah disetujui.

Penerimaan dan Verifikasi Barang

Ketika barang tiba, tim akan memeriksa kualitas dan kuantitasnya untuk memastikan semuanya sesuai dengan pesanan. Pengecekan ini penting untuk memastikan barang yang diterima memenuhi standar yang diinginkan perusahaan.

Pembayaran dan Penyelesaian

Setelah verifikasi selesai, saatnya melakukan pembayaran sesuai syarat yang sudah disepakati dalam kontrak. Dengan begitu, transaksi pengadaan ini selesai dengan baik dan perusahaan mendapatkan barang yang dibutuhkan.

Proses ini membantu perusahaan menjaga efisiensi dan memastikan setiap tahap pengadaan berjalan sesuai rencana. Selain itu, sangat penting untuk mengelola setiap tahap purchasing dengan sistematis, agar rantai pasokan perusahaan tetap optimal dan operasional bisa berjalan tanpa hambatan.

Maksimalkan Proses Procurement dengan SAP HANA

Memahami berbagai jenis procurement adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi pengadaan dalam perusahaan. Setiap jenis pengadaan memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda, namun semuanya berperan penting dalam mendukung operasional bisnis. Agar proses procurement ini berjalan lebih lancar dan terintegrasi, sistem yang tepat sangat dibutuhkan.

Untuk itu, kami merekomendasikan penggunaan SAP HANA, platform data yang mampu memaksimalkan manajemen pengadaan melalui analisis real-time dan otomatisasi yang canggih. SAP HANA membantu perusahaan dalam menyusun strategi pengadaan dengan lebih baik, mulai dari seleksi vendor hingga pengelolaan kontrak, semuanya dengan transparansi yang lebih tinggi. Dengan solusi ini, proses procurement Anda akan lebih efisien dan terkontrol, memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif.

FAQ Tentang Procurement

Apa itu procurement?

Procurement adalah kegiatan pengadaan dan pembelian barang, jasa, atau bahan baku yang diperlukan oleh sebuah perusahaan dari para pemasok atau vendor. Kegiatan ini termasuk semua proses yang terkait dengan dan diperlukan untuk pengadaan barang atau jasa, serta sebuah proses pengadaan resmi yang membantu tim pembelian dalam mengajukan, menyetujui, dan melacak setiap pembelian dan mengontrol pengeluaran bisnis.

Apa bedanya procurement dan purchasing?

Purchasing adalah bagian dari proses procurement yang lebih fokus pada transaksi pembelian itu sendiri. Sementara procurement mencakup proses yang lebih luas, termasuk pemilihan supplier dan manajemen kontrak.

Mengapa procurement penting untuk perusahaan?

Memahami pengertian procurement penting karena proses ini membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik, kualitas yang memadai, dan dari pemasok yang dapat dipercaya, yang pada akhirnya mendukung operasi perusahaan secara efisien dan efektif.

Apa saja langkah-langkah dalam proses procurement?

Langkah-langkah dalam proses procurement termasuk identifikasi kebutuhan, pencarian pemasok, pengajuan permintaan proposal (RFP), evaluasi dan seleksi pemasok, negosiasi kontrak, dan pengawasan pelaksanaan kontrak.

Bagaimana perusahaan dapat mengoptimalkan proses procurement mereka?

Perusahaan dapat mengoptimalkan proses procurement dengan menggunakan teknologi seperti software procurement SAP S/4HANA, melakukan analisis pengadaan secara berkala, dan membangun hubungan kerja yang baik dengan supplier.