Perusahaan manufaktur atau pabrik sangat bergantung pada produktivitas dan keteraturan tenaga kerja untuk mendorong pendapatan dan menjaga kelancaran operasional. Karena itulah, penting untuk menerapkan sistem yang memastikan pengelolaan tenaga kerja berjalan seefisien proses lainnya. Salah satu solusi yang bisa diandalkan adalah sistem HRIS, yang dirancang untuk mengelola semua proses terkait karyawan secara lebih efektif.
Pada artikel ini, kita akan bahas lebih lanjut apa itu sistem HRIS dan bagaimana penggunaannya bisa sangat bermanfaat bagi pabrik di Indonesia.
Apa itu Sistem HRIS?
Menurut Jurnal Pendidikan Tambusai, Sistem HRIS adalah sistem informasi yang dirancang untuk membantu mengelola data karyawan, proses administratif, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi di dalam organisasi. Dengan memanfaatkan HRIS, perusahaan dapat mengotomatisasi berbagai tugas rutin, mempercepat akses terhadap informasi penting, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat dan berbasis data.
Pabrik membutuhkan HRIS untuk mengelola tenaga kerja yang besar dan kompleks secara efisien. Dengan HRIS, proses administratif seperti absensi, penggajian, dan pengelolaan data karyawan dapat diotomatisasi, menghemat waktu dan tenaga.
Selain itu, HRIS membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, menyediakan data real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, serta meningkatkan kepuasan karyawan melalui fitur self-service yang transparan dan praktis. Dengan sistem ini, operasional pabrik menjadi lebih terstruktur dan produktif.
Baca Juga: 20 Aplikasi HR Terbaik untuk Perusahaan Indonesia
7 Manfaat Sistem HRIS bagi Pabrik
Sebanyak 36% CIO di sektor manufaktur berat yang mengalami gangguan operasional melaporkan penurunan daya saing biaya operasional, yang dapat menjadi ancaman serius di pasar yang sangat kompetitif.
Banyak perusahaan manufaktur yang sebelumnya ragu untuk berinvestasi dalam teknologi kini mulai menyadari bahwa transformasi teknologi dan digital adalah solusi untuk mengatasi tantangan yang terus berkembang ini. Berikut manfaat yang bisa dirasakan dengan adanya HRIS di pabrik:
Kelola Penggajian dengan Efisien
Pengelolaan penggajian atau payroll di perusahaan manufaktur sering kali cukup rumit. Di Indonesia, hal ini bisa mencakup penghitungan uang lembur, potongan, pembayaran berdasarkan hasil kerja (piecework), perbedaan upah antar shift, hingga koreksi manual untuk memperbaiki kesalahan penghitungan. Jika semua aspek penggajian ini dikelola secara terpisah, prosesnya bisa memakan waktu dan rawan kesalahan.
Namun, dengan menggunakan sistem HRIS yang terintegrasi, pabrik dapat mengelola seluruh komponen penggajian di satu platform. Ini membuat proses penggajian lebih cepat, sederhana, dan mengurangi risiko kesalahan, sehingga perusahaan dapat fokus pada peningkatan produktivitas.
Permudah Pengelolaan Benefit Karyawan
Mengelola pendaftaran benefit atau tunjangan karyawan secara manual atau menggunakan sistem konvensional bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan, apalagi jika jadwal kerja karyawan bervariasi dan sulit mengatur waktu untuk menjangkau semuanya. Di pabrik pengelolaan manfaat seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, atau tunjangan lainnya memerlukan pendekatan yang lebih efisien.
Dengan menggunakan sistem HRIS, karyawan dapat dengan mudah memeriksa opsi benefit yang tersedia dan membuat pilihan sesuai kebutuhan mereka kapan saja. HR atau manajer hanya perlu memberikan persetujuan akhir dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Pendekatan ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan transparansi dan akurasi dalam pengelolaan manfaat karyawan.
Monitoring Jam Kerja dan Kehadiran Jadi Lebih Praktis
Tracking jam kerja dan kehadiran karyawan tidak perlu lagi jadi pekerjaan yang rumit. Ada banyak cara untuk mempermudah proses ini. Kalau perusahaan Anda beroperasi di satu lokasi dengan aktivitas yang cukup stabil, metode presensi fisik bisa jadi pilihan tepat untuk mencatat kehadiran. Tapi, kalau banyak karyawan yang sering mobile atau punya tim di lapangan, sistem berbasis mobile lebih fleksibel untuk digunakan.
Dengan software HRIS yang terintegrasi, data kehadiran karyawan langsung tersambung ke sistem penggajian. Semuanya otomatis—mulai dari mencatat jam kerja, menghitung lembur, hingga memastikan pembayaran berjalan lancar. Anda tetap bisa memantau semuanya dengan mudah, tanpa perlu ribet dengan proses manual. Efisien dan tetap profesional!
Pantau dan Tingkatkan Kinerja Karyawan
Mengelola kinerja karyawan di lapangan jadi lebih mudah dengan software manajemen kinerja. Dengan fitur-fitur yang disediakan, Anda bisa memberikan training secara individual kepada setiap karyawan, sambil tetap memantau perkembangan mereka. Biasanya, modul ini memungkinkan Anda untuk mencatat berbagai hal, seperti performa yang kurang memuaskan, apresiasi atas kerja luar biasa, masukan, komunikasi, hingga KPI yang relevan.
Semua data tersebut disimpan dalam satu platform, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat area dimana karyawan membutuhkan pelatihan tambahan atau langkah-langkah untuk meningkatkan produktivitas. Dengan cara ini, Anda bisa memastikan tim Anda bekerja dengan lebih efektif dan terus berkembang sesuai dengan target perusahaan.
Jadikan Struktur Perusahaan Lebih Simpel dengan Self-Service
Struktur hierarki yang kaku mulai ditinggalkan, diganti dengan organisasi yang lebih ramping dan komunikasi yang lebih cair. Jarak antara manajemen dan karyawan di lapangan jadi semakin dekat, dan ini membuat pekerjaan lebih lancar. Dengan fitur seperti sosial media internal atau chat di software HR, komunikasi antar tim jadi lebih mudah dan cepat.
Hasilnya, budaya perusahaan juga ikut berubah jadi lebih inklusif dan nyaman. Karyawan merasa lebih didengar, kerja sama tim jadi lebih solid, dan perusahaan pun bisa lebih fleksibel menghadapi perubahan. Cara simpel ini tidak cuma bikin karyawan senang, tapi juga bikin perusahaan makin produktif.
Terhubung dengan Data Keuangan untuk Gambaran yang Lebih Jelas
Beberapa software HR bisa diintegrasikan langsung dengan sistem keuangan perusahaan. Ini memungkinkan Anda untuk melihat gambaran besar kondisi bisnis secara keseluruhan, dari kesehatan finansial hingga strategi perusahaan ke depan.
Dengan data yang saling terhubung, Anda bisa mengidentifikasi pola atau masalah yang bisa diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi dan keuntungan.
Selain itu, integrasi ini membantu Anda mengelola tenaga kerja dengan lebih optimal. Sumber daya bisa diatur dengan lebih efisien, keputusan bisnis jadi lebih tepat sasaran, dan hasilnya? Perusahaan bisa meraih keuntungan maksimal dengan cara yang lebih terstruktur dan efektif. Praktis, bukan?
Meningkatkan Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan
Salah satu manfaat besar menggunakan sistem HRIS di pabrik atau perusahaan manufaktur adalah membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Dengan fitur otomatisasi, HRIS dapat mempermudah perusahaan dalam mencatat jam kerja, lembur, dan cuti karyawan sesuai dengan peraturan pemerintah. Sistem ini juga dapat mengingatkan tenggat waktu pelaporan BPJS atau pajak penghasilan karyawan, sehingga risiko pelanggaran dapat diminimalkan.
Selain itu, semua data terkait tenaga kerja tersimpan dengan rapi dan terpusat, sehingga mempermudah audit atau pengawasan dari pihak berwenang. Dengan kepatuhan yang terjamin, perusahaan dapat menghindari potensi denda atau sanksi dan fokus pada peningkatan produktivitas.
Kesimpulan
Dalam dunia manufaktur yang penuh tantangan, efisiensi dan pengelolaan tenaga kerja yang baik adalah kunci keberhasilan. Dengan menggunakan sistem HRIS yang tepat, seperti Haermes by Weefer Indonesia, perusahaan manufaktur dapat mengotomatisasi proses SDM, meningkatkan produktivitas, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
Haermes dirancang untuk memberikan solusi terintegrasi yang memudahkan pengelolaan data karyawan, pelacakan kinerja, hingga proses penggajian. Jadikan pengelolaan tenaga kerja lebih efektif dan strategis dengan Haermes HRIS software. Pelajari lebih lanjut di sini.
