Mengelola penggajian karyawan secara akurat dan efisien adalah tantangan besar bagi banyak perusahaan, terutama yang memiliki tenaga kerja dalam jumlah besar. Kesalahan kecil dalam penghitungan gaji dapat berdampak besar, baik pada kepercayaan karyawan maupun reputasi perusahaan. Inilah alasan mengapa payroll system adalah solusi yang semakin diminati. Sistem ini dirancang untuk menyederhanakan proses penggajian, mulai dari perhitungan upah, pajak, hingga tunjangan, dengan tingkat akurasi yang tinggi.
Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu sistem payroll, bagaimana cara kerjanya, dan mengapa penting bagi perusahaan modern untuk mengadopsinya. Dengan memahami manfaat dan fitur unggulan payroll system, Anda bisa meningkatkan efisiensi manajemen SDM sekaligus menciptakan transparansi yang lebih baik dalam proses penggajian. Yuk, simak selengkapnya!
Apa itu Payroll System?
Payroll system adalah serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk mengelola proses penggajian karyawan secara efisien dan akurat. Sistem ini mencakup perhitungan gaji, pemotongan pajak, tunjangan, dan distribusi pembayaran kepada karyawan.
Menurut Mulyadi (2010), sistem akuntansi penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, khususnya dalam hal pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
Selain itu, penelitian oleh Bagus et al. (2015) menyatakan bahwa sistem akuntansi, terutama sistem akuntansi penggajian dan upah karyawan, akan membantu perusahaan dalam mengelola pembayaran upah dan gaji, sehingga dapat mencegah kecurangan dan penyalahgunaan.
Dengan demikian, sistem payroll berperan penting dalam memastikan bahwa proses penggajian berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku, sehingga mendukung efektivitas pengendalian internal perusahaan.
Apa Saja Manfaat Payroll System untuk Perusahaan?
Payroll system adalah salah satu sistem dalam dunia HR yang dapat memperbaiki efisiensi dalam pengelolaan gaji. Sistem ini menawarkan berbagai keunggulan seperti efisiensi waktu, pengurangan kesalahan, keamanan yang lebih ketat, dan kepatuhan pada hukum pajak dan peraturan ketenagakerjaan. Berikut adalah beberapa manfaat lainnya:
Waktu proses data payroll jadi lebih singkat
Sistem payroll mengotomatiskan dan memudahkan pengelolaan penggajian karyawan yang kerap kali kompleks. Tugas repetitif seperti menghitung gaji dan memproses pembayaran dapat dilakukan secara otomatis.
Manfaatnya? Bisa memangkas banyak waktu yang biasanya diperlukan untuk aktivitas tersebut. Dengan kelebihan ini, proses payroll bisa dilakukan dengan lebih cepat dan tepat, menjadikan karyawan mendapatkan upahnya tepat waktu.
Meminimalisir kesalahan perhitungan
Perhitungan gaji manual rentan terhadap kesalahan yang berpotensi kerugian besar. Sistem payroll otomatis meningkatkan akurasi pemrosesan gaji dengan baik. Payroll system adalah platform yang salah satu fungsinya dirancang khusus untuk menghitung potongan dan pajak yang harus ditahan. Manfaatnya? Bisa meminimalkan resiko terjadinya kesalahan yang dapat berujung pada ketidakpuasan karyawan dan isu hukum.
Keamanan data payroll yang lebih baik
Data payroll yang sensitif memerlukan tindakan keamanan yang serius. Sistem penggajian saat ini dilengkapi dengan proteksi tingkat lanjut untuk menghadang akses tidak sah dan ancaman keamanan siber. Pengusaha dan karyawan dapat merasa lebih tenang karena informasi mereka dilindungi secara efektif.
Di Indonesia sendiri, sistem payroll tersebut harus punya minimal sertifikasi ISO 27001 untuk sektor keamanan datanya. Contoh aplikasi payroll yang punya sertifikasi tersebut adalah Haermes HRIS.
Menjaga kepatuhan pada regulasi yang berlaku
Payroll system adalah tool penting untuk membantu perusahaan mematuhi hukum pajak dan persyaratan administrasi yang diwajibkan. Dengan regulasi yang terus berubah, software payroll yang rutin diupdate memungkinkan perusahaan untuk tetap sesuai dengan hukum yang berlaku. Hasilnya, perusahaan bisa menjaga kepatuhan terhadap standar yang selalu berkembang.
Baca Juga: 5 Kesalahan Umum Proses Payroll dan Bagaimana Cara Mengatasinya
Jenis Payroll System yang Umum Dipakai di Indonesia
Pengelolaan gaji karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen perusahaan. Sistem penggajian atau sistem penggajian adalah yang digunakan harus dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan sekaligus memastikan karyawan mendapatkan haknya secara tepat waktu dan akurat. Berikut adalah beberapa jenis payroll system yang umum diterapkan di perusahaan Indonesia:
Sistem skala tunggal
Payroll system skala tunggal adalah metode penggajian di mana karyawan dengan jabatan yang sama mendapatkan gaji pokok yang sama, tanpa mempertimbangkan perbedaan dalam tanggung jawab atau kinerja individu. Sistem ini cocok untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, seperti di sektor pemerintahan atau pendidikan, di mana penetapan gaji sering kali berdasarkan golongan.
Keuntungan sistem ini adalah kesederhanaannya dalam perhitungan gaji dan mengurangi potensi konflik di antara karyawan terkait ketidaksetaraan gaji. Namun, kelemahannya terletak pada kurangnya insentif bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja, karena gaji tidak berhubungan langsung dengan kontribusi individu.
Sistem skala ganda
Berbeda dengan skala tunggal, sistem skala ganda mempertimbangkan beberapa faktor dalam menentukan gaji, seperti jabatan, tanggung jawab, kinerja, dan tingkat risiko pekerjaan. Sistem ini sering digunakan di perusahaan sektor swasta yang menghargai kinerja individu dan memberikan ruang bagi penghargaan tambahan seperti bonus atau tunjangan spesifik.
Sebagai contoh, seorang manajer pemasaran yang berhasil mencapai target penjualan tahunan dapat menerima tambahan insentif dibandingkan rekan sejawatnya yang tidak memenuhi target. Payroll system yang satu ini memungkinkan perusahaan memberikan penghargaan yang lebih adil, namun memerlukan pengelolaan yang lebih kompleks karena banyaknya variabel yang perlu diperhatikan.
Sistem skala gabungan
Sistem payroll skala gabungan mengombinasikan elemen dari skala tunggal dan skala ganda. Dalam sistem ini, karyawan mendapatkan gaji pokok berdasarkan masa kerja atau golongan pangkat, sementara tunjangan atau bonus diberikan berdasarkan kinerja dan tanggung jawab pekerjaan.
Sistem ini sangat cocok untuk perusahaan besar dengan struktur organisasi yang kompleks, seperti di sektor manufaktur atau perbankan. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat menjaga keadilan di antara karyawan yang berada di level yang sama, sembari tetap memberikan penghargaan kepada individu yang berkinerja baik.
Payroll system berbasis kinerja
Sistem ini menekankan penghargaan berdasarkan performa kerja individu atau tim. Karyawan yang mencapai atau melampaui target kerja diberikan bonus atau insentif tambahan. Misalnya, perusahaan teknologi sering menggunakan sistem ini untuk memotivasi tim pengembang perangkat lunak dalam menyelesaikan proyek tepat waktu.
Kelebihan utama dari sistem ini adalah meningkatkan motivasi karyawan dan produktivitas. Namun, perusahaan perlu menetapkan indikator kinerja yang jelas dan terukur agar sistem ini dapat berjalan dengan baik.
Payroll system berbasis komisi
Sistem ini biasanya diterapkan pada karyawan yang bekerja di bidang penjualan atau pemasaran. Gaji pokok sering kali kecil, tetapi ditambah dengan komisi berdasarkan pencapaian penjualan. Misalnya, seorang sales executive yang berhasil menjual produk dalam jumlah besar akan menerima komisi sesuai persentase penjualan.
Keuntungan sistem ini adalah memberikan dorongan langsung kepada karyawan untuk mencapai target. Namun, jika target terlalu tinggi atau tidak realistis, karyawan dapat merasa terbebani dan kehilangan motivasi.
Payroll system berbasis cloud
Payroll system adalah sistem yang juga memiliki opsi penyimpanan berbasis cloud. Sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola penggajian secara digital dan online. Selain itu, sistem payroll memudahkan perusahaan untuk mencatat, menghitung, dan membayarkan gaji secara real-time, dengan fitur tambahan seperti integrasi dengan sistem perpajakan.
Sistem berbasis cloud sangat relevan bagi perusahaan di Indonesia yang memiliki karyawan bekerja secara remote. Keunggulannya adalah fleksibilitas dan kemudahan dalam pembaruan data tanpa batasan lokasi.
Payroll system outsourcing
Beberapa perusahaan memilih untuk menyerahkan proses penggajian kepada pihak ketiga yang profesional. Penyedia jasa outsourcing penggajian akan menangani seluruh proses, mulai dari perhitungan gaji hingga distribusi.
Metode ini mengurangi beban kerja tim HR internal dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi terbaru, seperti UU Ketenagakerjaan di Indonesia. Namun, perusahaan perlu memilih penyedia jasa yang terpercaya untuk menjaga keamanan data karyawan.
Cara Kerja Payroll System
Sistem penggajian adalah sistem yang bekerja dengan mengintegrasikan data karyawan, seperti jumlah hari kerja, jam lembur, cuti, dan tunjangan, ke dalam sistem yang otomatis menghitung total gaji.
Proses dimulai dari pengumpulan data absensi karyawan yang diolah bersama komponen penggajian lainnya, seperti pajak, BPJS, dan potongan tertentu.
Setelah semua elemen dihitung, sistem akan menghasilkan slip gaji yang dapat langsung didistribusikan kepada karyawan. Beberapa sistem payroll modern juga terhubung dengan aplikasi perbankan untuk mempermudah pembayaran gaji secara langsung ke rekening karyawan.
Pendekatan ini memastikan perhitungan gaji lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi, sehingga mengurangi risiko kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM.
Payroll System untuk Efisiensi dan Kepatuhan Perusahaan
Payroll system adalah solusi modern yang membantu perusahaan mengelola penggajian secara lebih efisien, akurat, dan sesuai regulasi. Dengan berbagai jenis dan fitur yang tersedia, sistem payroll memungkinkan perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan dilakukan secara otomatis, sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manual. Selain itu, sistem ini juga mendukung transparansi dan kepuasan karyawan, yang berdampak positif pada produktivitas dan kelancaran operasional perusahaan.
Untuk memaksimalkan pengelolaan penggajian, Anda bisa menggunakan Haermes dari Weefer. Dengan fitur-fitur seperti integrasi otomatis, pelaporan real-time, dan kompatibilitas dengan regulasi lokal, Haermes membantu tim HR bekerja lebih produktif dan memastikan pengelolaan SDM lebih efektif. Konsultasi gratis sekarang!
Transformasi Pengelolaan Sistem Payroll Perusahaan Anda dengan Haermes!
Anda siap untuk membawa keberhasilan pengelolaan payroll Anda ke level berikutnya? Ayo, temukan potensi baru bersama Haermes!
